Vay ngắn hạn là một nguồn vốn quan trọng để doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu tài chính ngắn hạn. Tuy nhiên, việc hạch toán các khoản vay này lại khiến nhiều kế toán băn khoăn. Bài viết này Kế toán kiểm toán ACC sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách hạch toán cho vay ngắn hạn một cách chính xác và dễ hiểu, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
1. Vay ngắn hạn là gì?
Vay ngắn hạn là một hình thức vay vốn mà người vay phải trả lại số tiền đã vay cùng với lãi suất trong một khoảng thời gian ngắn, thường dưới 12 tháng. Loại hình vay này được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu tài chính cấp bách, ngắn hạn của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Đặc điểm của vay ngắn hạn:
Thời hạn: Ngắn, thường dưới 12 tháng.
Mục đích: Đáp ứng nhu cầu tài chính ngắn hạn như:
- Chi trả các khoản chi phí đột xuất
- Bổ sung vốn lưu động cho doanh nghiệp
- Đầu tư vào các dự án ngắn hạn
- Thanh toán các khoản nợ đến hạn
Thủ tục: Thường đơn giản và nhanh chóng hơn so với các loại hình vay dài hạn.
Lãi suất: Thường cao hơn so với các loại hình vay dài hạn.
2. Phân loại vay ngắn hạn
Vay ngắn hạn, dù dành cho cá nhân hay doanh nghiệp, được phân loại dựa trên mục đích, hình thức, và đối tượng vay. Mỗi loại vay ngắn hạn đều mang những đặc điểm riêng, phản ánh tính chất và cách sử dụng nguồn vốn.
Phân loại theo mục đích vay
Vay ngắn hạn thường phục vụ nhu cầu tài chính cấp bách. Với doanh nghiệp, khoản vay này hỗ trợ vốn lưu động, giúp họ mua nguyên liệu, trả lương nhân viên, hoặc thanh toán nợ đến hạn. Trong khi đó, với cá nhân, vay ngắn hạn thường được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu tiêu dùng như học phí, sửa chữa nhà cửa, hoặc chi phí y tế.
Phân loại theo hình thức vay
Hình thức vay là yếu tố quan trọng trong việc phân loại vay ngắn hạn. Vay tín chấp dựa vào uy tín và khả năng tài chính của người vay, phù hợp với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ không có tài sản thế chấp. Ngược lại, vay thế chấp yêu cầu tài sản bảo đảm như bất động sản, xe hơi, hoặc hàng tồn kho, thường dành cho các khoản vay lớn hơn, đòi hỏi độ an toàn cao hơn cho bên cho vay.
Phân loại theo đối tượng vay
Đối tượng vay cũng tạo nên sự khác biệt trong các khoản vay ngắn hạn. Với doanh nghiệp, khoản vay này chủ yếu hướng đến việc duy trì hoạt động sản xuất, như thanh toán nguyên vật liệu hoặc xử lý các nhu cầu vốn lưu động khác. Đối với cá nhân, các khoản vay ngắn hạn thường giúp giải quyết các nhu cầu chi tiêu hàng ngày hoặc chi phí bất ngờ, như sửa chữa tài sản hoặc chi tiêu khẩn cấp.
Phân loại theo nguồn cho vay
Nguồn cung cấp khoản vay cũng đóng vai trò quan trọng trong phân loại. Ngân hàng thương mại là lựa chọn phổ biến với các điều kiện vay ổn định, lãi suất cạnh tranh và tính minh bạch cao. Tuy nhiên, các tổ chức tín dụng phi ngân hàng hoặc vay từ cá nhân, tổ chức khác mang lại sự linh hoạt cao hơn, nhưng có thể đi kèm lãi suất cao hơn hoặc rủi ro lớn hơn.
3. Cách hạch toán cho vay ngắn hạn như thế nào?
Vay ngắn hạn được hạch toán trên tài khoản nào?
Trước đây, theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, các khoản vay ngắn hạn được theo dõi trên tài khoản 311. Tuy nhiên, với sự thay đổi trong chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản vay ngắn hạn không còn được ghi nhận trên một tài khoản riêng biệt mà được hạch toán chi tiết trong Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Tài khoản 341 bao gồm cả các khoản vay ngắn hạn và dài hạn, nhưng không áp dụng cho các khoản vay từ phát hành trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi bắt buộc mua lại. Kế toán cần chi tiết hóa các khoản vay trong tài khoản này để phân biệt giữa vay ngắn hạn và dài hạn.
Khi chuyển đổi chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các số dư từ tài khoản cũ như:
- Tài khoản 311 – Nợ ngắn hạn,
- Tài khoản 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả,
- Tài khoản 342 – Nợ dài hạn,
đều được kết chuyển sang tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Cụ thể, tại Điều 126 của Thông tư này quy định:
“Số dư tài khoản cũ được chuyển đổi và theo dõi chi tiết trong tài khoản 341 để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán.”
Hạch toán vay ngắn hạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Kế toán vay ngắn hạn cần ghi nhận các nghiệp vụ phù hợp với bản chất giao dịch, bao gồm vay bằng tiền, vay chuyển thẳng cho người bán, hoặc các khoản chi phí đi vay phát sinh.
Vay bằng tiền
Khi vay ngắn hạn bằng tiền, tùy thuộc vào loại tiền tệ, kế toán ghi nhận như sau:
– Nếu vay bằng Đồng Việt Nam:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (nếu tiền được nhập quỹ)
Hoặc Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính
– Nếu vay bằng ngoại tệ:
Số tiền vay được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán:
Nợ TK 111 (hoặc TK 112): Số tiền ngoại tệ quy đổi
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính
Vay chuyển thẳng cho người bán
Khi vay để thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc người bán, tùy thuộc vào việc thuế GTGT đầu vào có được khấu trừ hay không:
– Nếu thuế GTGT được khấu trừ:
Giá trị hàng hóa, tài sản cố định, hoặc dịch vụ được ghi nhận theo giá chưa bao gồm thuế:
Nợ TK 152/153/156/211/213/241: Giá trị mua chưa thuế
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính
– Nếu thuế GTGT không được khấu trừ:
Giá trị tài sản hoặc hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT:
Nợ TK 152/153/156/211/213/241: Giá trị mua bao gồm thuế
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính
Chi phí đi vay
Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vay, ngoài lãi vay (như phí xử lý hồ sơ, phí bảo lãnh), được ghi nhận trực tiếp vào chi phí tài chính hoặc giá trị tài sản liên quan.
Ví dụ:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Hoặc Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (nếu chi phí liên quan đến tài sản đang xây dựng)
Có TK 111/112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Vay thanh toán hoặc ứng vốn cho người bán hoặc nhận thầu xây dựng cơ bản
Nợ TK 331, 641, 642, 811
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Vay để đầu tư vào công ty con, liên doanh, liên kết, hoặc mua cổ phiếu, trái phiếu
Nợ TK 221, 222, 228
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
4. Các câu hỏi thường gặp
Vay ngắn hạn được hạch toán trên tài khoản 311 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản vay ngắn hạn không còn được hạch toán trên tài khoản 311 như trước đây. Thay vào đó, toàn bộ các khoản vay, bao gồm cả vay ngắn hạn, được ghi nhận chi tiết trong Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính.
Khi vay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi nhận Nợ TK 111 hoặc TK 112.
Khi nhận tiền vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng, nếu tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng hoặc nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi Nợ TK 111 (tiền mặt) hoặc TK 112 (tiền gửi ngân hàng), đồng thời ghi Có TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính).
Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ được ghi nhận theo tỷ giá hạch toán tại thời điểm nhận tiền vay.
Các khoản vay bằng ngoại tệ phải được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán tại thời điểm giao dịch. Chênh lệch tỷ giá nếu có sẽ được xử lý theo quy định kế toán.
Trên đây là một số thông tin về Cách hạch toán cho vay ngắn hạn như thế nào? vào tài khoản nào?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
