Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và cách viết chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhận điện tử là một công cụ quan trọng trong việc quản lý thuế cá nhân.Điều này giúp tạo ra sự tiện lợi và minh bạch trong việc quản lý thuế cá nhân, đồng thời giảm thiểu sai sót và gian lận thuế. Sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử (CTKT TNCN điện tử) là chứng từ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. CTKT TNCN điện tử được lập bằng phương tiện điện tử và được gửi cho người lao động thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
CT-TNCN điện tử có một số ưu điểm so với CT-TNCN giấy như:
- An toàn, bảo mật, tránh thất thoát, thất lạc
- Thuận tiện trong việc lưu trữ, tra cứu
- Dễ dàng trong việc lập và gửi hồ sơ
2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế tncn mới nhất (Mẫu số 03/TNCN)
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất (Mẫu 03/TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.
Lưu ý: Hiện nay trên các trang thông tin và mạng xã hội chia sẻ nhiều mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sự khác biệt. Tuy nhiên, để xác minh đâu là mẫu chứng từ khấu trừ hợp lệ theo thông tư mới, đơn vị có thể so sánh các mẫu chứng từ và nhận biết như sau:
So với mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước đó (Thông tư số 37/2010/TT-BTC), mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất theo Nghị định 123 có những điểm mới như:
– Ký hiệu: Mẫu CTT56
– Bổ sung chỉ tiêu [14a]: Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc
– Bổ sung phần ký Chữ ký số
Theo Điều 32, Khoản 1 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP; tổ chức bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
3. Hướng dẫn cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (Mẫu số 03/TNCN)
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần quan trọng trong quá trình kê khai thuế cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể điền đúng thông tin vào Mẫu số 03/TNCN:
Thông Tin Cá Nhân:
- Ghi rõ họ và tên người nộp thuế.
- Điền mã số thuế cá nhân (nếu có).
- Địa chỉ liên lạc của người nộp thuế.
Thông Tin Về Thu Nhập Cá Nhân:
- Bạn cần chỉ rõ các nguồn thu nhập chịu thuế.
- Ghi rõ số tiền thu nhập chịu thuế từ mỗi nguồn.
Các Khoản Khấu Trừ:Liệt kê các khoản khấu trừ theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm các khoản miễn thuế, khoản giảm trừ thuế theo quy định, và các khoản khấu trừ gia cảnh.
Tính Thuế TNCN Còn Phải Nộp:Dựa trên thông tin thu nhập và các khoản khấu trừ, tính toán số tiền thuế TNCN còn phải nộp theo quy định.
Ký và Ghi Rõ Ngày Tháng:Người nộp thuế cần ký tên và ghi rõ ngày tháng năm. Điều này đồng nghĩa với việc bạn cam kết thông tin đưa ra là đúng và phản ánh đầy đủ về tình trạng thu nhập và khấu trừ thuế cá nhân của mình.
Nộp Chứng Từ và Thanh Toán Thuế:Sau khi điền đầy đủ thông tin và kiểm tra kỹ lưỡng, bạn cần nộp chứng từ và thanh toán số thuế còn phải nộp đúng hạn. Lưu ý rằng việc thanh toán đúng hạn sẽ giúp tránh các phạt và xử lý nhanh chóng các thủ tục liên quan đến thuế.
Sử Dụng Công Cụ Hỗ Trợ:Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ điện tử để tính toán thuế một cách chính xác và thuận tiện. Nhiều phần mềm và ứng dụng đã được phát triển để giúp người nộp thuế tối ưu hóa quá trình này.
Giữ Lưu Chứng Từ Hỗ Trợ:Bạn cần giữ lưu các chứng từ hỗ trợ liên quan đến thu nhập và khấu trừ thuế. Điều này có thể bao gồm hóa đơn, biên lai, bảng lương, và các tài liệu khác liên quan đến thu nhập của bạn.
Nếu Có Thay Đổi, Cập Nhật Chứng Từ:Trong trường hợp có thay đổi về thu nhập hoặc các khoản khấu trừ, bạn cần cập nhật chứng từ ngay lập tức để tránh các vấn đề về tuân thủ thuế.
Liên Hệ Với Cơ Quan Thuế:Trong trường hợp có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề nào liên quan đến thuế, hãy liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được tư vấn và giải đáp.
Duy Trì Hồ Sơ Thuế:Duy trì một hồ sơ thuế hoàn chỉnh và có trật tự để thuận tiện trong việc kiểm tra lại thông tin và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế trong tương lai.
Nhớ rằng tuân thủ quy định về thuế là trách nhiệm của mỗi người nộp thuế. Bằng cách thực hiện đúng và đầy đủ các bước trong hướng dẫn trên, bạn sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc nộp thuế cá nhân của mình.
4. Cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Để lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Đăng nhập vào Hệ thống Tính thuế điện tử:Truy cập trang web hoặc ứng dụng của Cục Thuế trực tuyến.Đăng nhập vào tài khoản cá nhân của bạn với thông tin đăng nhập được cung cấp.
- Chọn mục “Khấu trừ thuế TNCN”:Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy danh mục các dịch vụ. Tìm và chọn mục “Khấu trừ thuế TNCN” hoặc có thể có tên tương tự.
- Nhập thông tin cá nhân:Điền đầy đủ thông tin cá nhân theo yêu cầu hệ thống. Điều này bao gồm thông tin về thu nhập, số người phụ thuộc, các khoản khấu trừ khác, và các thông tin khác có liên quan.
- Xác nhận và kiểm tra thông tin:Trước khi tạo chứng từ, kiểm tra kỹ thông tin đã nhập để đảm bảo chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót nào, sửa chúng trước khi tiếp tục.
- Tạo chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Sau khi nhập đầy đủ thông tin và kiểm tra kỹ, chọn tạo chứng từ hoặc tương tự để hệ thống tạo ra một văn bản chứng từ điện tử.
- Lưu và in chứng từ: Hệ thống sẽ cung cấp tùy chọn để lưu chứng từ dưới dạng file PDF hoặc in trực tiếp từ trang web. Bạn cũng có thể lưu chứng từ trên ổ đĩa của mình để sử dụng sau này.
- Kiểm tra và nộp chứng từ: Trước khi nộp chứng từ, kiểm tra lần cuối để đảm bảo rằng mọi thông tin đã được nhập đúng và đầy đủ. Nếu mọi thứ đều chính xác, tiếp tục và nộp chứng từ theo hướng dẫn của hệ thống.
- Theo dõi trạng thái chứng từ:Sau khi nộp, bạn có thể theo dõi trạng thái xử lý của chứng từ từ tài khoản cá nhân của mình trên hệ thống điện tử. Đối với những trường hợp cần chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin, hệ thống cũng cung cấp hướng dẫn cụ thể.
Nhớ kiểm tra các hướng dẫn cụ thể của hệ thống và luôn giữ an toàn thông tin cá nhân khi sử dụng các dịch vụ điện tử của Cục Thuế.
- Đối chiếu thông tin Trước khi tạo chứng từ, hãy đối chiếu thông tin trên chứng từ với các tài liệu và giấy tờ thu nhập khác mà bạn có. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót.
- Bảo quản chứng từ:Sau khi đã tạo và nộp chứng từ thành công, hãy lưu trữ bản cứng hoặc bản in của chứng từ cẩn thận. Điều này quan trọng để đối chiếu và làm cơ sở cho bất kỳ kiểm tra thuế nào trong tương lai.
- Liên lạc với Cục Thuế khi cần thiết:Nếu có bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi nào về quy trình khấu trừ thuế TNCN, đừng ngần ngại liên hệ với Cục Thuế. Họ sẽ cung cấp hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc bạn có.
- Cập nhật thông tin liên quan:Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin cá nhân hoặc thu nhập, hãy đảm bảo cập nhật thông tin trên hệ thống điện tử. Điều này giúp tránh những rắc rối có thể phát sinh do dữ liệu lỗi.
- Giữ bản sao lưu an toàn:Để đề phòng mất mát dữ liệu, hãy giữ một bản sao lưu an toàn của chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại nơi an toàn. Điều này quan trọng đặc biệt nếu bạn cần sử dụng lại thông tin trong tương lai hoặc để chứng minh với bất kỳ cơ quan nào khác.
- Kiểm tra thông báo và cập nhật từ Cục Thuế:Thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử hoặc tài khoản trực tuyến của bạn để theo dõi thông báo hoặc cập nhật từ Cục Thuế. Điều này giúp bạn cập nhật với mọi thay đổi quy định và thông tin liên quan đến thuế.
- Hạn chế chia sẻ thông tin cá nhân:Bảo vệ thông tin cá nhân của bạn bằng cách hạn chế chia sẻ thông tin tài khoản và chứng từ với người khác. Chỉ chia sẻ thông tin cần thiết để đảm bảo tính bảo mật.
Nhớ rằng quy trình có thể thay đổi tùy thuộc vào các cập nhật từ Cục Thuế, vì vậy luôn luôn kiểm tra hướng dẫn và cập nhật mới nhất.
Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử giúp giảm thiểu sai sót và gian lận thuế, đồng thời tạo sự tiện lợi trong quản lý thuế cá nhân. Đảm bảo rằng bạn tuân theo hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế và sử dụng các công cụ điện tử một cách đúng cách.
