Nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp chế biến, sản xuất. Việc hạch toán nguyên vật liệu chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí sản xuất và duy trì sự ổn định tài chính. Vậy thì “Cách hạch toán nguyên vật liệu như thế nào?” hãy cùng Kế toán Kiểm toán ACC xem qua bài viết sau để biết thêm thông tin cũng như các hướng dẫn cách hạch toán nguyên vật liệu sao cho đúng và hợp lý trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản nguyên liệu, vật liệu – tài khoản 152
Tài khoản 152 – “Nguyên liệu, vật liệu” phản ánh giá trị của nguyên liệu, vật liệu đang có trong kho của doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Theo Điều 25 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Phân loại nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu phản ánh vào tài khoản này được phân loại như sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính là những nguyên liệu, vật liệu chính thức tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. Khái niệm này tùy thuộc vào từng ngành nghề, ví dụ, trong sản xuất, nguyên liệu chính có thể là gạo trong ngành chế biến thực phẩm hoặc thép trong ngành chế tạo máy.
Vật liệu phụ, các vật liệu phụ không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng của sản phẩm hoặc hỗ trợ quá trình chế tạo sản phẩm. Ví dụ, trong ngành thực phẩm, gia vị, đường, muối là vật liệu phụ.
Nhiên liệu là các vật liệu dùng để cung cấp năng lượng (nhiệt) cho quá trình sản xuất, ví dụ: dầu, gas, than đá, hoặc điện năng. Nhiên liệu giúp duy trì nhiệt độ trong các quy trình chế biến, gia công sản phẩm.
Vật tư thay thế là vật tư dùng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị trong quá trình sản xuất hoặc vận hành doanh nghiệp.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là các nguyên liệu, vật liệu và thiết bị được sử dụng trong các công trình xây dựng cơ bản bao gồm công cụ, khí cụ, vật kết cấu, thiết bị cần lắp vào công trình.
– Nguyên tắc hạch toán giá trị nguyên liệu, vật liệu
Hạch toán giá trị nguyên liệu, vật liệu trên tài khoản 152 phải tuân theo nguyên tắc giá gốc, được xác định cụ thể tùy theo nguồn nhập khẩu hoặc thu mua.
Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài bao gồm:
- Giá mua ghi trên hóa đơn
- Các loại thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường nếu có)
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm, bảo quản, phân loại nguyên liệu từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp
- Công tác phí thu mua và các chi phí của bộ phận thu mua
- Hao hụt tự nhiên (nếu có)
- Nếu thuế GTGT hàng nhập khẩu có thể khấu trừ, giá trị nguyên liệu được ghi nhận theo giá chưa có thuế. Nếu không thể khấu trừ, giá trị nguyên liệu bao gồm cả thuế GTGT.
- Nguyên liệu mua bằng ngoại tệ phải thực hiện hạch toán theo quy định tại Điều 69 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái trong trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ.
Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến là giá thực tế của nguyên liệu xuất chế biến cộng với chi phí chế biến.
Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của nguyên liệu xuất thuê ngoài gia công, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và chi phí gia công.
Giá gốc của nguyên liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá trị nguyên liệu được các bên trong liên doanh thống nhất và chấp thuận đánh giá.
– Đảm bảo tính chính xác trong hạch toán
Ghi nhận giá trị thực tế tất cả các chi phí liên quan đến việc thu mua, vận chuyển, bảo quản, và gia công chế biến nguyên liệu, vật liệu phải được hạch toán đúng vào giá gốc của nguyên liệu, vật liệu theo từng mục chi phí cụ thể.
Phân loại đúng nguyên liệu theo các nhóm để đảm bảo việc hạch toán và phân bổ chi phí đúng đắn, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần theo dõi và hạch toán đúng các hao hụt nguyên liệu trong quá trình nhập khẩu, sản xuất để đảm bảo tính chính xác trong việc xác định giá trị tồn kho.
– Phương pháp tính trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho
Nguyên liệu, vật liệu tồn kho được tính giá theo một trong ba phương pháp sau, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp lựa chọn:
- Phương pháp giá đích danh áp dụng đối với những loại nguyên liệu, vật liệu có giá trị lớn hoặc mang tính đặc thù, dễ nhận diện. Giá trị tồn kho và giá xuất kho được tính theo đúng giá của từng lô hàng hóa cụ thể.
- Phương pháp bình quân gia quyền:
- Bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Giá trị tồn kho được tính lại sau mỗi lần nhập hàng.
- Bình quân gia quyền cuối kỳ: Giá trị tồn kho được tính dựa trên giá trị trung bình của hàng hóa trong kỳ và tồn đầu kỳ.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giá trị tồn kho cuối kỳ được tính dựa trên giá của các lô hàng nhập sau cùng, giả định hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước.
Doanh nghiệp phải duy trì tính nhất quán về phương pháp tính giá trong suốt niên độ kế toán. Nếu thay đổi phương pháp, doanh nghiệp cần giải trình lý do và đảm bảo sự minh bạch trong báo cáo tài chính.
– Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu phải được thực hiện tỉ mỉ, dựa trên các yếu tố sau:
- Phân loại theo từng kho, từng loại, nhóm, hoặc thứ nguyên liệu, vật liệu giúp doanh nghiệp quản lý chính xác lượng tồn kho và xác định chi phí sản xuất.
- Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu, cần điều chỉnh giá trị thực tế cuối kỳ bằng cách tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Công thức tính hệ số chênh lệch:
| Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL (1) | = | Giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ | + | Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ |
| Giá hạch toán của NVL tồn kho đầu kỳ | + | Giá hạch toán của NVL nhập kho trong kỳ |
Công thức tính giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ:
| Giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ | = | Giá hạch toán của NVL xuất dùng trong kỳ | x | Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL (1) |
– Không phản ánh vào tài khoản 152 các nguyên vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
Các nguyên vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp không được phản ánh vào tài khoản này bao gồm:
- Nguyên vật liệu nhận giữ hộ là các vật tư mà doanh nghiệp chỉ lưu giữ tạm thời cho bên khác, không được ghi nhận vào sổ sách kế toán của mình.
- Nguyên vật liệu nhận gia công thuộc quyền sở hữu của khách hàng, doanh nghiệp chỉ thực hiện gia công theo hợp đồng và không ghi nhận vào tài khoản 152.
- Nguyên vật liệu nhận từ bên giao ủy thác xuất nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của bên giao ủy thác, doanh nghiệp chỉ giữ vai trò trung gian.
2. Cách hạch toán nguyên vật liệu
Tham khảo các cách hạch toán sau cho nguyên vật liệu:
Trường hợp 1: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
– Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có các TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá thanh toán.
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (giá trị bao gồm thuế GTGT):
- Nợ TK 152: Tổng giá thanh toán.
- Có các TK 111, 112, 141, 331.
– Khi trả lại nguyên vật liệu, nhận chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán
- Trả lại nguyên liệu, vật liệu:
- Nợ TK 331: Phải trả cho người bán.
- Có TK 152: Giá trị nguyên liệu trả lại.
- Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Nhận chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:
- NVL còn tồn kho:
- Nợ TK 111, 112, 331.
- Có TK 152.
- NVL đã xuất dùng:
- Có các TK 621, 623, 627, 154, 241, 632, 641, 642.
- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có):
- Có TK 133.
- NVL còn tồn kho:
– Khi hàng mua chưa về nhập kho (Hàng mua đang đi đường)
- Cuối tháng, hàng chưa về:
- Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường (giá tạm tính).
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 331 hoặc các TK 111, 112, 141.
- Tháng sau, hàng về nhập kho:
- Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
- Có TK 151.
– Khi hưởng chiết khấu thanh toán từ người bán
- Nợ TK 331: Phải trả cho người bán.
- Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính.
– Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu
- Ghi nhận nguyên liệu nhập khẩu:
- Nợ TK 152: Giá trị NVL.
- Có TK 331, 3332, 3333, 33381 (thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường).
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
– Chi phí thu mua, vận chuyển NVL về kho
- Nợ TK 152: Chi phí thu mua.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có các TK 111, 112, 141, 331.
– NVL gia công, chế biến thuê ngoài hoặc tự chế
- Xuất NVL để gia công, chế biến:
- Nợ TK 154.
- Có TK 152.
- Phát sinh chi phí thuê ngoài:
- Nợ TK 154.
- Nợ TK 133 (nếu có).
- Có các TK 111, 112, 331.
- Nhập lại kho NVL sau gia công, chế biến:
- Nợ TK 152.
- Có TK 154.
– NVL phát hiện thừa hoặc thiếu khi kiểm kê
- Thừa chưa rõ nguyên nhân:
- Nợ TK 152.
- Có TK 338.
- Thiếu chưa rõ nguyên nhân:
- Nợ TK 138.
- Có TK 152.
– Xuất NVL để sử dụng
- Cho sản xuất, kinh doanh:
- Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642.
- Có TK 152.
- Cho xây dựng cơ bản:
- Nợ TK 241.
- Có TK 152.
Trường hợp 2: Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
– Đầu kỳ, kết chuyển trị giá tồn kho đầu kỳ
- Nợ TK 611: Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ.
- Có TK 152: Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ.
– Cuối kỳ, kết chuyển giá trị tồn kho cuối kỳ
- Nợ TK 152: Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ.
- Có TK 611: Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ.
>>>> Tìm hiểu Cách hạch toán thuế chống bán phá giá để biết thêm nhiều thông tin.
3. Lưu ý khi hạch toán nguyên vật liệu
Bạn cần lưu ý một số điều sau khi hạch toán nguyên vật liệu:
– Xác định giá trị hợp lý của nguyên vật liệu
Đảm bảo ghi nhận đúng giá trị thực tế, bao gồm giá mua, các chi phí liên quan (vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm, thuế không được khấu trừ, v.v.).
– Phân loại và quản lý NVL rõ ràng
Phân loại NVL theo nhóm (nguyên liệu chính, phụ liệu, vật liệu bao bì, v.v.) để dễ theo dõi và kiểm soát. Sử dụng mã vật liệu phù hợp để tránh nhầm lẫn.
– Chính xác về thời điểm ghi nhận
NVL nhập kho: Ghi nhận khi có đầy đủ chứng từ và kiểm nhận thực tế. NVL xuất kho: Ghi nhận theo giá trị tồn kho phù hợp (bình quân gia quyền, FIFO, hoặc phương pháp khác theo quy định).
– Tuân thủ chế độ kế toán
Sử dụng tài khoản phù hợp (TK 152, TK 621, v.v.). Theo dõi chi tiết trên các sổ kế toán NVL.
– Kiểm kê định kỳ
Thực hiện kiểm kê NVL thường xuyên để đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế. Xử lý chênh lệch (thiếu/thừa) theo quy định.
– Lưu trữ chứng từ đầy đủ
Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê, và các chứng từ liên quan phải được lưu trữ cẩn thận.
– Quản lý thuế liên quan
Phân biệt thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ để hạch toán chính xác. Đối với NVL nhập khẩu, ghi nhận đầy đủ các loại thuế, phí liên quan.
– Hạch toán các tình huống đặc biệt
Hóa đơn về trước/hàng về sau hoặc ngược lại. NVL thiếu/thừa trong quá trình kiểm kê hoặc nhập kho.
>>>> Xem thêm Chi phí mua chữ ký số hạch toán vào đâu? do Kế toán Kiểm toán ACC cung cấp.
4. Câu hỏi thường gặp
Khi có sự thay đổi trong giá nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần hạch toán như thế nào?
Khi có sự thay đổi về giá nguyên vật liệu (do biến động giá cả thị trường hoặc thay đổi nhà cung cấp), doanh nghiệp cần điều chỉnh giá trị nguyên vật liệu nhập kho và giá trị xuất kho sao cho phản ánh đúng giá trị thực tế của nguyên vật liệu.
- Nợ TK 152 (Giá trị nguyên vật liệu nhập kho theo giá mới).
- Có TK 331 (Phải trả người bán), nếu có sự thay đổi trong giá trị thanh toán.
Làm thế nào để kiểm soát hiệu quả chi phí nguyên vật liệu trong doanh nghiệp?
- Xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ để kiểm soát tồn kho.
- Ứng dụng phần mềm quản lý kho để tối ưu hóa việc nhập, xuất và tồn nguyên vật liệu.
Doanh nghiệp có cần theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu không?
Có, doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu để quản lý tồn kho, sử dụng đúng mục đích và đảm bảo hạch toán chính xác. Việc này có thể thực hiện thông qua sổ chi tiết nguyên vật liệu hoặc phần mềm quản lý kho.
Hạch toán nguyên vật liệu là điều quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán chi phí sản xuất và lợi nhuận. Việc nắm vững quy trình hạch toán nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực, tối ưu hóa chi phí và tuân thủ đúng các quy định tài chính. Hy vọng rằng qua bài viết về “Cách hạch toán nguyên vật liệu như thế nào?” Kế toán Kiểm toán ACC đã cung cấp đến doanh nghiệp cái nhìn rõ ràng và thực hiện hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác.
