Hướng dẫn hạch toán kế toán xây dựng công trình

Hạch toán kế toán xây dựng công trình là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc áp dụng quy trình kế toán chính xác không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán kế toán xây dựng công trình. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Kế toán công trình xây dựng là gì?

Kế toán công trình xây dựng là quá trình ghi nhận, phân loại và tổng hợp các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động xây dựng công trình. Điều này bao gồm việc theo dõi các chi phí phát sinh trong quá trình thi công, như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị và chi phí khác liên quan đến dự án.

2. Quy trình hạch toán kế toán công trình xây dựng

2.1 Xem xét hồ sơ

Khi ký kết hợp đồng xây dựng, hồ sơ đi kèm thường bao gồm dự toán chi phí được xác định dựa trên khối lượng công việc, tiêu chuẩn định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu và nhân công của Nhà nước. Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, cần chuẩn bị những tài liệu và số liệu sau:

– Bản sao quyết định phê duyệt dự án đầu tư: Bao gồm báo cáo đầu tư và hồ sơ dự án khả thi.

– Tổng dự toán chi phí:

• Bảng tổng hợp kinh phí dự toán: Chi tiết các khoản chi phí dự kiến.
• Dự toán các hạng mục công trình: Bao gồm tổng dự toán cho toàn bộ công trình.

– Bảng giá trị vật tư thi công: Theo từng hạng mục và toàn bộ công trình.

– Bảng tổng hợp tính toán và chênh lệch giá trị vật tư thi công: So sánh giữa dự toán và thực tế.

– Bảng phân tích vật tư: Được lập theo từng hạng mục công trình.

– Hồ sơ thầu và giá thầu: Nếu có, cung cấp thông tin về mức giá dự thầu và các điều kiện kèm theo.

– Hợp đồng xây dựng: Bao gồm tất cả các phụ lục liên quan.

2.2 Định mức vật tư

Dựa vào hai bảng: “Giá trị vật tư thi công” và “Tổng hợp tính toán và chênh lệch giá trị vật tư thi công,” kế toán có thể xác định chính xác khối lượng vật tư cần thiết cho từng hạng mục cũng như toàn bộ công trình.

Kế toán cần lưu ý rằng giá của vật tư không được vượt quá mức dự toán đã phê duyệt và phải phù hợp với giá thị trường hiện tại. Việc tuân thủ quy định này giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc loại chi phí trong quá trình kiểm toán hoặc quyết toán.

Để quản lý chi phí một cách hiệu quả, kế toán nên lập một Bảng tổng hợp kinh phí, trong đó xác định rõ ràng các khoản mục chi phí, bao gồm:

• Nguyên vật liệu
• Nhân công
• Máy thi công
• Chi phí quản lý chung

2.3 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình

2.3.1 Hạch toán tài khoản sử dụng cho chi phí NVL trực tiếp

Hạch toán tài khoản 621 (Tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) được áp dụng để ghi nhận các chi phí nguyên vật liệu và chi phí xây lắp phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp xây dựng. Quy trình hạch toán chi phí xây dựng trên tài khoản này diễn ra như sau:

Bên Nợ:

Ghi nhận giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho hoạt động sản xuất và xây dựng trong kỳ hạch toán theo tờ khai quyết toán.

Bên Có:

Kế toán ghi nhận giá trị nguyên vật liệu trực tiếp không sử dụng hết, nhập lại kho. Đồng thời, kế toán cần kết chuyển hoặc phân bổ toàn bộ giá trị nguyên vật liệu thực tế đã sử dụng trong kỳ vào tài khoản 154 (Chi phí sản phẩm dở dang), chi tiết để tính giá thành công trình xây lắp và các sản phẩm, dịch vụ khác.

2.3.2 Quy trình hạch toán tài khoản

Để thực hiện hạch toán khi xuất nguyên vật liệu, quy trình được tiến hành như sau:

– Khi xuất nguyên vật liệu:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Có TK 152 – Nguyên vật liệu mua vào không qua kho (trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT):

• Nợ TK 621 (giá chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).
• Có TK 111, 112, 331 (tuỳ theo phương thức thanh toán).

Nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu để thi công và áp dụng phương pháp trực tiếp đối với thuế GTGT hoặc không thuộc trường hợp chịu thuế:

• Nợ TK 621 (giá đã bao gồm thuế GTGT).
• Có TK 111, 112, 331 (tuỳ theo phương thức thanh toán).

– Khi tạm ứng các chi phí xây dựng nội bộ hoặc cho đơn vị nhận khoán:

Trường hợp tạm ứng:

• Nợ TK 141 (1413) – Khoản tạm ứng chi phí xây dựng nội bộ.
• Có TK 111, 112, 152 (tuỳ theo nguồn chi).

– Khi quyết toán và thanh toán các chi phí xây dựng đã hoàn thành và được duyệt:

• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
• Nợ TK 133 (nếu có).
• Có TK 141 (1413).

Nếu nguyên vật liệu xuất ra không sử dụng hết:

• Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu tồn kho.
• Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

2.4 Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản thanh toán cho người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ trong danh mục quản lý của doanh nghiệp, cũng như cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc. 

Các khoản chi phí này thường bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, và các khoản trích từ lương như BHXH, BHYT.

Trong kế toán xây dựng, việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được thực hiện như sau: Để quyết toán năm trên TK 622, bạn cần ghi:

• Nợ TK 622 (bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản trích từ tiền lương theo quy định).
• Có TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang.

Để đảm bảo tính chính xác, việc hạch toán tài khoản 622 cho công trình xây dựng cần dựa trên các chứng từ hợp lệ, chẳng hạn như hợp đồng lao động, phiếu lương, biên chế và các tài liệu khác liên quan đến chi phí lương và các khoản chi cho nhân công tham gia xây dựng.

2.5 Chi phí máy thi công

Chi phí máy thi công, hay còn gọi là chi phí sử dụng máy thi công, chủ yếu xuất hiện trong hoạt động xây dựng và lắp đặt. 

Các khoản chi phí này được ghi nhận và phân bổ cho các loại máy móc và thiết bị thi công, nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý chi phí. Những khoản chi phí này thường được phản ánh qua tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.

– Hạch toán chi phí máy thi công:

Để ghi nhận chi phí máy thi công cho một dự án, cần thực hiện như sau:

– Lập các chứng từ ghi nhận chi phí: Các đội thi công cần chuẩn bị “Nhật trình xe máy” hoặc “Phiếu theo dõi hoạt động xe máy thi công” để ghi nhận chi phí như nguyên liệu, tiền công của nhân viên điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa.

– Hạch toán chi phí theo tài khoản 623:

• 6231: Chi phí nguyên liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• 6232: Tiền lương và phụ cấp của công nhân điều khiển máy.
• 6233: Chi phí tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy.
• 6234: Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thi công.
• 6235: Chi phí tiền ăn của công nhân điều khiển máy, bao gồm cả tiền ăn giữa ca.
• 6239: Các chi phí khác liên quan đến máy thi công.

Lưu ý: Tài khoản 623 không phản ánh các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, mà các khoản này sẽ được ghi vào tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.

– Hạch toán chi phí đối với đội máy thi công riêng biệt:

• Nợ TK 621, 622, 627
• Có các TK liên quan.

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí để tính giá thành ca máy:

• Nợ TK 154
• Có TK 621, 622, 627.

– Phân bổ chi phí cho các bộ phận xây lắp:

Nếu thực hiện cung cấp lao vụ máy nội bộ:

• Nợ TK 623
• Có TK 154.

Nếu bán lao vụ máy nội bộ:

• Nợ TK 632
• Có TK 154.

– Tính trị giá cung cấp lao vụ:

• Nợ TK 623 (giá chưa bao gồm thuế).
• Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào).
• Có TK 512 (doanh thu chưa bao gồm thuế).
• Có TK 3331 (thuế GTGT đầu ra).

Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp:

• Nợ TK 623
• Có TK 512.

– Chi phí không tổ chức máy thi công riêng biệt:

Tập hợp vào TK 623.

• Nợ TK 623 (6231)
• Có TK 334.

Khi trích trước tiền lương cho công nhân điều khiển máy: Hạch toán tương tự như công nhân xây lắp.

– Hạch toán chi phí mua nguyên vật liệu và sử dụng máy thi công:

• Nợ TK 623 (6232)
• Nợ TK 133 (1331) (nếu được khấu trừ thuế).
• Có TK 152, 111, 112, 331…

– Chi phí công cụ dụng cụ:

• Nợ TK 623 (6233)
• Có TK 153, 111, 112… (loại phân bổ một lần).
• Có TK 242.

– Khấu hao xe, máy thi công:

• Nợ TK 623 (6234)
• Có TK 214.

– Chi phí dịch vụ mua ngoài:

• Nợ TK 623 (6237) (giá hóa đơn chưa bao gồm thuế, nếu áp dụng khấu trừ).
• Nợ TK 133 (1331) (thuế GTGT nếu được khấu trừ).
• Có TK 111, 112, 331…

– Các chi phí khác bằng tiền:

• Nợ TK 623 (6238)
• Nợ vào TK 133 (1331) (nếu được khấu trừ thuế).
• Có TK 111, 112.

– Chi phí tạm thời:

Trường hợp không trích trước:

Khi phát sinh chi phí:

• Nợ TK 242.
• Nợ vào TK 133 (1331) (nếu được khấu trừ thuế).
• Có TK 111, 112, 331…

Khi phân bổ chi phí:

• Nợ TK 623.
• Có TK 242 (số phân bổ trong tháng).

Trường hợp có trích trước:

Khi trích trước chi phí:

• Nợ TK 623.
• Có TK 335.

Khi phát sinh chi phí thực tế:

• Nợ TK 335.
• Có TK 111, 112, 331.

2.6 Chi phí chung cho công trình

Hạch toán tiền công, tiền lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên, bao gồm chi phí ăn uống:

• Nợ TK 627 (6271) – Chi phí tiền công, tiền lương và phụ cấp.
• Có TK 334 – Các khoản phải trả cho người lao động.

Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên tiền lương của nhân viên quản lý:

• Nợ TK 627 (6271) – Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp.
• Có TK 338 (3382, 3383, 3384) – Các khoản trích theo quy định.

Chi phí nguyên liệu và nhiên liệu xuất dùng cho đội thi công:

• Nợ TK 627 (6272) – Chi phí nguyên liệu và nhiên liệu.
• Có TK 152 – Nguyên liệu xuất kho.

Khi xuất công cụ, dụng cụ sản xuất giá trị nhỏ cho đội thi công, căn cứ vào Phiếu xuất kho:

• Nợ TK 627 (6273) – Chi phí công cụ, dụng cụ.
• Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ xuất kho.

Khi xuất công cụ, dụng cụ sản xuất có giá trị lớn cho đội thi công, cần phân bổ dần:

• Nợ TK 242 – Chi phí công cụ, dụng cụ phân bổ.
• Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ xuất kho.

Khi phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất chung trong kỳ:

• Nợ TK 627 (6273) – Chi phí công cụ, dụng cụ.
• Có TK 242 – Phân bổ công cụ, dụng cụ.

Trích khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất thuộc đội thi công:

• Nợ TK 627 (6274) – Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị.
• Có TK 214 – Khấu hao máy móc, thiết bị.

Chi phí điện, nước, điện thoại thuộc đội thi công:

• Nợ TK 627 (6277) – Chi phí điện, nước, điện thoại.
• Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ).
• Có TK 111, 112 – Thanh toán chi phí.

Các chi phí khác bằng tiền phát sinh tại đội thi công:

• Nợ TK 627 (6278) – Chi phí khác.
• Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ).
• Có TK 111, 112 – Thanh toán chi phí.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán kế toán ngân hàng chi tiết

3. Những lưu ý khi hạch toán kế toán xây dựng công trình

Khi hạch toán kế toán cho các công trình xây dựng, có một số lưu ý quan trọng cần ghi nhớ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý tài chính. Dưới đây là những điểm cần chú ý:

– Phân loại chi phí chính xác: Cần phân loại rõ ràng các loại chi phí như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, và chi phí thuê ngoài. Việc phân loại này giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát từng loại chi phí, từ đó có thể đưa ra các biện pháp quản lý hiệu quả hơn.

– Tập hợp chi phí theo từng công trình: Mỗi công trình xây dựng cần được theo dõi chi phí riêng biệt. Hạch toán chi phí cho từng công trình sẽ giúp xác định chính xác lợi nhuận cũng như hiệu quả kinh doanh của từng dự án.

– Theo dõi chi phí dở dang: Các chi phí dở dang trong quá trình xây dựng cần được hạch toán chính xác và kịp thời. Hạch toán vào tài khoản 154 (chi phí xây dựng dở dang) và sau đó kết chuyển sang tài khoản 632 (chi phí bán hàng) khi công trình hoàn thành là rất quan trọng.

– Lập bảng dự toán và so sánh chi phí thực tế: Khi lập dự toán cho các công trình, cần xác định rõ các chỉ tiêu chi phí và doanh thu. Sau khi công trình hoàn thành, việc so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế sẽ giúp đánh giá hiệu quả quản lý tài chính và phát hiện các sai sót nếu có.

– Ghi nhận và theo dõi khoản lãi vay: Trong nhiều trường hợp, công ty xây dựng phải vay ngân hàng để phục vụ cho thi công. Việc ghi nhận lãi vay ngân hàng đúng cách là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến kết quả tài chính của dự án.

– Quản lý thuế GTGT: Đối với các dự án thi công ở ngoại tỉnh, cần chú ý đến việc khai báo và quản lý thuế GTGT vãng lai. Việc tuân thủ các quy định về thuế giúp công ty tránh được các rủi ro về pháp lý.

– Đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán: Tất cả các chứng từ, hóa đơn và hồ sơ liên quan đến chi phí và doanh thu cần được lưu trữ cẩn thận và đảm bảo tính minh bạch để phục vụ cho công tác kiểm tra và thanh tra thuế sau này.

– Đào tạo nhân viên kế toán: Đội ngũ kế toán cần được đào tạo về các quy định và phương pháp hạch toán đặc thù trong ngành xây dựng để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và báo cáo.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán dịch vụ y tế của bệnh viện, phòng khám đa khoa

4. Kinh nghiệm khi hạch toán kế toán xây dựng công trình

Để thực hiện hạch toán xây dựng một cách hiệu quả và lập báo cáo tài chính chính xác, kế toán cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Đối chiếu thuế GTGT

Kiểm tra và điều chỉnh thuế GTGT hàng tháng: Kế toán cần đảm bảo rằng số liệu thuế GTGT khớp với tờ khai thuế. Đối với các khoản thuế GTGT vãng lai từ các công trình (chiếm 2%), cần tách biệt và hạch toán riêng để theo dõi chính xác.

Ghi nhận doanh thu:

• Ghi Nợ TK 131 – Phải thu từ khách hàng.
• Ghi Có TK 5112 – Doanh thu từ công trình.
• Ghi Có TK 3331 – Thuế GTGT bán ra (giảm 10%).

Tách thuế GTGT vãng lai: Cần bóc tách thuế GTGT vãng lai ra khỏi tổng số thuế GTGT, quy trình này thực hiện tại trụ sở chính.

Nộp thuế: Sau khi hoàn tất tính toán và bóc tách, kế toán sẽ nộp thuế cho cơ quan thuế thông qua tài khoản ngân hàng.

Bước 2: Đối chiếu giá thành

Kiểm tra dư nợ TK 154: Cần đối chiếu giữa số dư nợ của TK 154 với bảng theo dõi chi phí cuối kỳ và bảng cân đối số phát sinh. Nếu phát hiện sự không khớp, cần thực hiện điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính chính xác của số liệu.

Bước 3: Đối chiếu doanh thu

So sánh doanh thu và giá vốn: Đối chiếu doanh thu ghi nhận trên TK 5112 với giá vốn trên TK 6322 để đảm bảo rằng doanh thu lớn hơn giá vốn. Việc này rất quan trọng, không chỉ để đảm bảo lợi nhuận mà còn giúp thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế.

Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về cách hạch toán kế toán xây dựng công trình. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.