Hướng dẫn cách lưu trữ chứng từ kế toán dễ hiểu

Lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của mọi doanh nghiệp. Việc tổ chức, bảo quản và truy xuất chính xác các hồ sơ, hóa đơn và biên bản giao dịch đóng vai trò quyết định trong việc duyệt xét, kiểm toán và báo cáo tài chính. Trong thời đại số hóa, việc sử dụng các phần mềm và hệ thống lưu trữ điện tử cũng đang trở nên ngày càng phổ biến để tối ưu hóa quá trình này. Sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giới thiệu cho bạn về cách lưu trữ chứng từ kế toán, cùng xem để nắm bắt các thông tin bạn nhé!

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử ghi nhận một cách cụ thể và chi tiết các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò quan trọng như những bằng chứng xác thực cho các giao dịch đã xảy ra. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, từ đó phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch. Các chứng từ này bao gồm nhiều loại như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng, bảng lương, và các loại biên lai khác, mỗi loại phù hợp với từng loại giao dịch tài chính cụ thể.

2. Quy định về việc sắp xếp, lưu trữ chứng từ Kế toán

Quy định về việc sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán rất quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính, giúp các cơ quan quản lý và doanh nghiệp duy trì hoạt động kế toán hiệu quả. Dưới đây là các quy tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần tuân thủ:

– Sắp xếp hồ sơ theo nguyên tắc hệ thống:

Các chứng từ kế toán cần được sắp xếp theo một hệ thống rõ ràng, có thể theo thời gian hoặc theo loại hồ sơ. Việc này giúp cho quá trình truy xuất và kiểm tra trở nên dễ dàng, nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý tài liệu.

– Bảo quản dài hạn:

Chứng từ kế toán quan trọng phải được lưu trữ trong thời gian quy định bởi pháp luật. Thông thường, thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm, nhưng có thể kéo dài hơn đối với các loại chứng từ đặc biệt như báo cáo tài chính, hợp đồng lớn, hoặc các giao dịch có ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp. Việc tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm toán và đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động tài chính.

– Bảo mật:

Các chứng từ kế toán cần được bảo vệ khỏi mất mát, hỏng hóc hoặc truy cập trái phép. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp bảo mật hiệu quả như kho lưu trữ an toàn, mã hóa dữ liệu, hoặc các biện pháp bảo vệ vật lý như kho lưu trữ không gian bảo mật.

– Sao lưu và lưu trữ điện tử:

Sử dụng công nghệ để sao lưu và lưu trữ chứng từ kế toán dưới dạng điện tử là một cách hiệu quả giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Các bản sao lưu điện tử cần được thực hiện định kỳ và lưu trữ ở các hệ thống an toàn như máy chủ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây, giúp dễ dàng truy cập và kiểm tra khi cần thiết.

– Xử lý và tiêu hủy hợp pháp:

Sau khi hết thời gian lưu trữ, các chứng từ kế toán không còn giá trị cần được tiêu hủy một cách hợp pháp theo quy định của pháp luật. Việc này giúp đảm bảo rằng thông tin tài chính không bị rò rỉ hoặc lạm dụng và giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu.

Việc tuân thủ các quy định về sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và chuẩn bị tốt cho các hoạt động kiểm toán trong tương lai.

>>> Xem thêm Mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 200 mới nhất

3. Hướng dẫn cách lưu trữ chứng từ kế toán

Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính. Dưới đây là cách lưu trữ cho một số loại chứng từ kế toán phổ biến:

3.1 Cách lưu trữ tờ khai thuế GTGT

Tờ khai thuế GTGT là một trong những chứng từ quan trọng cần được lưu trữ lâu dài. Để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp luật, cần chú trọng các bước sau:

• Bảo mật thông tin: Sử dụng mật khẩu để bảo vệ các tệp điện tử và thực hiện sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu.
• Thời gian lưu trữ: Tờ khai thuế GTGT phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm.
• Kiểm tra định kỳ: Định kỳ kiểm tra các tài liệu lưu trữ để phát hiện kịp thời sai sót hoặc hư hỏng, đảm bảo hồ sơ luôn được sắp xếp gọn gàng và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

3.2 Cách lưu trữ các tờ khai thuế khác

Lưu trữ các tờ khai thuế khác là một phần quan trọng trong việc quản lý tài liệu thuế của doanh nghiệp. Để tổ chức hồ sơ một cách khoa học, bạn nên phân loại tờ khai theo từng loại thuế và theo năm, tháng. Sử dụng kẹp file, hộp lưu trữ hoặc tủ đựng tài liệu giúp bảo quản hồ sơ an toàn và gọn gàng.

Ngoài việc lưu trữ bản giấy, bạn nên số hóa các tờ khai này bằng cách quét và lưu trữ dưới dạng điện tử. Điều này không chỉ tiết kiệm không gian mà còn giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần. Đảm bảo rằng các file điện tử được đặt tên rõ ràng và bảo mật bằng mật khẩu để bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Theo quy định, thời gian lưu trữ tờ khai thuế thường từ 5 đến 10 năm, tùy thuộc vào loại thuế. Cuối cùng, hãy thực hiện kiểm tra định kỳ các tài liệu để đảm bảo không có sai sót và hồ sơ luôn được cập nhật đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và truy xuất thông tin khi cần thiết

3.3 Cách lưu trừ chứng từ ngân hàng

Lưu trữ chứng từ ngân hàng không chỉ là một yêu cầu, mà còn là yếu tố then chốt để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Việc tổ chức hồ sơ một cách khoa học giúp bạn dễ dàng đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót và phòng tránh rủi ro.  Các cách lưu trữ chứng từ ngân hàng phổ biến:

• Lưu trữ thủ công: Sử dụng các loại hồ sơ, cặp tài liệu để phân loại và lưu trữ chứng từ theo từng tài khoản ngân hàng hoặc theo từng loại chứng từ (sao kê ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi,…).
• Lưu trữ điện tử: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc các phần mềm lưu trữ tài liệu chuyên dụng để số hóa và lưu trữ chứng từ.

3.4 Cách lưu trữ Phiếu thu, chi tiền

Lưu trữ phiếu thu, chi tiền là công việc quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đầu tiên, bạn nên tổ chức các phiếu này theo từng loại giao dịch, như phiếu thu và phiếu chi, và phân loại theo năm, tháng để dễ dàng tìm kiếm. Sử dụng kẹp file hoặc hộp lưu trữ giúp bảo vệ tài liệu khỏi bụi bẩn và hư hỏng.

Bên cạnh việc lưu trữ bản giấy, việc số hóa phiếu thu, chi cũng rất cần thiết. Bạn có thể quét (scan) các phiếu này và lưu trữ chúng dưới dạng điện tử, giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập khi cần. Đặt tên file rõ ràng theo ngày và loại phiếu để việc tìm kiếm trở nên thuận lợi hơn.

Theo quy định, phiếu thu, chi cần được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Cuối cùng, hãy thực hiện kiểm tra định kỳ hồ sơ để đảm bảo mọi tài liệu đều được cập nhật và không có sai sót. Việc thực hiện các biện pháp này không chỉ giúp bảo vệ thông tin tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này.

3.5 Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho

Ngoài lưu trữ bản giấy, bạn cũng nên số hóa các phiếu này bằng cách quét và lưu trữ dưới dạng điện tử. Điều này không chỉ tiết kiệm không gian mà còn thuận tiện cho việc truy xuất thông tin. Hãy đặt tên file rõ ràng theo ngày và loại phiếu.

Theo quy định, phiếu nhập, xuất kho cần được lưu trữ ít nhất 5 năm. Kiểm tra định kỳ các tài liệu để đảm bảo không có sai sót, từ đó hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả.

3.6 Cách lưu trữ hợp đồng mua vào bán ra

Lưu trữ hợp đồng mua bán là một trong những khâu quan trọng trong quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Việc lưu trữ hợp đồng một cách khoa học, dễ tìm kiếm không chỉ giúp bảo đảm tính pháp lý mà còn hỗ trợ trong việc kiểm soát công nợ, giải quyết tranh chấp và phục vụ cho các hoạt động kế toán.

Phương pháp truyền thống:

• Sử dụng cặp càng cua: Mỗi hợp đồng được lưu trong một cặp càng cua riêng biệt, giúp bảo quản hợp đồng nguyên vẹn.
• Phân loại theo đối tác: Sắp xếp các hợp đồng theo từng nhà cung cấp hoặc khách hàng, giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Lưu trữ tại tủ hồ sơ: Bảo quản các cặp càng cua trong tủ hồ sơ có khóa, đảm bảo an toàn cho tài liệu.

Phương pháp hiện đại:

• Quét mã vạch: Dán mã vạch lên từng cặp càng cua, giúp quản lý và tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng bằng phần mềm quản lý tài liệu.
• Lưu trữ điện tử: Sau khi quét, hợp đồng được chuyển đổi sang định dạng PDF và lưu trữ trên máy chủ hoặc đám mây.
• Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng: Các phần mềm chuyên dụng giúp quản lý toàn bộ chu kỳ sống của hợp đồng, từ lập, ký kết đến lưu trữ và thanh lý.

3.7 Cách lưu trữ chứng từ lương

Việc lưu trữ chứng từ lương một cách khoa học, hợp lý là điều vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong công tác tính lương mà còn thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Một số cách lưu trữ chứng từ lương hiệu quả:

• Sắp xếp theo thời gian: Chứng từ lương nên được sắp xếp theo thứ tự tháng, năm để dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu.
• Phân loại theo loại chứng từ: Chia các loại chứng từ như bảng chấm công, bảng tính lương, quyết định tăng lương, quyết định thưởng,… vào các nhóm riêng biệt.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự, kế toán để lưu trữ chứng từ điện tử, giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng tìm kiếm.
• Lưu trữ an toàn: Chứng từ lương cần được bảo quản trong các thùng carton, tủ hồ sơ hoặc các thiết bị lưu trữ chuyên dụng, tránh ẩm mốc, mối mọt.
• Lưu trữ sao lưu: Nên tạo bản sao lưu của các chứng từ lương để phòng trường hợp mất mát, hư hỏng.

3.8 Cách lưu trữ hồ sơ tài sản cố định

Việc lưu trữ hồ sơ tài sản cố định một cách khoa học và hệ thống là điều cần thiết để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình quản lý tài sản của doanh nghiệp. Một hệ thống lưu trữ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và cập nhật thông tin về tài sản khi cần thiết. Các bước lưu trữ hồ sơ tài sản cố định:

• Phân loại tài sản: Tài sản cố định cần được phân loại theo các tiêu chí như loại tài sản (máy móc, thiết bị, nhà xưởng,…), bộ phận sử dụng, năm sản xuất,…
• Tạo mã số tài sản: Mỗi tài sản cần được gán một mã số duy nhất để dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Lập hồ sơ chi tiết: Hồ sơ của mỗi tài sản cần bao gồm các thông tin như: tên tài sản, mã số tài sản, ngày mua, giá trị gốc, ngày khấu hao, tình trạng sử dụng,…
• Lưu trữ tài liệu gốc: Các chứng từ liên quan đến tài sản như hóa đơn mua bán, hợp đồng bảo trì, giấy chứng nhận chất lượng,… cần được lưu trữ cẩn thận.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý tài sản cố định sẽ giúp tự động hóa quá trình lưu trữ, cập nhật thông tin và tạo báo cáo.
• Lưu trữ an toàn: Hồ sơ tài sản cần được lưu trữ ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc và mối mọt. Có thể sử dụng tủ sắt, két sắt hoặc các loại tủ lưu trữ chuyên dụng.

3.9 Các phiếu chi, UNC lưu cùng

Thông thường, các phiếu chi, UNC sẽ được lưu cùng với các chứng từ liên quan như:

• Các đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng: Đây là những giấy tờ chứng minh cho việc phát sinh khoản chi.
• Bản photo kế hoạch: Nếu khoản chi thuộc một kế hoạch tổng thể, cần kèm theo bản photo kế hoạch đã được phê duyệt.
• Bản xác nhận: Bản xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể giúp minh bạch quá trình chi tiêu.
• Các khoản chi có định mức: Cần kèm theo các bản theo dõi (ví dụ: theo dõi km đối với chi phí xăng xe) để chứng minh tính hợp lý của khoản chi.
• Các khoản chi theo quyết định: Kèm theo quyết định phê duyệt của cấp có

3.10 Cách lưu trữ chứng từ công nợ

Việc lưu trữ chứng từ công nợ một cách hệ thống và khoa học là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý công nợ. Một hệ thống lưu trữ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu và kiểm soát các khoản công nợ phát sinh. Các cách lưu trữ chứng từ công nợ phổ biến hiện nay:

• Lưu trữ thủ công: Sử dụng các loại hồ sơ, cặp tài liệu để phân loại và lưu trữ chứng từ theo từng khách hàng hoặc theo từng loại chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,…).
• Lưu trữ điện tử: Sử dụng phần mềm quản lý kế toán hoặc các phần mềm lưu trữ tài liệu chuyên dụng để số hóa và lưu trữ chứng từ.
• Kết hợp cả hai: Sử dụng cả phương pháp lưu trữ thủ công và điện tử để đảm bảo tính bảo mật và linh hoạt.

>>> Tham khảo Chứng từ sổ sách kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán quan trọng 

4. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể tự quyết định phương pháp lưu trữ chứng từ không?

Không. Phương pháp lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật và có sự chuẩn bị hợp lý về bảo mật và truy xuất.

Có thể sử dụng phần mềm để lưu trữ chứng từ kế toán không?

Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để lưu trữ chứng từ, miễn là phần mềm đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và tính hợp lệ.

Chứng từ kế toán có thể lưu trữ trong tủ hồ sơ không?

Có. Chứng từ kế toán có thể lưu trữ trong tủ hồ sơ vật lý nếu không sử dụng phương pháp lưu trữ điện tử.

Có thể lưu trữ chứng từ kế toán theo từng loại chứng từ không?

Có. Việc phân loại chứng từ kế toán theo từng loại như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn sẽ giúp dễ dàng truy xuất và kiểm tra.

Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về cách lưu trữ chứng từ kế toán. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với  Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.