Hạch toán bù trừ công nợ 3 bên là nghiệp vụ tài chính quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và am hiểu quy định pháp luật. ACC cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình này hiệu quả, minh bạch và đúng luật. Hãy cùng ACC tìm hiểu chi tiết cách thực hiện hạch toán bù trừ công nợ 3 bên trong bài viết dưới đây nhé!
1. Bù trừ công nợ là gì?
Bù trừ công nợ là quá trình đối chiếu và trừ lẫn nhau các khoản nợ phải trả và nợ phải thu giữa các bên liên quan, nhằm giảm số tiền thanh toán thực tế.
Trong trường hợp có nhiều bên tham gia, các khoản nợ được cân đối để xác định số tiền cuối cùng mà mỗi bên còn phải trả hoặc nhận, giúp tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính cho các doanh nghiệp.
2. Cách hạch toán bù trừ công nợ 3 bên
Việc hạch toán bù trừ công nợ là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán doanh nghiệp. Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:
Khi có sự bù trừ công nợ giữa ba bên, doanh nghiệp ghi nhận vào tài khoản 331 – Phải trả người bán. Sau đó, vào ngày tiếp theo, doanh nghiệp tiếp tục ghi nhận lại số tiền đó vào tài khoản 131 – Phải thu khách hàng. Chi tiết như sau:
– Khi bán hàng hóa:
Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 131
- Có TK 511
- Có TK 3331
Ghi nhận giá vốn:
- Nợ TK 632
- Có TK 155, 156
– Khi mua hàng:
- Nợ TK 152, 153, 156…
- Nợ TK 133
- Có TK 331
– Bù trừ công nợ:
- Nợ TK 331
- Có TK 131
– Xử lý chênh lệch sau khi bù trừ:
Nếu doanh nghiệp còn phải thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111, 112
Nếu khách hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 131
Việc thực hiện đúng quy trình này giúp doanh nghiệp duy trì sự rõ ràng trong các giao dịch tài chính và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Ví dụ: Công ty A bán hàng cho Công ty B với tổng giá trị 100 triệu đồng (đã bao gồm VAT 10%). Đồng thời, Công ty A mua hàng từ Công ty C với giá trị 80 triệu đồng (chưa bao gồm VAT). Thay vì thanh toán riêng rẽ, ba bên thống nhất bù trừ công nợ.
– Khi Công ty A bán hàng cho Công ty B:
Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 131 (Công ty B): 100 triệu đồng
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 90,91 triệu đồng
- Có TK 3331 (VAT đầu ra): 9,09 triệu đồng
Ghi nhận giá vốn:
- Nợ TK 632: 60 triệu đồng
- Có TK 155, 156 (Hàng hóa): 60 triệu đồng
– Khi Công ty A mua hàng từ Công ty C:
Ghi nhận mua hàng:
- Nợ TK 152, 153, 156…: 80 triệu đồng
- Nợ TK 133 (VAT đầu vào): 8 triệu đồng
- Có TK 331 (Công ty C): 88 triệu đồng
– Khi thực hiện bù trừ công nợ giữa ba bên:
Công ty A bù trừ công nợ với Công ty C và Công ty B, phần nợ 88 triệu đồng của Công ty C sẽ được trừ vào 100 triệu đồng của Công ty B.
- Nợ TK 331 (Công ty C): 88 triệu đồng
- Có TK 131 (Công ty B): 88 triệu đồng
– Xử lý phần chênh lệch sau bù trừ:
Sau khi bù trừ, Công ty B còn nợ lại Công ty A số tiền 12 triệu đồng (100 triệu – 88 triệu).
- Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt/Ngân hàng): 12 triệu đồng
- Có TK 131 (Công ty B): 12 triệu đồng
Kết quả: Sau khi hoàn tất các bút toán, Công ty A đã ghi nhận đầy đủ doanh thu và chi phí, đảm bảo minh bạch và chính xác trong giao dịch ba bên.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bù trừ công nợ chi tiết
3. Một số quy định về bù trừ công nợ
Việc thực hiện bù trừ công nợ giữa các bên phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành về tài chính, kế toán và thuế. Cụ thể, theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:
– Bù trừ công nợ chỉ được thực hiện đối với các khoản công nợ có tính chất tương đồng, cùng kỳ hạn thanh toán, cùng loại tiền tệ và không có tranh chấp phát sinh giữa các bên liên quan.
– Khi tiến hành bù trừ, các bên phải lập biên bản bù trừ công nợ (theo mẫu quy định) và phải ghi nhận đầy đủ vào hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
– Đối với trường hợp khách hàng thanh toán trước khi công nợ đến hạn, doanh nghiệp được phép dùng số tiền này để bù trừ các khoản công nợ khác của khách hàng đó mà không cần kê khai vào báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT).
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bán hàng không qua kho
4. Những tài liệu cần có khi bù trừ công nợ
Để đảm bảo việc bù trừ công nợ diễn ra hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các chứng từ cần thiết. Các tài liệu này giúp xác định chính xác các khoản công nợ và hỗ trợ việc thực hiện bù trừ công nợ một cách hợp pháp:
Các chứng từ cần chuẩn bị bao gồm:
- Hợp đồng hoặc hóa đơn xuất nhập khẩu (nếu có);
- Biên bản bù trừ công nợ;
- Phiếu xuất, phiếu nhập hàng hóa;
- Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy báo nợ và báo có;
5. Một số câu hỏi liên quan
Quy định về biên bản bù trừ công nợ là gì?
Biên bản bù trừ công nợ cần ghi rõ thông tin các bên tham gia (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, liên hệ), số tiền bù trừ và nội dung thỏa thuận. Đối với bù trừ công nợ 3 bên, cần bổ sung thêm thông tin của bên thứ ba.
Bù trừ công nợ có được khấu trừ thuế GTGT và được coi là chi phí hợp lý không?
Các khoản công nợ bù trừ chỉ được khấu trừ thuế GTGT nếu thuộc đối tượng chịu thuế và có đầy đủ chứng từ liên quan. Doanh nghiệp phải tuân thủ quy định pháp luật để khoản chi phí này được coi là hợp lý.
Cách viết hóa đơn bù trừ công nợ như thế nào?
Hóa đơn bù trừ công nợ phải ghi đủ mã số thuế, tên, địa chỉ của các bên, số tiền bù trừ, ngày tháng và nội dung chi tiết. Thông tin này phải rõ ràng và đầy đủ để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán bù trừ công nợ 3 bên. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
