Kế toán hàng tồn kho là quá trình ghi chép, phân loại, và theo dõi các thông tin liên quan đến hàng hóa và vật tư mà doanh nghiệp đang giữ trong quá trình sản xuất, kinh doanh, hoặc chờ bán. Mục tiêu của kế toán hàng tồn kho là đảm bảo rằng doanh nghiệp có thông tin chính xác và minh bạch về giá trị của hàng tồn kho, từ đó hỗ trợ quản lý trong việc đưa ra quyết định về quản lý nguồn lực, giá cả sản phẩm, và lợi nhuận.
1. Nguyên tắc hạch toán kế toán hàng tồn kho
(1) Nhóm tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để phản ánh giá trị hiện tại và biến động của hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Phương pháp kế toán hàng tồn kho có thể là kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ, tùy thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp.
(2) Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm hàng mua đang trên đường, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán, và hàng tồn kho tại kho bảo thuế. Tuy nhiên, sản phẩm dở dang có thể không được phản ánh là hàng tồn kho nếu thời gian sản xuất vượt quá chu kỳ kinh doanh thông thường. Vật tư và thiết bị có thời gian dự trữ lâu hơn một chu kỳ sản xuất cũng không được xem xét là hàng tồn kho.
(3) Các sản phẩm, hàng hóa, vật tư, và tài sản không thuộc sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp không được phản ánh là hàng tồn kho.
(4) Kế toán hàng tồn kho phải tuân theo Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”. Điều này bao gồm xác định giá gốc, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
(5) Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, dựa trên nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
(6) Các khoản thuế không hoàn lại như thuế GTGT đầu vào của hàng tồn kho, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, và thuế bảo vệ môi trường phải được tính vào giá trị hàng tồn kho.
(7) Khi mua hàng tồn kho kèm theo sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế, kế toán phải xác định và ghi nhận giá trị của chúng riêng biệt. Giá trị hàng mua được xác định bằng cách trừ giá trị sản phẩm, thiết bị, phụ tùng thay thế từ tổng giá trị hàng mua.
(8) Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh, phản ánh đồng thời doanh thu liên quan và phù hợp với bản chất giao dịch. Trong trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo, kế toán phải xử lý theo nguyên tắc nhất quán và phù hợp với điều kiện cụ thể của giao dịch.
(9) Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp tính theo giá đích danh, bình quân gia quyền, hoặc nhập trước, xuất trước (FIFO), tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể và yêu cầu quản lý.
(10) Đối với hàng tồn kho mua bằng ngoại tệ, giá mua phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm giao dịch, và chi phí nhập khẩu phải được xác định theo tỷ giá nhập khẩu của cơ quan Hải quan.
(11) Khi giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ do hư hỏng, lỗi thời, giảm giá bán, hoặc chi phí hoàn thiện, doanh nghiệp phải ghi giảm giá gốc của hàng tồn kho xuống giá trị thuần có thể thực hiện được, thông qua việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
(12) Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện chi tiết về giá trị và hiện vật theo từng loại, quy cách, và địa điểm quản lý. Sự khớp đúng giữa thực tế và sổ kế toán chi tiết là quan trọng.
(13) Mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. Lựa chọn phương pháp cần phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
2. Quy trình thực hiện kế toán hàng tồn kho
Thực hiện chuẩn mực kế toán hàng tồn kho đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thông tin chính xác và minh bạch về giá trị của hàng tồn kho. Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết:
Lập Kế Hoạch Kiểm Kê Định Kỳ:
- Xác định kỳ kiểm kê định kỳ dựa trên nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
- Lên lịch trình để đảm bảo kiểm kê thường xuyên và có chế độ giám sát chặt chẽ.
Chọn Phương Pháp Hạch Toán:
- Quyết định giữa phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ dựa trên đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp.
- Tuân theo quy định của các văn bản pháp luật liên quan như Thông tư 200 và Thông tư 133.
Xác Định Đơn Vị Đo Lường Giá:
- Xác định đơn vị đo lường giá của hàng tồn kho, có thể là giá thực tế, giá bình quân, hoặc các phương pháp khác.
- Đảm bảo rằng phương pháp này phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho.
Ghi Chép Chi Tiết Hàng Tồn Kho:
- Ghi chép chi tiết đầy đủ về hàng tồn kho, bao gồm thông tin về nhập, xuất, kiểm kê, và điều chỉnh (nếu có).
- Lưu trữ thông tin một cách có tổ chức và dễ kiểm tra.
Kiểm Kê Thực Tế và Điều Chỉnh (Nếu Cần):
- Thực hiện kiểm kê thực tế định kỳ để so sánh với dữ liệu trong hệ thống kế toán.
- Điều chỉnh dữ liệu nếu có sai sót hoặc chênh lệch.
Thực Hiện Hạch Toán:
- Khi mua hàng, hạch toán theo quy trình thích hợp (theo giá thực tế hoặc giá bình quân).
- Khi bán hàng, hạch toán doanh thu và giảm giá trị hàng tồn kho theo cùng một phương pháp đã chọn.
Báo Cáo và Phân Tích:
- Tạo báo cáo hàng tồn kho định kỳ để theo dõi hiệu suất và giá trị hàng tồn kho.
- Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược về quản lý hàng tồn kho.
Hợp Nhất Kế Toán và Quản Lý:
- Đảm bảo rằng thông tin kế toán về hàng tồn kho được hợp nhất với quản lý để đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
Theo Dõi Cập Nhật Luật Pháp:
- Liên tục theo dõi và cập nhật về các quy định mới về kế toán hàng tồn kho để đảm bảo tuân thủ luật pháp.
Bằng cách thực hiện đúng các bước trên, doanh nghiệp sẽ có khả năng quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và minh bạch trong hệ thống kế toán của mình.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
