Quản lý kế toán bán hàng qua đại lý đòi hỏi sự chính xác và chi tiết trong từng bước của quy trình. Sơ đồ kế toán bán hàng thông qua đại lý giúp minh bạch hóa việc ghi nhận và theo dõi các giao dịch. ACC cung cấp giải pháp tối ưu hóa quy trình này, đảm bảo mọi giao dịch được xử lý hiệu quả và chính xác.
Sơ đồ kế toán bán hàng thông qua đại lý
1. Sơ đồ kế toán bán hàng là gì?
Sơ đồ kế toán bán hàng là sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa các sổ kế toán trong hệ thống kế toán bán hàng. Sơ đồ này giúp cho người làm kế toán dễ dàng nắm bắt được quy trình ghi chép kế toán bán hàng.
Sơ đồ kế toán bán hàng bao gồm các sổ sau:
- Sổ nhật ký bán hàng: Sổ nhật ký bán hàng là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động bán hàng theo trình tự thời gian.
- Sổ chi tiết bán hàng: Sổ chi tiết bán hàng là sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động bán hàng theo từng đối tượng khách hàng, từng loại hàng hóa, dịch vụ.
- Sổ cái các tài khoản có liên quan: Sổ cái các tài khoản có liên quan là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động bán hàng theo từng tài khoản kế toán.
2. Cách vẽ sơ đồ kế toán bán hàng thông qua đại lý
Các tài khoản có trong sơ đồ:
- Tài khoản 155, 156: Đại diện cho các tài khoản hàng tồn kho thành phẩm, hàng hóa giao cho đại lý. Khi hàng hóa được xuất kho và giao cho đại lý, các tài khoản này sẽ giảm.
- Tài khoản 157: Liên quan đến việc ghi nhận khi hàng hóa giao cho đại lý đã được bán.
- Tài khoản 511: Đây là tài khoản doanh thu, ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng qua đại lý.
- Tài khoản 111, 112, 131,…: Các tài khoản này đại diện cho các khoản phải thu khác nhau, có thể là phải thu khách hàng, phải thu ngắn hạn khác. Chúng tăng lên khi có doanh thu nhưng chưa thu được tiền.
- Tài khoản 641: Tài khoản chi phí, ghi nhận khoản hoa hồng phải trả cho đại lý.
- Tài khoản 133: Tài khoản thuế giá trị gia tăng (GTGT) xuất.
- Tài khoản 333 (33311): Tài khoản thuế GTGT đầu vào.
Quá trình kế toán:
- Khi hàng hóa được xuất kho giao cho đại lý, giá trị hàng hóa sẽ được chuyển từ tài khoản hàng tồn kho (155, 156) sang các tài khoản phải thu (111, 112, 131,…) hoặc trực tiếp ghi nhận vào doanh thu (511) nếu đã thu tiền.
- Khi hàng hóa được bán, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu vào tài khoản 511.
- Dựa trên thỏa thuận với đại lý, doanh nghiệp sẽ tính toán và ghi nhận khoản hoa hồng phải trả vào tài khoản 641.
- Cả thuế GTGT đầu vào (333) và thuế GTGT xuất (133) đều được ghi nhận tương ứng với các giao dịch.
3. Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ kế toán bán hàng thông qua đại lý
Khi vẽ sơ đồ kế toán bán hàng thông qua đại lý, hãy lưu ý các điểm sau:
- Đảm bảo các tài khoản được ghi nhận chính xác theo quy định kế toán và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Xác định thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí đúng thời điểm hàng hóa được bán ra qua đại lý.
- Ghi nhận chi phí hoa hồng cho đại lý và thuế GTGT liên quan để quản lý chi phí bán hàng chính xác.
- Theo dõi số lượng hàng hóa gửi đại lý và giá vốn hàng bán để tránh sai sót trong việc tính toán giá vốn và doanh thu.
- Phân tích doanh thu từ bán hàng qua đại lý và chi phí hoa hồng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo thuế GTGT trên doanh thu và chi phí hoa hồng được tính toán và ghi nhận đúng cách để tránh rủi ro về thuế.
- Theo dõi và cập nhật các quy định pháp lý về kế toán và thuế để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.
4. Hạch toán kế toán bán hàng thông qua đại lý
Xuất kho gửi hàng hóa cho đại lý:
- Nợ TK 157: Hàng gửi bán
- Có TK 155, 156: Hàng tồn kho
Ghi nhận doanh thu khi hàng gửi đại lý được bán:
- Nợ TK 111, 131…: Tổng giá thanh toán
- Có TK 511: Doanh thu bán hàng
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 157: Hàng gửi bán
Ghi nhận số tiền hoa hồng trả cho đại lý:
- Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý) (TT200)
- Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý) (TT133)
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 131…: Thanh toán hoa hồng đại lý
Ví dụ: Công ty A gửi 1.000 sản phẩm cho đại lý B để bán. Giá vốn mỗi sản phẩm là 100.000 VND và giá bán mỗi sản phẩm là 150.000 VND. Đại lý B đã bán 800 sản phẩm và thu được tổng số tiền là 120.000.000 VND (bao gồm thuế GTGT 10%).
– Xuất kho gửi hàng hóa cho đại lý
+ Số hàng gửi: 1.000 sản phẩm
+ Giá vốn hàng gửi: 100.000 VND/sản phẩm
- Nợ TK 157: 100.000.000 VND (1.000 sản phẩm x 100.000 VND)
- Có TK 155: 100.000.000 VND
– Ghi nhận doanh thu khi hàng gửi đại lý được bán
+ Số lượng hàng bán: 800 sản phẩm
+ Tổng giá bán (chưa thuế): 800 x 150.000 VND = 120.000.000 VND
+ Thuế GTGT (10%): 12.000.000 VND
- Nợ TK 111 (hoặc 131): 132.000.000 VND (Tổng giá thanh toán)
- Có TK 511: 120.000.000 VND
- Có TK 3331: 12.000.000 VND
– Ghi nhận giá vốn hàng bán
+ Giá vốn hàng bán: 800 x 100.000 VND = 80.000.000 VND
- Nợ TK 632: 80.000.000 VND
- Có TK 157: 80.000.000 VND
– Ghi nhận số tiền hoa hồng trả cho đại lý
+ Giả sử hoa hồng đại lý là 5% trên doanh thu (chưa thuế)
+ Hoa hồng đại lý: 5% x 120.000.000 VND = 6.000.000 VND
+ Thuế GTGT trên hoa hồng (10%): 600.000 VND
- Nợ TK 641: 6.000.000 VND (Chi phí bán hàng – hoa hồng đại lý)
- Nợ TK 133: 600.000 VND (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 111 (hoặc 112, 131): 6.600.000 VND
Trên đây là một số thông tin về sơ đồ kế toán bán hàng thông qua đại lý. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
