Cách đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan

Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan là một trong những bước quan trọng trong quá trình thực hiện các thủ tục hải quan trực tuyến. Việc đăng ký chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch hành chính một cách nhanh chóng mà còn đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cao. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để hỗ trợ bạn trong việc thực hiện đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan.

1. Chữ ký số hải quan là gì?

Chữ ký số hải quan là một công cụ xác thực điện tử được sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử để xác nhận tính hợp lệ và toàn vẹn của các tài liệu và thông tin liên quan đến quá trình khai báo hải quan. Theo quy định tại Điều 3 của Nghị định 08/2015/NĐ-CP, thủ tục hải quan điện tử là quá trình thực hiện các công việc hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn cho các thủ tục giấy tờ truyền thống. Điều này có nghĩa là thay vì sử dụng các phương pháp thủ công, việc trao đổi và xử lý thông tin hải quan sẽ được thực hiện qua hệ thống máy tính và mạng điện tử.

Chữ ký số hải quan có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký và con dấu của doanh nghiệp. Việc sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả công việc, tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình giao dịch với cơ quan hải quan.

>> Xem thêm bài viết sau do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp: Mua xe không thuế hải quan có vi phạm luật không ?

2. Cách đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan

Chữ ký số hải quan là công cụ quan trọng trong việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử, giúp các doanh nghiệp có thể khai báo, giao dịch và xác nhận thông tin hải quan một cách nhanh chóng và chính xác. Việc sử dụng chữ ký số không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót và chi phí hành chính, đồng thời đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan. Để sử dụng chữ ký số hải quan, doanh nghiệp cần đăng ký qua hệ thống của Tổng cục Hải quan. Dưới đây là các bước chi tiết hướng dẫn bạn đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan.

Bước 1: Cài đặt và kích hoạt chữ ký số USB Token

• Cắm thiết bị chữ ký số USB Token vào máy tính qua cổng USB.

• Sau khi kết nối, một cửa sổ sẽ xuất hiện. Bạn chọn “Run” để bắt đầu quá trình cài đặt chữ ký số.

Bước 2: Đăng ký chữ ký số trên website Tổng cục Hải quan

• Truy cập vào website của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: http://www.customs.gov.vn.

• Tại thanh công cụ, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến” và trong bảng “Hệ thống VNACCS/VCIS”, chọn mục “Đăng ký chữ ký số”.

Bước 3: Điền thông tin đăng ký chữ ký số

• Trên màn hình “Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”, điền đầy đủ thông tin gồm:

  • Mã doanh nghiệp (Mã số thuế của doanh nghiệp),

  • Số chứng minh thư (hoặc số hộ chiếu của người đại diện pháp lý doanh nghiệp, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh),

  • Mã Capcha (mã bảo mật hiển thị trên màn hình).

• Sau khi điền xong, nhấn “Xem thông tin”.

Lưu ý: Nếu bạn chưa cài đặt Java Hải quan, hệ thống sẽ yêu cầu bạn cập nhật Java. Bạn cần chọn “Run this time” để tiếp tục.

Bước 4: Xác nhận thông tin chữ ký số

• Hệ thống sẽ hiển thị thông tin đầy đủ về chữ ký số của doanh nghiệp. Kiểm tra lại thông tin và nhấn “Đăng ký” để tiếp tục.

Bước 5: Nhập mã PIN để hoàn tất đăng ký

• Trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN của chữ ký số.

• Nhập đúng mã PIN và hoàn tất quá trình đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan.

3. Chữ ký số điện tử cần đáp ứng điều kiện gì?

Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC, chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử phải đáp ứng hai điều kiện quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin hải quan. Cụ thể:

• Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc tế được công nhận. Điều này có nghĩa là chữ ký số phải do các tổ chức có thẩm quyền cấp, đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và tính xác thực của chữ ký điện tử. Các tổ chức này phải có giấy phép và đủ điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc các quốc gia khác mà họ hoạt động.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phải được cơ quan hải quan xác nhận và có tên trong danh sách các tổ chức được phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Điều này đảm bảo rằng các tổ chức chứng thực chữ ký số không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật mà còn phải tương thích với hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan. Cơ quan hải quan sẽ xác minh và công nhận những tổ chức này, đảm bảo các chữ ký số được sử dụng trong các thủ tục hải quan có giá trị pháp lý và có thể được kiểm tra, giám sát chặt chẽ.

Việc tuân thủ những điều kiện này giúp nâng cao tính an toàn, bảo mật và hiệu quả của các giao dịch hải quan điện tử, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu một cách nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.

>> Đọc thêm bài viết sau để biết thêm thông tin: Cách tra cứu tờ khai hải quan nộp thuế như thế nào?

4. Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, và thông tin liên quan đến cơ sở hoạt động của công ty. Các giấy tờ này sẽ giúp xác nhận tính hợp pháp của doanh nghiệp khi đăng ký chữ ký số.

Chữ ký số có thể sử dụng cho những thủ tục nào ngoài hải quan?

Chữ ký số không chỉ sử dụng cho các thủ tục hải quan mà còn có thể áp dụng cho nhiều giao dịch hành chính trực tuyến khác như khai báo thuế, đăng ký doanh nghiệp, ký kết hợp đồng điện tử và các thủ tục pháp lý khác.

Thời gian đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan là bao lâu?

Thời gian đăng ký chữ ký số thường nhanh chóng nếu tất cả các thông tin và giấy tờ yêu cầu đều đầy đủ và chính xác. Quá trình đăng ký có thể hoàn tất trong vài ngày làm việc.

Bạn sẽ nhanh chóng hoàn tất thủ tục đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan một cách chính xác và nhanh chóng với sự hỗ trợ của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC. Đảm bảo chữ ký số hợp pháp giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.