Hệ thống chứng từ kế toán theo Thông Tư 133 chuẩn nhất

Hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 133 là một phần quan trọng của quy trình kế toán trong doanh nghiệp. Thông tư này đã đề ra những quy định cụ thể về việc xác định, lập, và bảo quản chứng từ kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp đối phó hiệu quả với các yêu cầu của cơ quan quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến kế toán, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn về hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 133.

1. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 133 mới nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay, Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mới nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 133/2016/TT-BTC cụ thể như sau:

TT	TÊN CHỨNG TỪ	SỐ HIỆU
	I. Lao động tiền lương
1	Bảng chấm công	01a-LĐTL
2	Bảng chấm công làm thêm giờ	01b-LĐTL
3	Bảng thanh toán tiền lương	02-LĐTL
4	Bảng thanh toán tiền thưởng	03-LĐTL
5	Giấy đi đường	04-LĐTL
6	Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành	05-LĐTL
7	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	06-LĐTL
8	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	07-LĐTL
9	Hợp đồng giao khoán	08-LĐTL
10	Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán	09-LĐTL
11	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	10-LĐTL
12	Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội	11-LĐTL
	II. Hàng tồn kho
1	Phiếu nhập kho	01-VT
2	Phiếu xuất kho	02-VT
3	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	03-VT
4	Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ	04-VT
5	Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	05-VT
6	Bảng kê mua hàng	06-VT
7	Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07-VT
	III. Bán hàng
1	Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi	01-BH
2	Thẻ quầy hàng	02-BH
	IV. Tiền tệ
1	Phiếu thu	01-TT
2	Phiếu chi	02-TT
3	Giấy đề nghị tạm ứng	03-TT
4	Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04-TT
5	Giấy đề nghị thanh toán	05-TT
6	Biên lai thu tiền	06-TT
7	Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý	07-TT
8	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)	08a-TT
9	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)	08b-TT
10	Bảng kê chi tiền	09-TT
	V. Tài sản cố định
1	Biên bản giao nhận TSCĐ	01-TSCĐ
2	Biên bản thanh lý TSCĐ	02-TSCĐ
3	Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	03-TSCĐ
4	Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04-TSCĐ
5	Biên bản kiểm kê TSCĐ	05-TSCĐ
6	Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06-TSCĐ

2. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có được tự xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có quyền tự xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình. Tuy nhiên, việc thiết kế phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của Luật Kế toán và các quy định liên quan, đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

Cụ thể, theo Điều 84 Thông tư 133/2016/TT-BTC, các doanh nghiệp có thể chủ động trong việc thiết kế chứng từ, nhưng cần phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý sau:

• Chứng từ phải minh bạch và rõ ràng: Các chứng từ phải thể hiện đầy đủ thông tin về giao dịch, giúp việc kiểm tra, đối chiếu dễ dàng.
• Đảm bảo tính kịp thời: Các chứng từ cần được lập và lưu trữ đúng thời gian quy định.
• Dễ dàng kiểm tra và kiểm soát: Chứng từ cần đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng tra cứu, đối chiếu.
• Tuân thủ quy định của Luật Kế toán: Mọi chứng từ phải phù hợp với các quy định về kế toán và thuế của Nhà nước.

Nếu doanh nghiệp không tự thiết kế được biểu mẫu chứng từ, có thể áp dụng mẫu chứng từ kế toán đã được hướng dẫn trong Phụ lục 3 của Thông tư này để ghi chép các nghiệp vụ kế toán. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù, sẽ cần phải tuân theo các quy định chứng từ của văn bản pháp luật có liên quan đến lĩnh vực đó.

>>>> Tìm hiểu Tổng hợp những mẫu chứng từ kế toán hay nhất 2023

3. Doanh nghiệp vừa và nhỏ lập và ký chứng từ kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ khi lập và ký chứng từ kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại Điều 85 Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các nguyên tắc quan trọng bao gồm:

• Lập chứng từ cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính: Mỗi nghiệp vụ phát sinh phải có một chứng từ kế toán riêng biệt và không được lập lại cho cùng một nghiệp vụ.
• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời: Chứng từ phải được lập rõ ràng, chính xác và tuân thủ mẫu đã quy định. Nếu chưa có mẫu, doanh nghiệp có thể tự thiết kế nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu của Luật Kế toán.
• Không sửa chữa hoặc tẩy xóa: Các chứng từ kế toán không được phép viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Khi phát hiện sai sót, cần hủy bỏ chứng từ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Lập đủ số liên: Chứng từ phải được lập đủ số liên quy định. Các liên chứng từ phải có nội dung giống nhau.
• Chữ ký đầy đủ và đúng mực: Chứng từ phải có đủ chữ ký của người có thẩm quyền, được ký bằng mực không phai, không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
• Chữ ký của người phụ trách kế toán: Nếu doanh nghiệp không có kế toán trưởng, phải cử người phụ trách kế toán để ký chứng từ kế toán và chịu trách nhiệm về nội dung.
• Ký chứng từ phải có sự ủy quyền rõ ràng: Chữ ký phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Cấm việc ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung cần thiết.
• Phân cấp ký trên chứng từ kế toán: Quy định phân cấp ký chứng từ kế toán phải được tổng giám đốc hoặc giám đốc quy định nhằm đảm bảo kiểm soát tài chính chặt chẽ.
• Duyệt chi tiền: Chứng từ chi tiền phải được duyệt chi bởi người có thẩm quyền và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.
• Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử cũng phải có chữ ký điện tử, có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy.

Việc tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc này giúp đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

4. Quy trình lập và xử lý chứng từ kế toán theo Thông Tư 133

Để lập và xử lý chứng từ kế toán theo Thông Tư 133, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình rõ ràng, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán. Dưới đây là các bước quan trọng trong quy trình này:

1. Lập chứng từ kế toán

• Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Mỗi giao dịch kinh tế phát sinh cần được ghi nhận bằng chứng từ kế toán, bao gồm các hoạt động mua bán, thanh toán, chuyển nhượng, cho vay, v.v.
• Chọn mẫu chứng từ phù hợp: Doanh nghiệp cần chọn đúng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định trong Thông Tư 133 hoặc tự thiết kế mẫu chứng từ phù hợp với hoạt động của mình.
• Ghi đầy đủ thông tin vào chứng từ: Mỗi chứng từ kế toán phải ghi rõ nội dung nghiệp vụ, ngày tháng, số lượng, giá trị, đối tượng giao dịch, và các thông tin liên quan khác.
• Ký và duyệt chứng từ: Chứng từ kế toán phải được ký tên của người lập và các cá nhân có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp.

2. Kiểm tra và đối chiếu chứng từ

• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Đảm bảo chứng từ không bị sai sót, sửa chữa, hoặc tẩy xóa. Các thông tin phải rõ ràng, chính xác, và không viết tắt.
• Đối chiếu số liệu trên chứng từ: Kiểm tra tính nhất quán giữa các chứng từ liên quan đến cùng một nghiệp vụ (ví dụ: giữa hóa đơn và phiếu thu/chi, giữa hợp đồng và chứng từ thanh toán).

3. Xử lý và ghi sổ kế toán

• Ghi nhận chứng từ vào sổ sách: Sau khi chứng từ đã được kiểm tra và xác nhận hợp lệ, kế toán sẽ ghi vào các sổ sách kế toán phù hợp (sổ nhật ký, sổ cái, v.v.).
• Đảm bảo nguyên tắc kế toán: Chứng từ phải được ghi nhận kịp thời, theo phương pháp kế toán phù hợp và tuân thủ các nguyên tắc kế toán, bao gồm sự chính xác, minh bạch và dễ kiểm tra.
• Lưu trữ chứng từ: Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

4. Kiểm tra lại và lưu trữ chứng từ

• Kiểm tra lại hồ sơ kế toán: Trước khi kết thúc mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm), doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Lưu trữ chứng từ: Các chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo đúng quy định về thời gian và cách thức lưu trữ (lưu trữ bằng giấy hoặc điện tử).

5. Báo cáo và sử dụng chứng từ trong quyết toán thuế

• Cung cấp chứng từ cho cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp phải cung cấp các chứng từ kế toán hợp lệ để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Quyết toán thuế: Các chứng từ kế toán là cơ sở để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế, giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ và đúng hạn.

Quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán, tuân thủ quy định pháp luật, và tạo cơ sở vững chắc cho việc quản lý tài chính hiệu quả.

>>>> Tham khảo Các nội dung quy định về chứng từ kế toán và kiểm kê cùng ACC nhé!

5. Câu hỏi thường gặp

Thông Tư 133 có yêu cầu chứng từ kế toán phải có chữ ký của người lập không?

Có. Chứng từ kế toán phải có chữ ký của người lập để đảm bảo tính xác thực và trách nhiệm của người phát hành chứng từ.

Thông Tư 133 có yêu cầu chứng từ phải được lưu trữ lâu dài không?

Có. Chứng từ kế toán cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật và doanh nghiệp, thường là ít nhất 10 năm đối với các chứng từ quan trọng.

Doanh nghiệp có thể thay đổi mẫu chứng từ theo nhu cầu riêng không?

Không. Mẫu chứng từ phải tuân theo mẫu chung quy định trong Thông Tư 133, không thể tự ý thay đổi trừ khi có sự phê duyệt của cơ quan thuế.

Việc áp dụng đúng các chuẩn mực trong việc lập, lưu trữ và kiểm soát chứng từ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động kế toán. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng bài viết “Hệ thống chứng từ kế toán theo Thông Tư 133 chuẩn nhất” đã mang đến những thông tin bổ ích, giúp doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì hệ thống chứng từ kế toán chuẩn mực, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và phát triển bền vững.