Kế toán bán hàng và công nợ phải thu là công việc ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp.
1. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
1.1 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu là gì?
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu là một bộ phận của kế toán, chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi, quản lý các khoản bán hàng và các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng là việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng, bao gồm:
- Hàng hóa, dịch vụ bán ra: Kế toán viên ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
- Doanh thu bán hàng: Kế toán viên xác định doanh thu bán hàng theo đúng quy định của pháp luật và ghi nhận vào sổ sách kế toán.
- Chi phí bán hàng: Kế toán viên xác định chi phí bán hàng theo đúng quy định của pháp luật và ghi nhận vào sổ sách kế toán.
- Lợi nhuận bán hàng: Kế toán viên xác định lợi nhuận bán hàng theo đúng quy định của pháp luật và ghi nhận vào sổ sách kế toán.
- Công nợ phải thu là các khoản tiền mà khách hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp, bao gồm cả khoản tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ, tiền ứng trước của khách hàng,…
Công việc của kế toán công nợ phải thu bao gồm các nội dung chính sau:
Thu thập thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu: Thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu bao gồm:
- Hóa đơn, chứng từ
- Biên bản, hợp đồng
- Sổ sách kế toán
Kiểm tra, phân tích thông tin: Kế toán viên kiểm tra, phân tích thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu để xác định tính hợp lý của thông tin, bao gồm các nội dung sau:
- Tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ
- Tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Tính hợp lý của giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu: Kế toán viên ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
Theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu: Kế toán viên theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu để đảm bảo các khoản công nợ được thu hồi đúng hạn.
Lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu: Kế toán viên lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu để cung cấp thông tin về các khoản công nợ phải thu cho các đối tượng có liên quan.
Để thực hiện tốt công việc kế toán bán hàng và công nợ phải thu, kế toán viên cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn về kế toán, cũng như kinh nghiệm thực tế. Kế toán viên cần nắm vững các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… để thực hiện công việc một cách chính xác và đầy đủ.
Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện công việc kế toán bán hàng và công nợ phải thu:
- Thường xuyên cập nhật thông tin: Kế toán viên cần thường xuyên cập nhật thông tin về các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… để đảm bảo thực hiện công việc một cách chính xác và đầy đủ.
- Kiểm tra, phân tích thông tin chặt chẽ: Kế toán viên cần kiểm tra, phân tích thông tin chặt chẽ để phát hiện các sai sót hoặc gian lận.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật: Kế toán viên cần tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… để đảm bảo tính hợp pháp của các nghiệp vụ kế toán.
- Sử dụng công nghệ thông tin: Kế toán viên có thể sử dụng các phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
1.2. Các loại của kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu. Các khoản công nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp sẽ thu được từ khách hàng, đối tác. Các khoản tiền này có thể phát sinh từ các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho vay,…
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau như:
Theo thời hạn thanh toán: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có thể được phân loại thành:
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu ngắn hạn: Là các khoản công nợ có thời hạn thanh toán dưới 1 năm.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu dài hạn: Là các khoản công nợ có thời hạn thanh toán trên 1 năm.
Theo đối tượng thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có thể được phân loại thành:
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu khách hàng: Là các khoản công nợ phát sinh từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu đối tác: Là các khoản công nợ phát sinh từ các hoạt động kinh tế khác như cho vay, nhận ký cược, ký quỹ,…
Theo mức độ rủi ro: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có thể được phân loại thành:
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có khả năng thu hồi cao: Là các khoản công nợ có khả năng thu hồi cao, ít rủi ro.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có khả năng thu hồi thấp: Là các khoản công nợ có khả năng thu hồi thấp, rủi ro cao.
Các loại kế toán bán hàng và công nợ phải thu cụ thể:
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu lẻ: Là các khoản công nợ phát sinh từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách lẻ.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu đoàn: Là các khoản công nợ phát sinh từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách đoàn.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu online: Là các khoản công nợ phát sinh từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tuyến.
Việc phân loại kế toán bán hàng và công nợ phải thu giúp doanh nghiệp có thể quản lý các khoản công nợ hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo dòng tiền, tiết kiệm chi phí và kiểm soát rủi ro.
Dưới đây là một số công việc cụ thể của kế toán bán hàng và công nợ phải thu:
Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu có thể bao gồm:
- Bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng
- Xuất hóa đơn bán hàng
- Nhận tiền bán hàng
- Chuyển khoản nhận tiền bán hàng
- Ghi nhận công nợ phải thu
Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng
- Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo rằng các khoản công nợ được ghi chép đầy đủ, chính xác và trung thực.
- Tổng hợp và báo cáo tình hình bán hàng và công nợ phải thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần tổng hợp và báo cáo tình hình bán hàng và công nợ phải thu của doanh nghiệp theo định kỳ. Báo cáo tình hình bán hàng và công nợ phải thu cần cung cấp các thông tin về doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp, số dư công nợ phải thu, số tiền đã thu, số tiền còn phải thu,…
- Đôn đốc khách hàng thanh toán: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn để đảm bảo dòng tiền của doanh nghiệp.
- Xử lý các khoản công nợ khó đòi: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần xử lý các khoản công nợ khó đòi theo đúng quy định của pháp luật.
1.3. Vai trò của kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các thông tin về bán hàng và công nợ phải thu, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các hoạt động bán hàng và thu hồi công nợ, từ đó hạn chế các rủi ro phát sinh.
Cụ thể, vai trò của kế toán bán hàng và công nợ phải thu bao gồm:
- Quản lý hoạt động bán hàng: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng theo đúng quy định của pháp luật. Việc quản lý tốt hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo doanh thu, lợi nhuận, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Quản lý công nợ phải thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật. Việc quản lý tốt công nợ phải thu giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản công nợ phải thu, từ đó hạn chế các rủi ro phát sinh.
- Lập báo cáo tài chính: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp, trong đó có các khoản bán hàng và công nợ phải thu.
- Cung cấp thông tin cho các nhà quản lý: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cung cấp thông tin về các khoản bán hàng và công nợ phải thu cho các nhà quản lý để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Thông tin về bán hàng và công nợ phải thu giúp các nhà quản lý đánh giá được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra thuận lợi.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng nghiệp vụ tốt và tinh thần trách nhiệm cao.
Dưới đây là một số công việc cụ thể của kế toán bán hàng và công nợ phải thu:
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng, kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần hạch toán các nghiệp vụ đó vào sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
- Theo dõi số dư công nợ phải thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần theo dõi số dư công nợ phải thu theo từng khách hàng, theo từng khoản mục công nợ, theo từng kỳ hạn thanh toán, v.v.
- Đôn đốc khách hàng thanh toán: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản công nợ phải thu đúng hạn.
- Lập báo cáo công nợ phải thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần lập báo cáo công nợ phải thu theo định kỳ để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý.
- Kết chuyển công nợ phải thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần kết chuyển công nợ phải thu vào cuối kỳ kế toán.
- Kết thúc công nợ phải thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần thực hiện các thủ tục cần thiết để kết thúc công nợ phải thu, chẳng hạn như trích lập dự phòng phải thu khó đòi, v.v.
1.4. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và công nợ phải thu là thu thập, kiểm tra, nhập liệu, theo dõi và quản lý các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp.
Cụ thể, kế toán bán hàng và công nợ phải thu có các nhiệm vụ sau:
- Thu thập, kiểm tra và nhập liệu chứng từ: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và nhập liệu các chứng từ liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu, chẳng hạn như hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền,…
- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, bao gồm cả thời gian thanh toán, số tiền thanh toán,…
- Đôn đốc thu hồi nợ: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có nhiệm vụ đôn đốc khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, tránh tình trạng nợ quá hạn, nợ xấu.
- Cập nhật số dư công nợ trên sổ sách kế toán: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có nhiệm vụ cập nhật số dư công nợ trên sổ sách kế toán, bao gồm cả sổ cái, sổ chi tiết,…
- Lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có nhiệm vụ lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu, bao gồm cả báo cáo tình hình công nợ phải thu theo kỳ, báo cáo công nợ phải thu theo khách hàng,…
Ngoài ra, kế toán bán hàng và công nợ phải thu cũng có thể thực hiện một số nhiệm vụ khác như:
- Tham gia kiểm kê hàng tồn kho.
- Lập báo cáo tài chính.
- Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.
- Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần có những kỹ năng và kiến thức sau:
- Kỹ năng kế toán: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần có kiến thức và kỹ năng về kế toán, đặc biệt là kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và Word.
- Kỹ năng giao tiếp: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể trao đổi thông tin với khách hàng và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
- Kỹ năng xử lý tình huống: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần có khả năng xử lý tình huống linh hoạt để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Do đó, việc đảm bảo chất lượng công việc của kế toán bán hàng và công nợ phải thu là rất cần thiết.
Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện công việc của kế toán bán hàng và công nợ phải thu:
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần nắm rõ các quy định của pháp luật về thuế, kế toán, hóa đơn,… để thực hiện công việc một cách chính xác và đúng quy định.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần thường xuyên cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả,… để có thể đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý công nợ phải thu.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần có kỹ năng phân tích, đánh giá để có thể phát hiện sớm các rủi ro về công nợ và có biện pháp xử lý kịp thời.
- Một số công việc cụ thể của kế toán bán hàng và công nợ phải thu:
- Xem xét hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền,… để lập chứng từ ghi nhận nợ phải thu khách hàng.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán liên quan đến công nợ phải thu khách hàng.
- Nhập liệu các chứng từ kế toán liên quan đến công nợ phải thu khách hàng vào hệ thống kế toán.
- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu khách hàng theo yêu cầu của kế toán trưởng
2. Công việc cần thiết của kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Công việc cần thiết của kế toán bán hàng và công nợ phải thu bao gồm các nội dung sau:
- Tiếp nhận chứng từ
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các chứng từ liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu, bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho
- Phiếu giao hàng
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Bảng kê công nợ,…
Sau khi tiếp nhận chứng từ, kế toán bán hàng và công nợ phải thu cần kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ, kế toán bán hàng và công nợ phải thu sẽ tiến hành hạch toán.
- Hạch toán bán hàng và công nợ phải thu
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu. Việc hạch toán bán hàng và công nợ phải thu cần được thực hiện chính xác, kịp thời để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và công nợ phải thu bao gồm:
- Phát sinh công nợ phải thu
- Thanh toán công nợ phải thu
- Xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi
- Lập báo cáo bán hàng và công nợ phải thu
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có trách nhiệm lập báo cáo bán hàng và công nợ phải thu định kỳ, bao gồm:
- Báo cáo bán hàng theo từng khách hàng
- Báo cáo bán hàng theo từng nhóm khách hàng
- Báo cáo bán hàng theo từng thời kỳ
- Báo cáo công nợ phải thu theo từng khách hàng
- Báo cáo công nợ phải thu theo từng nhóm khách hàng
- Báo cáo công nợ phải thu theo từng thời kỳ
Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu là căn cứ để doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát tình hình bán hàng và công nợ phải thu của mình.
- Theo dõi, kiểm soát bán hàng và công nợ phải thu
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có trách nhiệm theo dõi, kiểm soát tình hình bán hàng và công nợ phải thu của doanh nghiệp, bao gồm:
- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng
- Theo dõi tình hình phát sinh công nợ phải thu
- Theo dõi tình hình các khoản nợ phải thu khó đòi
Việc theo dõi, kiểm soát bán hàng và công nợ phải thu giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh phát sinh các khoản phí phạt, đồng thời có thể tận dụng nguồn vốn từ khách hàng.
- Đôn đốc thu hồi công nợ
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có trách nhiệm đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn. Việc đôn đốc thu hồi công nợ cần được thực hiện thường xuyên, kịp thời để tránh tình trạng công nợ quá hạn.
- Xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu có trách nhiệm xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định của pháp luật. Việc xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.
Ngoài các công việc trên, kế toán bán hàng và công nợ phải thu còn có thể thực hiện các công việc khác như:
- Phân tích tình hình bán hàng và công nợ phải thu
- Đề xuất các biện pháp cải thiện tình hình bán hàng và công nợ phải thu
- Tham gia xây dựng quy trình quản lý bán hàng và công nợ phải thu
Trên đây là một số thông tin về Cách phân biệt kế toán bán hàng và công nợ phải thu . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
