Sử dụng hoá đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh được xác định là sử dụng hoá đơn không hợp pháp. Kế toán kiểm toán ACC gửi tới quý khách hàng bài viết Xử lý hóa đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh như thế nào? để có phương án xử lý khi gặp tình huống này.
1. Quy định về tạm ngừng kinh doanh
Tạm ngừng kinh doanh được hiểu là việc công ty không tiếp tục thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh trong một thời hạn nhất định theo quy định pháp luật.
Theo Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
- Công ty cần gửi thông báo tạm ngừng đến Phòng Đăng ký kinh doanh ít nhất 3 ngày làm việc trước khi quyết định tạm ngừng kinh doanh. Thời điểm tạm ngừng kinh doanh được xác định là thời điểm ghi trên Thông báo tạm ngừng.
- Mỗi lần tạm ngừng kinh doanh, thời gian không được kéo dài quá 1 năm. Nếu sau thời gian này, công ty vẫn muốn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thực hiện thủ tục thông báo lại.
2. Hoá đơn điện tử là gì?
Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
3. Xử lý hóa đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh như thế nào?
Việc xử lý hoá đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn 11797/BTC-TCT ngày 22/8/2014 của Bộ Tài chính như sau:
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức chưa thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT
Cơ quan Thuế thông báo bằng văn bản cho công ty biết để tạm dừng kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật và chờ kết quả chính thức từ cơ quan có thẩm quyền. Người nộp thuế chỉ được thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đã kê khai khấu trừ thuế GTGT
Cơ quan Thuế tiến hành thông báo bằng văn bản cho công ty biết để kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.
Trong trường hợp doanh nghiệp khẳng định việc mua bán hàng hóa và hóa đơn GTGT đầu vào sử dụng kê khai khấu trừ là đúng quy định thì doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đồng thời, cơ quan thuế phải thực hiện thanh tra, kiểm tra tại trụ sở công ty để kết luận và xử lý vi phạm theo quy định.
Trong quá trình thanh, kiểm tra, cơ quan Thuế phải thực hiện xác minh và đối chiếu với công ty có quan hệ mua bán về một số nội dung sau:
- Kiểm tra, xác minh về hàng hóa: Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có); hình thức giao nhận hàng; địa điểm giao nhận hàng hóa; phương tiện vận chuyển hàng hóa; chi phí vận chuyển; chủ sở hữu và nguồn gốc hàng hóa (trước thời điểm giao nhận hàng hóa);
- Kiểm tra xác minh về thanh toán: Ngân hàng giao dịch; đối tượng nộp tiền vào tài khoản giao dịch; số tiền thực hiện giao dịch; hình thức thanh toán và chứng từ thanh toán;
- Kiểm tra xác minh về xuất khẩu hàng hóa: Tờ khai hải quan có xác nhận thực xuất của Cơ quan hải quan; chứng từ thanh toán qua ngân hàng và vận đơn (nếu có).
4. Xử phạt đối với hành vi sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp
Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Đồng thời, buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.
Điểm đ Khoản 1 Điều 16 Nghị định này quy định: Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định đối với hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.
Điểm d Khoản 1 Điều 17 Nghị định này quy định: Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên khi thực hiện hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm.
Như vậy, tuỳ theo tính chất, mức độ và hành vi vi phạm cụ thể, hành vi sử dụng hoá đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh (hoá đơn không hợp pháp) sẽ phải gánh chịu những chế tài khác nhau.
5. Tra cứu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh như thế nào?
Để xác minh thông tin doanh nghiệp dự kiến giao dịch có đang trong diện tạm ngừng kinh doanh hay không, có thể tra cứu tại 3 trang thông tin điện tử sau:
Cách 1: Tra cứu tại website của Tổng cục thuế
Bước 1: Truy cập https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/hgtsdtc.html
Bước 2: Chọn Tab Thông báo -> Chọn “chỉ hết giá trị sử dụng” -> “Hóa đơn” -> “Tổ chức, cá nhân”
Bước 3: Nhập các thông tin trong trường bắt buộc (có dấu (*)) sau đó nhấn tìm kiếm.
Cách 2: Tra cứu tại trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế
Bước 1: Truy cập http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
Bước 2: Tại Tab thông tin người nộp thuế nhập một trong các thông tin:
– MST;
– Tên tổ chức, người nộp thuế;
– Địa chỉ trụ sở kinh doanh;
– Thẻ CCCD của người đại diện theo pháp luật
Và nhập mã xác nhận (bắt buộc).
Bước 3: Nhận nút tra cứu và thông tin doanh nghiệp sẽ được hiện ra.
Cách 3: Tra cứu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Bước 1: Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx
Bước 2: Điều thông tin mã số thuế của công ty, doanh nghiệp cần tra cứu
Bước 3: Màn hình hiển thị kết quả cần tìm kiếm
6. Câu hỏi thường gặp
Có thể hạn chế rủi ro khi sử dụng hoá đơn điện tử của công ty tạm ngừng kinh doanh không?
Công ty có thể hạn chế rủi ro khi sử dụng hoá đơn điện tử bằng các phương thức sau:
– Tự kiểm tra, xác minh về giao dịch thực tế phát sinh như đối chiếu lại với hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có); hình thức giao dịch nhận hàng hóa; địa điểm giao nhận hàng hóa, phương tiện vận chuyển hàng hóa; chi phí vận chuyển hàng hóa; chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc hàng hóa (trước thời điểm giao nhận hàng hóa); xác minh về thanh toán (đối tượng nộp tiền vào tài khoản để giao dịch; số lần thực hiện giao dịch; hình thức thanh toán; chứng từ thanh toán); xác minh về xuất khẩu hàng hóa (tờ khai hải quan đã thông quan; vận đơn…).
– Tra cứu tình trạng hoá đơn tại http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
– Tra cứu danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế tại:
http://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt
Trên đây là bài viết Xử lý hóa đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh như thế nào? Hi vọng với bài viết này, Kế toán kiểm toán ACC có thể mang đến cho bạn hiểu biết toàn diện để xử lý khi gặp tình huống này.
