Kế toán bán hàng là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, có nhiệm vụ phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, dịch vụ.
1. Tổng thể về kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và tiền – hàng trong khâu bán hàng, bao gồm:
- Xuất hóa đơn cho khách hàng;
- Ghi nhận doanh thu bán hàng;
- Tính thuế giá trị gia tăng;
- Quản lý công nợ phải thu;
- Lập báo cáo bán hàng.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và số liệu bán hàng cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, giúp họ nắm được tình hình doanh số, tài chính, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.
Công việc của kế toán bán hàng
Công việc của kế toán bán hàng bao gồm các nội dung chính sau:
Xuất hóa đơn bán hàng:
- Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến bán hàng như bảng báo giá, đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa…
- Lập hóa đơn bán hàng theo đúng quy định của pháp luật.
- Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ.
Ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Ghi nhận doanh thu bán hàng theo từng loại hàng hóa, dịch vụ.
- Tính thuế giá trị gia tăng (VAT) theo quy định của pháp luật.
Quản lý công nợ phải thu:
- Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng.
- Kiểm tra, đối chiếu công nợ phải thu với các chứng từ liên quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ thu hồi công nợ phải thu.
Lập báo cáo bán hàng:
- Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo từng loại hàng hóa, dịch vụ.
- Lập báo cáo công nợ phải thu.
- Lập các báo cáo bán hàng khác theo yêu cầu của cấp trên.
- Yêu cầu đối với kế toán bán hàng
Để trở thành một kế toán bán hàng, bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành kế toán, tài chính, kinh tế.
- Kiến thức chuyên môn: Có kiến thức vững chắc về các nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng.
- Kỹ năng tin học: Thành thạo các phần mềm kế toán, tin học văn phòng.
- Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, đối tác.
- Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.
Tiềm năng phát triển
Kế toán bán hàng là một vị trí kế toán có tiềm năng phát triển cao. Với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu tuyển dụng kế toán bán hàng ngày càng tăng cao. Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng có cơ hội thăng tiến lên các vị trí kế toán trưởng, giám đốc tài chính trong doanh nghiệp.
2. Các phương thức bán hàng trong kế toán bán hàng
Trong kế toán bán hàng, phương thức bán hàng là cách thức doanh nghiệp thực hiện việc giao hàng và nhận thanh toán từ khách hàng. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng đến các nghiệp vụ kế toán bán hàng, cụ thể là:
- Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: Phương thức bán hàng có thể ảnh hưởng đến thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng. Ví dụ, đối với phương thức bán hàng trả tiền trước, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng ngay khi nhận được tiền từ khách hàng, bất kể hàng hóa đã được giao hay chưa.
- Thời điểm ghi nhận giá vốn hàng bán: Phương thức bán hàng có thể ảnh hưởng đến thời điểm ghi nhận giá vốn hàng bán. Ví dụ, đối với phương thức bán hàng trả tiền sau, doanh nghiệp sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán khi hàng hóa được giao cho khách hàng, bất kể doanh nghiệp đã nhận được tiền từ khách hàng hay chưa.
- Chứng từ kế toán: Phương thức bán hàng có thể ảnh hưởng đến các loại chứng từ kế toán cần thiết để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng. Ví dụ, đối với phương thức bán hàng trực tiếp, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn bán hàng là đủ. Tuy nhiên, đối với phương thức bán hàng trả chậm, doanh nghiệp cần lập thêm hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền,…
Dựa trên thời điểm giao hàng và nhận thanh toán, có thể phân chia các phương thức bán hàng thành các loại sau:
- Phương thức giao hàng trước, nhận thanh toán sau: Phương thức này được áp dụng khi khách hàng đặt hàng và thanh toán tiền trước khi hàng hóa được giao. Khi khách hàng thanh toán tiền, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. Sau khi hàng hóa được giao, doanh nghiệp sẽ không cần ghi nhận lại doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán.
- Phương thức giao hàng sau, nhận thanh toán trước: Phương thức này được áp dụng khi khách hàng đặt hàng và nhận hàng trước khi thanh toán tiền. Khi hàng hóa được giao, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. Sau khi khách hàng thanh toán tiền, doanh nghiệp sẽ ghi nhận khoản tiền thu được từ khách hàng.
- Phương thức giao hàng và nhận thanh toán cùng lúc: Phương thức này được áp dụng khi khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại doanh nghiệp. Khi khách hàng thanh toán tiền, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán.
- Phương thức giao hàng và nhận thanh toán theo hạn: Phương thức này được áp dụng khi khách hàng đặt hàng và nhận hàng theo hạn thanh toán. Khi hàng hóa được giao, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. Sau đó, doanh nghiệp sẽ ghi nhận khoản tiền thu được từ khách hàng theo từng kỳ hạn thanh toán.
Ngoài ra, còn có một số phương thức bán hàng khác như:
- Phương thức bán hàng trả góp: Phương thức này được áp dụng khi khách hàng mua hàng trả góp theo kỳ hạn. Doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán theo từng kỳ hạn thanh toán.
- Phương thức bán hàng theo mẫu: Phương thức này được áp dụng khi khách hàng đặt hàng theo mẫu. Khi khách hàng đặt hàng, doanh nghiệp sẽ lập hợp đồng mua bán và ghi nhận doanh thu bán hàng. Sau đó, khi hàng hóa được giao, doanh nghiệp sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán.
Việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh: Một số loại hàng hóa, dịch vụ có thể phù hợp với phương thức bán hàng này nhưng lại không phù hợp với phương thức bán hàng khác. Ví dụ, phương thức bán hàng trả tiền trước thường được áp dụng cho các mặt hàng thời trang, điện tử,… có giá trị cao.
- Đối tượng khách hàng: Một số đối tượng khách hàng có thể thích hợp với phương thức bán hàng này nhưng lại không phù hợp với phương thức bán hàng khác. Ví dụ, phương thức bán hàng trả chậm thường được áp dụng cho các khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức,…
- Chính sách kinh doanh của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như chính sách tài chính, chính sách bán hàng,… để lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp.
3. Những phương thức thanh toán trong kế toán bán hàng
Trong kế toán bán hàng, phương thức thanh toán là một trong những yếu tố quan trọng cần được ghi nhận và hạch toán chính xác. Phương thức thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí, dòng tiền và các khoản phải thu/phải trả của doanh nghiệp.
Có thể phân loại phương thức thanh toán trong kế toán bán hàng thành hai nhóm chính:
- Phương thức thanh toán trực tiếp (thanh toán ngay)
Là phương thức thanh toán mà khách hàng thanh toán toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ ngay khi nhận hàng. Phương thức này có ưu điểm là doanh nghiệp thu được tiền ngay, giảm thiểu rủi ro bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên, phương thức này cũng có nhược điểm là doanh nghiệp phải chịu chi phí thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Phương thức thanh toán trả chậm (thanh toán sau)
Là phương thức thanh toán mà khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ sau khi nhận hàng. Phương thức này có ưu điểm là doanh nghiệp không phải chịu chi phí thanh toán ngay, có thể sử dụng vốn để đầu tư, sản xuất. Tuy nhiên, phương thức này cũng có nhược điểm là doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc không thanh toán.
Trong từng nhóm phương thức thanh toán, có thể chia thành các phương thức cụ thể như sau:
- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
Là phương thức thanh toán mà khách hàng trực tiếp giao tiền mặt cho nhân viên bán hàng hoặc cho kế toán. Phương thức này có ưu điểm là nhanh chóng, tiện lợi, tuy nhiên, doanh nghiệp phải chịu chi phí thu tiền mặt như tiền lẻ, tiền thừa, tiền tip,…
- Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản
Là phương thức thanh toán mà khách hàng chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Phương thức này có ưu điểm là an toàn, thuận tiện, tuy nhiên, doanh nghiệp phải mất thời gian để kiểm tra và đối chiếu số tiền khách hàng chuyển khoản.
- Phương thức thanh toán bằng thẻ
Là phương thức thanh toán mà khách hàng sử dụng thẻ thanh toán để thanh toán cho doanh nghiệp. Phương thức này có ưu điểm là nhanh chóng, tiện lợi, tuy nhiên, doanh nghiệp phải chịu chi phí thanh toán bằng thẻ như phí thanh toán thẻ, phí dịch vụ thẻ,…
- Phương thức thanh toán bằng tín dụng
Là phương thức thanh toán mà khách hàng được doanh nghiệp cho phép mua hàng hóa, dịch vụ trả góp trong một thời gian nhất định. Phương thức này có ưu điểm là giúp khách hàng có thể mua được hàng hóa, dịch vụ mà không cần phải có đủ tiền mặt, tuy nhiên, doanh nghiệp phải chịu chi phí cho khoản tín dụng như lãi suất, phí trả chậm,…
Việc lựa chọn phương thức thanh toán trong kế toán bán hàng cần căn cứ vào các yếu tố như:
- Nhu cầu của khách hàng
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với nhu cầu của khách hàng, chẳng hạn như khách hàng có nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt, bằng thẻ, bằng chuyển khoản,…
- Điều kiện kinh tế của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với điều kiện kinh tế của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh nghiệp có đủ khả năng chịu chi phí thanh toán bằng tiền mặt, bằng thẻ, bằng chuyển khoản,…
- Kế hoạch tài chính của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh nghiệp cần thu tiền ngay để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh,…
- Luật pháp và quy định của Nhà nước
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với luật pháp và quy định của Nhà nước, chẳng hạn như doanh nghiệp không được phép thu tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng,…
Việc lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí.
Trên đây là một số thông tin về Các phương thức thanh toán trong kế toán bán hàng. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
