Cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Việc hạch toán chi phí mua đồng phục cho nhân viên là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Tùy vào mục đích sử dụng và giá trị của đồng phục, doanh nghiệp sẽ có cách ghi nhận khác nhau trong sổ sách kế toán. Dưới đây, Kế toán Kiểm toán ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên theo quy định hiện hành.

1. Nguyên tắc hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Theo quy định tại Điểm 2.7, Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi Điều 6 trong Thông tư 78/2014/TT-BTC, việc hạch toán chi phí đồng phục nhân viên được quy định như sau:

Nguên tắc 1: Nếu doanh nghiệp cấp đồng phục dưới dạng hiện vật (quần áo, giày, nón, v.v.) và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, toàn bộ chi phí này được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Chi phí này không bị giới hạn về mức chi, miễn là có đủ chứng từ hợp pháp.

Nguyên tắc 2: Đối với khoản chi trả bằng tiền để nhân viên tự mua đồng phục, mức tối đa được tính vào chi phí hợp lý là 5 triệu đồng/người/năm.

Kết hợp hai nguyên tắc: khi chi phí bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Chi phí bằng tiền vẫn phải đảm bảo tuân thủ giới hạn 5 triệu đồng/người/năm.

Điểm quan trọng ở đây là giới hạn 5 triệu đồng chỉ áp dụng cho chi phí bằng tiền, còn chi phí bằng hiện vật không bị giới hạn miễn là có đủ chứng từ hợp pháp.

2. Cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên

Việc hạch toán chi phí đồng phục không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán mà còn hỗ trợ theo dõi và quản lý hiệu quả loại chi phí này. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

Bước 1. Ghi nhận chi phí ban đầu:

• Nợ TK 242: Chi phí trả trước
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 111: Tiền mặt
• Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 331: Phải trả người bán

Bước 2. Phân bổ chi phí theo từng kỳ:

• Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
• Nợ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Có TK 242: Chi phí trả trước

Ví dụ thực tế: Công ty MNO mua đồng phục cho nhân viên với tổng giá trị 80.000.000 VNĐ, trong đó đã bao gồm thuế GTGT 8%.

Bước 1: Ghi nhận chi phí ban đầu:

• Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): 74.074.000 VNĐ
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 5.926.000 VNĐ
• Có TK 111 (Tiền mặt): 40.000.000 VNĐ
• Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 20.000.000 VNĐ
• Có TK 331 (Phải trả người bán): 20.000.000 VNĐ

Công ty thanh toán một phần bằng tiền mặt, một phần qua ngân hàng, và phần còn lại sẽ thanh toán sau. Tổng chi phí trước thuế là 74.074.000 VNĐ, thuế GTGT là 5.926.000 VNĐ.

Bước 2: Phân bổ chi phí theo từng kỳ:

• Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 60.000.000 VNĐ
• Nợ TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài): 14.074.000 VNĐ
• Có TK 242 (Chi phí trả trước): 74.074.000 VNĐ

Sau khi nhận đồng phục, công ty tiến hành phân bổ chi phí vào các tài khoản phù hợp. Trong đó, 60.000.000 VNĐ được phân bổ vào chi phí sản xuất chung và 14.074.000 VNĐ vào chi phí dịch vụ mua ngoài.

Với cách hạch toán này, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí đồng phục, đảm bảo minh bạch và phù hợp với quy định kế toán hiện hành.

3. Cách hạch toán chi phí đồng phục cho nhân viên bằng tiền theo quy định 

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điểm 2.6, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC:

• Chi phí trang phục bằng tiền: Mức chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm. Nếu vượt, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và phải chịu thuế TNCN.
• Chi phí trang phục bằng hiện vật: Toàn bộ chi phí sẽ được tính vào chi phí hợp lý nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Chi trả kết hợp tiền và hiện vật: Phần chi bằng tiền bị giới hạn ở 5 triệu đồng/người/năm, còn phần chi bằng hiện vật sẽ hạch toán riêng dựa vào hóa đơn, chứng từ.

Ngoài ra, theo Điểm b.2.1, Khoản b, Điều 8 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, chi phí trang phục cũng được trừ khi xác định thu nhập từ kinh doanh, lương, và công. Lưu ý, với các ngành đặc thù, Bộ Tài chính có thể ban hành quy định riêng cho từng lĩnh vực.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán giải ngân ngân hàng

4. Tài liệu cần thiết khi chi trả chi phí đồng phục cho nhân viên

Để đảm bảo chi phí đồng phục được tính vào chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo hình thức chi trả:

4.1. Khi chi trả bằng tiền (có giới hạn mức chi)

Để chi trả tiền đồng phục cho nhân viên qua tiền mặt hoặc chuyển khoản, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Bảng kê phát đồng phục: Ghi rõ danh sách nhân viên nhận tiền đồng phục, kèm chữ ký xác nhận của từng người để đảm bảo minh bạch.
• Chứng từ thanh toán: Gồm phiếu chi tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi qua ngân hàng, tùy theo phương thức thanh toán được áp dụng.

4.2 Khi chi trả bằng hiện vật (không giới hạn mức chi)

Khi phát đồng phục dưới dạng hiện vật, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau để đảm bảo tính hợp lệ:

• Hóa đơn: Yêu cầu xuất hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp đồng phục.
• Biên bản giao nhận hoặc phiếu xuất kho: Nhằm xác nhận số lượng, chất lượng đồng phục được nhận.
• Hợp đồng và biên bản thanh lý: Đảm bảo ghi nhận quá trình mua bán và thanh lý nếu có.
• Chứng từ thanh toán: Đối với giá trị dưới 20 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt; trên 20 triệu, phải chuyển khoản qua ngân hàng.
• Bảng kê phát đồng phục: Ghi rõ danh sách nhân viên nhận đồng phục, có ký nhận đầy đủ.
• Quy định trong hợp đồng và quy chế tài chính: Hợp đồng lao động cần nêu rõ chính sách hỗ trợ đồng phục, kèm theo các quy định cấp phát trong quy chế tài chính của công ty.

Với các tài liệu trên, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn quản lý tốt các khoản chi phí đồng phục một cách minh bạch và hợp lệ.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán hàng nhập khẩu 

5. Tại sao nên hạch toán tiền đồng phục nhân viên?

Hạch toán tiền đồng phục nhân viên mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do tại sao nên hạch toán tiền đồng phục nhân viên:

• Quản lý chi phí hiệu quả: Hạch toán giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí cho đồng phục, từ đó tối ưu hóa ngân sách.
• Tính minh bạch tài chính: Việc ghi nhận chi phí đồng phục vào sổ sách kế toán đảm bảo tính minh bạch, giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Hạch toán đúng theo quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Giảm thiểu rủi ro thuế: Hạch toán hợp lý chi phí đồng phục giúp doanh nghiệp tối ưu hóa khoản khấu trừ thuế, giảm số tiền thuế phải nộp.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Hạch toán chi phí đồng phục cho phép doanh nghiệp phân tích và đánh giá hiệu quả của các khoản đầu tư vào nhân sự.
• Khuyến khích nhân viên: Việc hạch toán đầy đủ các khoản chi phí đồng phục cũng thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với nhân viên, từ đó góp phần nâng cao tinh thần làm việc.

6. Câu hỏi thường gặp

Hạch toán tiền đồng phục có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?

Có, việc hạch toán tiền đồng phục nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Chi phí này sẽ được ghi nhận trong phần chi phí hoạt động, làm giảm lợi nhuận trước thuế và có thể ảnh hưởng đến quyết toán thuế.

Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ gì khi hạch toán chi phí đồng phục?

Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn mua đồng phục, biên bản giao nhận hàng, và bảng kê cấp phát cho từng nhân viên. Những tài liệu này sẽ giúp chứng minh tính hợp lệ của các khoản chi và đảm bảo tuân thủ quy định thuế.

Làm thế nào để xác định chi phí đồng phục hợp lý?

Chi phí đồng phục hợp lý được xác định dựa trên hóa đơn chứng từ hợp lệ và mức chi không vượt quá giới hạn cho phép. Doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí theo thực tế đã chi, bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật.

Hy vọng với những thông tin Kế toán Kiểm toán ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn hiểu được cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với  Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán Kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.