Công văn thông báo được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, nhưng chủ yếu xoay quanh việc truyền đạt thông tin một cách chính thức và hiệu quả đến các đối tượng liên quan. Dưới đây ACC xin cung cấp Công văn mẫu thông báo thông dụng mới nhất.
1. Công văn thông báo là gì?
Công văn thông báo là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích truyền đạt thông tin về một vấn đề nào đó của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đến các đối tượng khác để họ nắm được và thực hiện các công việc tiếp theo cho phù hợp.
2. Một số công văn mẫu thông báo thông dụng mới nhất
2.1 Mẫu công văn thông báo chung
Dưới đây là mẫu công văn thông báo đucojw sử dụng phổ biến:
| CÔNG TY … |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: …/CV-…
V/v thông báo |
…………., ngày … tháng … năm … |
Kính gửi: Công ty…………….
(Địa chỉ:………………………………………….)
Căn cứ quy định tại điểm…. Khoản…. Điều…… Hợp đồng/… số……… giữa Quý công ty/…. Và (công ty) tôi, hai bên có thỏa thuận về việc…………… Theo đó, trong trường hợp…….. công ty tôi có quyền/nghĩa vụ thông báo…………. tới Quý công ty để……………
Do vậy, (công ty) tôi làm đơn này để thông báo cho Quý công ty biết sự việc……….. Cụ thể như sau:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
(Phần này, bạn trình bày những thông tin, sự việc mà bạn muốn thông báo tới chủ thể nhận công văn)
(Công ty) tôi cam đoan những thông tin mà (công ty) tôi đã thông báo trên đây là hoàn toàn đúng sự thật. Nếu sai (công ty) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Trân trọng cảm ơn./.
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu: VT; |
Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) |
2.2 Mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng
Dưới đây là công văn thông báo chấm dứt hợp đồng:
| CÔNG TY
…. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: …/… | …., ngày …., tháng …., năm …. |
THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt Hợp đồng số …
Kính gửi:………………………………………………………………….
– Căn cứ Hợp đồng dịch vụ số … giữa công ty ………….. và công ty ………… (nếu có thỏa thuận);
– Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;
– Căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện hợp đồng.
Công ty ……………. xin thông báo đến Quý công ty về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng dịch vụ như sau:
Công ty …………………………….. đã vi phạm Khoản … Điều … quy định trong Hợp đồng dịch vụ số …. (nếu trong hợp đồng có thỏa thuận) hoặc vi phạm Khoản … Điều … quy định trong Bộ luật Dân sự 2015. Mặc dù công ty …………………….. đã nhiều lần nhắc nhở, công ty ……………………. vẫn tiếp tục vi phạm gây thiệt hại lớn cho công ty …………………… Chính vì vậy, Công ty ……………………… đơn phương chấm dứt hợp đồng dịch vụ sớm … từ ngày … tháng … năm …
Trước khi hợp đồng hết hiệu lực, công ty ………………………………….. có nghĩa vụ thực hiện tất cả công việc chưa hoàn thành theo hợp đồng. Sau khi hợp đồng hết hiệu lực, công ty……………… sẽ thu hồi lại … và không chịu trách nhiệm với những tổn thất công ty …………………………….. gặp phải (nếu có)
Đề nghị công ty ………………………… tiếp nhận và thực hiện. Trân trọng!
| Đại diện công ty
(Ký tên và đóng dấu) |
Tải: cong-van-thong-bao-cham-dut-hop-dong
2.3 Mẫu công văn thông báo giao hàng
Dưới đây là mẫu công văn thông báo giao hàng:
| CÔNG TY …. | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————- |
| Số: …/CV- …
V/v: thông báo giao hàng |
……., ngày … tháng … năm … |
Kính gửi: Công ty……………………..
(Địa chỉ:……………………………………………..)
(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thể nào)
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số………. về việc…………… Theo quy định tại………… Hợp đồng này, Công ty chúng tôi có nghĩa vụ giao những tài sản/hàng hóa với chủng loại, số lượng, chất lượng,… sau:
| STT | Tên sản phẩm | Chất lượng | Số lượng | Đơn giá | Tổng | Ghi chú |
| 1. | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| … |
Cho Quý công ty trước …giờ ….phút ngày… tháng…. năm……. qua bưu điện.
Và theo quy định tại………….. Hợp đồng này, sau khi có xác nhận đã nhận hàng của bưu điện, Quý công ty sẽ thanh toán số tiền………….. VNĐ (Bằng chữ:……………. Việt Nam Đồng) cho Công ty chúng tôi qua phương thức chuyển tiền tại Ngân hàng vào tài khoản số………………….. Ngân hàng…………….- Chi nhánh……………..
Ngày… tháng…. năm….., công ty chúng tôi đã gửi số tài sản/hàng hóa theo đúng thông tin xác định trong Hợp đồng………. qua Bưu điện………..
Để tạo điều kiện cho Quý công ty chuẩn bị kho chứa/bãi/… khi nhận được số hàng hóa/tài sản trên, Công ty chúng tôi làm công văn này để thông báo cho Quý công ty biết về việc Công ty chúng tôi đã giao hàng/…. với số lượng, chất lượng,… như đã nêu trong Hợp đồng cho Bưu điện………. vào hồi ….giờ ….phút ngày…. tháng….. năm……. (Tôi xin gửi kèm theo Công văn này 01 Bản sao Biên lai…………. để chứng minh tính chính xác của thông tin này)
Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.
Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu: VT; |
Giám đốc công ty (Ký và ghi rõ họ tên) |
Tải: congvan-thong-bao-giao-hang
2.4 Mẫu công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Dưới đây là mẫu công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty:
| CÔNG TY……… PHÒNG/BAN…..
Số:……/CV-….. Về việc thông báo thay đổi địa chỉ………..
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————————————- ………, ngày… tháng….. năm……… |
CÔNG VĂN THÔNG BÁO VỀ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ
Kính gửi: Công ty……………………..
(Địa chỉ:……………………………………………..)
(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thể nào)
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số………. về việc…………… Trong Hợp đồng dân sự này, Công ty chúng tôi có đưa ra thông tin về Địa chỉ công ty như sau:……………………………………………
Tuy nhiên, theo kế hoạch/chỉ đạo của……….., từ ngày… tháng…. năm……, Công ty chúng tôi sẽ chuyển trụ sở/địa điểm kinh doanh/… từ địa chỉ……………………….. về địa chỉ…………………………
Để tránh việc liên lạc/thực hiện nghĩa vụ giao tài sản/… của Quý công ty và công ty chúng tôi bị ảnh hưởng trong thời gian từ ngày…. tháng…. năm…. do công ty chúng tôi không còn đặt trụ sở/kinh doanh/… tại địa điểm………………… Chúng tôi làm công văn này để thông báo tới Quý cơ quan sự việc trên, ghi nhận sự việc, từ ngày…. tháng…. năm….., Công ty chúng tôi sẽ chuyển địa điểm……….. từ địa chỉ……………. sang địa chỉ…………….
Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.
Kính mong Quý công ty xem xét và sử dụng địa chỉ mới của Công ty/… chúng tôi là tại………… cho những hoạt động từ ngày…. tháng…. năm…….
Trân trọng cảm ơn!
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu VT (……). |
GIÁM ĐỐC CÔNG TY/…
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
Tải: cong-van-thong-bao-thay-doi-dia-chi-cong-ty
3. Hướng dẫn điền mẫu công văn thông báo
Phần đầu:
- Kính gửi: Ghi rõ tên các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
- Nơi nhận: Ghi rõ tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Phần thân:
- Tiêu đề: Nêu rõ nội dung chính của công văn.
- Ký hiệu: Gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành, năm ban hành và số thứ tự của công văn.
- Số: Số thứ tự của công văn trong năm.
- Ngày tháng: Ghi rõ ngày tháng ban hành công văn.
- Trích yếu nội dung: Tóm tắt nội dung chính của công văn.
- Nội dung: Trình bày chi tiết nội dung cần thông báo, bao gồm:
- Lý do: Giải thích lý do cần thông báo.
- Sự kiện hoặc vấn đề cần thông báo: Nêu rõ nội dung cụ thể của sự kiện hoặc vấn đề cần thông báo.
- Yêu cầu: Nêu rõ các yêu cầu đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận được công văn.
- Phụ lục: Nếu có.
Phần cuối:
- Ký tên: Ký tên và đóng dấu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành công văn.
- Tên người soạn thảo: Ghi rõ họ và tên người soạn thảo công văn.
- Điện thoại: Ghi rõ số điện thoại liên hệ của người soạn thảo công văn.
- Email: Ghi rõ địa chỉ email liên hệ của người soạn thảo công văn.
Lưu ý khi điền thông tin vào mẫu công văn thông báo:
- Nội dung thông báo phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng, súc tích.
- Ngôn ngữ sử dụng phải trang trọng, lịch sự, dễ hiểu.
- Bố cục văn bản phải rõ ràng, khoa học.
- Hình thức trình bày phải trang trọng, đẹp mắt.
- Cần sử dụng đúng các quy tắc văn bản hành chính.
4. Trường hợp cần soạn công văn thông báo
Công văn thông báo là một loại văn bản hành chính quan trọng được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp. Việc soạn thảo công văn thông báo cần được thực hiện trong các trường hợp sau:
Khi có sự kiện, vấn đề mới cần thông báo:
- Sự kiện quan trọng: Thành lập, khai trương, hội nghị, hội thảo,… của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Vấn đề mới phát sinh: Thay đổi chính sách, quy định, thủ tục hành chính,…
Khi cần hướng dẫn thực hiện công việc: Hướng dẫn thực hiện các quy định mới. Hướng dẫn giải quyết các vấn đề cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
Khi cần truyền đạt ý kiến chỉ đạo: Truyền đạt ý kiến chỉ đạo của cấp trên đến các đơn vị, cá nhân thuộc thẩm quyền. Truyền đạt ý kiến thống nhất của cơ quan, tổ chức về một vấn đề nào đó.
Khi cần phối hợp công việc:Phối hợp thực hiện các công việc chung giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Yêu cầu hỗ trợ giải quyết công việc từ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác.
Khi cần đưa ra yêu cầu: Yêu cầu thực hiện các nghĩa vụ theo quy định. Yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết.
Ngoài ra, công văn thông báo còn được sử dụng cho một số mục đích khác như: Tuyên truyền, vận động, khen thưởng, kỷ luật,..
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
