Hệ thống chứng từ kế toán TT200 là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. TT200 đang trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều tổ chức doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót hoặc gian lận tài chính. Sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn đi tìm hiểu về hệ thống chứng từ kế toán TT200.
1. Hệ thống chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán gồm 5 loại chứng từ kế toán được ban hành tại phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC, và đều thuộc loại hướng dẫn.
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hoặc sử dụng biểu mẫu theo phụ lục của Thông tư 200, đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp doanh nghiệp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ, có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo phụ lục 3 của Thông tư 200.
2. Danh mục hệ thống chứng từ kế toán TT200
Dưới đây là danh mục hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 200 chuẩn nhất:
| TT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
3. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 117 Thông tư 200/2014/TT-BTC được quy định như sau:
Các loại chứng từ kế toán tại Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được tự chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý của mình, đồng thời phải tuân thủ các yêu cầu của Luật Kế toán 2015 để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Trong trường hợp không tự thiết kế biểu mẫu chứng từ, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù, nằm trong phạm vi điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác, sẽ áp dụng các quy định về chứng từ tại các văn bản đó.
Điều này giúp cho quá trình ghi nhận và báo cáo kế toán của doanh nghiệp được thực hiện một cách chính xác và theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và giám sát từ phía các cơ quan chức năng.
4. Lập và ký chứng từ kế toán
Quy định về lập và ký chứng từ kế toán theo Điều 118 của Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Lập chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải có chứng từ kế toán. Mỗi chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ, phải rõ ràng, trung thực và đầy đủ các thông tin liên quan.
Số liên và nội dung chứng từ: Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định, và nếu lập nhiều liên thì phải thống nhất nội dung. Trường hợp đặc biệt lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần, có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên.
Chữ ký và chứng từ điện tử: Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ để có giá trị thực hiện. Chữ ký trên chứng từ điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về chữ ký điện tử.
Chứng từ kế toán và các chức danh: Doanh nghiệp phải cử người phụ trách kế toán nếu chưa có chức danh kế toán trưởng. Chữ ký của người phụ trách kế toán được sử dụng thay thế cho kế toán trưởng trong các giao dịch với khách hàng và ngân hàng.
Chữ ký và dấu đóng: Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, kế toán trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng.
Đăng ký mẫu chữ ký: Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của các cán bộ có quyền ký chứng từ, bao gồm cả thủ quỹ, thủ kho, và các nhân viên kế toán. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Quản lý chữ ký: Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai để tiện kiểm tra.
Phân cấp ký chứng từ: Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán phải được quản lý và điều chỉnh bởi Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc) để đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản của doanh nghiệp.
Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kế toán, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Việc nắm vững danh mục hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 200 không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về hệ thống chứng từ kế toán TT200, từ đó hỗ trợ bạn trong việc quản lý và kiểm soát tài chính doanh nghiệp một cách tốt nhất.
