Quy trình kế toán nhà hàng là một hệ thống các công việc, nghiệp vụ kế toán được thực hiện theo trình tự nhất định nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc quản lý, điều hành và ra quyết định của nhà hàng.
1. Quy trình kế toán nhà hàng là gì?
Quy trình kế toán nhà hàng là một quy trình quan trọng, giúp nhà hàng đảm bảo tính chính xác, trung thực và đầy đủ của thông tin kế toán, từ đó giúp nhà hàng nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
Quy trình kế toán nhà hàng bao gồm các bước chính sau:
Bước 1: Mở sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán nhà hàng bao gồm các loại sổ sau:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu: Sổ này dùng để ghi chép chi tiết các khoản nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
- Sổ tổng hợp nguyên vật liệu: Sổ này dùng để tổng hợp các khoản nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
- Sổ chi tiết công nợ khách hàng: Sổ này dùng để ghi chép chi tiết các khoản phải thu từ khách hàng.
- Sổ tổng hợp công nợ khách hàng: Sổ này dùng để tổng hợp các khoản phải thu từ khách hàng.
- Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp: Sổ này dùng để ghi chép chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp.
- Sổ tổng hợp công nợ nhà cung cấp: Sổ này dùng để tổng hợp các khoản phải trả cho nhà cung cấp.
- Sổ chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi chép chi tiết các khoản thu, chi tiền mặt tại quỹ của nhà hàng.
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: Sổ này dùng để ghi chép chi tiết các khoản thu, chi tiền gửi ngân hàng của nhà hàng.
- Sổ tổng hợp tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Sổ này dùng để tổng hợp các khoản thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của nhà hàng.
- Doanh nghiệp cần mở sổ sách kế toán nhà hàng theo đúng quy định của pháp luật.
Bước 2: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán nhà hàng cần thực hiện các bước sau:
Lập chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Các chứng từ kế toán thường được sử dụng trong nhà hàng bao gồm:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu thu tiền mặt
- Phiếu chi tiền mặt
- Ủy nhiệm thu
- Ủy nhiệm chi
- Hóa đơn bán hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Bảng lương *…
Ghi sổ kế toán: Căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán nhà hàng ghi sổ kế toán theo đúng quy định.
Bước 3: Theo dõi, kiểm soát
Kế toán nhà hàng cần thường xuyên theo dõi, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin. Việc theo dõi, kiểm soát bao gồm các nội dung sau:
- Kiểm tra, đối chiếu số dư nguyên vật liệu, hàng hóa, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trên sổ sách kế toán với thực tế.
- Xác định các khoản nguyên vật liệu, hàng hóa thừa, thiếu và thực hiện các biện pháp xử lý.
- Kiểm soát các khoản thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Kiểm soát các khoản phải thu, phải trả.
Bước 4: Lập báo cáo tài chính
Cuối kỳ kế toán, kế toán nhà hàng cần lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của pháp luật. Báo cáo tài chính nhà hàng bao gồm các báo cáo sau:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Quy trình kế toán nhà hàng có một số đặc thù riêng, cần lưu ý như sau:
- Nhà hàng có đặc thù là hoạt động kinh doanh dịch vụ, do đó các nghiệp vụ kế toán liên quan đến dịch vụ cần được hạch toán đầy đủ, chính xác.
- Nhà hàng có nhiều khoản thu, chi bằng tiền mặt, do đó cần thực hiện các biện pháp kiểm soát chặt chẽ các khoản thu, chi tiền mặt để đảm bảo an toàn, tiết kiệm.
- Nhà hàng có nhiều khoản phải thu, phải trả, do đó cần thực hiện các biện pháp quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả để đảm bảo thu hồi nợ, thanh toán đúng hạn.
2. Vì sao cần quy trình kế toán nhà hàng
Nhà hàng là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống, có đặc thù riêng về hoạt động kinh doanh, nhân lực,… Do đó, việc xây dựng và áp dụng quy trình kế toán nhà hàng là một yêu cầu quan trọng đối với các nhà hàng.
Quy trình kế toán nhà hàng là một hệ thống các quy định, hướng dẫn, thủ tục, biểu mẫu,… được áp dụng để ghi nhận, theo dõi, kiểm soát và báo cáo về tình hình tài chính của nhà hàng. Quy trình này có ý nghĩa quan trọng đối với nhà hàng, cụ thể như sau:
- Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về tình hình tài chính của nhà hàng
Quy trình kế toán nhà hàng giúp nhà hàng ghi nhận, theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính, bao gồm: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí,… Thông tin về tình hình tài chính được cung cấp một cách chính xác, đầy đủ sẽ giúp nhà hàng có cơ sở để:
* Lập báo cáo tài chính trung thực, phản ánh đúng tình hình tài chính của nhà hàng
* Xác định khả năng thanh toán của nhà hàng
* Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của nhà hàng
* Đưa ra các quyết định về tài chính, đầu tư,… của nhà hàng
- Giảm thiểu rủi ro về tài chính của nhà hàng
Quy trình kế toán nhà hàng giúp nhà hàng kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính, từ đó giảm thiểu các rủi ro như:
* Thất thoát tài sản, dẫn đến tình trạng thua lỗ, phá sản của nhà hàng
* Lừa đảo, gian lận tài chính, dẫn đến thiệt hại tài chính cho nhà hàng
* Các rủi ro tài chính khác như rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá,…
- Nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của nhà hàng
Quy trình kế toán nhà hàng giúp nhà hàng tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến tài chính, chẳng hạn như:
* Quản lý tốt dòng tiền của nhà hàng
* Giảm thiểu chi phí tài chính
* Tăng cường khả năng kiểm soát tài chính của nhà hàng
Tóm lại, quy trình kế toán nhà hàng là một công cụ quan trọng giúp nhà hàng quản lý tài chính hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nhà hàng cần xây dựng và áp dụng quy trình kế toán nhà hàng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.
Để xây dựng quy trình kế toán nhà hàng hiệu quả, nhà hàng cần lưu ý các yếu tố sau:
- Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của nhà hàng
- Đảm bảo tính khoa học, logic
- Hiệu quả và tiết kiệm chi phí
- Được cập nhật thường xuyên theo quy định của pháp luật
Dưới đây là một số nội dung cơ bản của quy trình kế toán nhà hàng:
- Kế toán hàng tồn kho: Là quá trình ghi nhận, theo dõi, kiểm soát số lượng, giá trị, chủng loại, tình trạng của hàng tồn kho, bao gồm: nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm,…
- Kế toán mua hàng: Là quá trình ghi nhận, theo dõi, kiểm soát các nghiệp vụ mua hàng, bao gồm: giá mua, số lượng, chi phí vận chuyển,…
- Kế toán bán hàng: Là quá trình ghi nhận, theo dõi, kiểm soát các nghiệp vụ bán hàng, bao gồm: giá bán, số lượng, chiết khấu, giảm giá,…
- Kế toán phải thu khách hàng: Là quá trình ghi nhận, theo dõi, kiểm soát các khoản nợ phải thu của khách hàng, bao gồm: số tiền, kỳ hạn thanh toán, khách hàng,…
- Kế toán vốn bằng tiền: Là quá trình ghi nhận, theo dõi, kiểm soát các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển khoản,…
- Kế toán chi phí: Là quá trình ghi nhận, theo dõi, kiểm soát các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của nhà hàng, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao, chi phí quản lý,…
3. Các bước trong quy trình kế toán nhà hàng
Quy trình kế toán nhà hàng là một chuỗi các bước được thực hiện nhằm ghi nhận, theo dõi, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh nhà hàng. Quy trình này giúp nhà hàng đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Dưới đây là các bước chính trong quy trình kế toán nhà hàng:
- Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Bước đầu tiên trong quy trình kế toán nhà hàng là tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể bao gồm: mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất,…
- Lập chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng quy định của pháp luật.
- Xử lý kiểm tra chứng từ kế toán
Kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
- Ghi sổ kế toán
Ghi sổ kế toán là quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp vào các sổ kế toán. Sổ kế toán là công cụ giúp kế toán theo dõi, kiểm soát và quản lý tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thực hiện bút toán kế toán
Bút toán kế toán là việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán. Bút toán kế toán được thực hiện trên cơ sở các thông tin đã ghi chép trong sổ sách kế toán.
- Lập báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán. Báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán
Chứng từ, sổ sách kế toán cần được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.
Để đảm bảo quy trình kế toán nhà hàng được thực hiện hiệu quả, nhà hàng cần xây dựng quy trình kế toán nhà hàng phù hợp với đặc điểm hoạt động của nhà hàng. Quy trình kế toán nhà hàng cần được cụ thể hóa thành các quy định, hướng dẫn cụ thể, dễ hiểu và dễ thực hiện.
Ngoài ra, nhà hàng cần trang bị cho đội ngũ kế toán có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để thực hiện tốt quy trình kế toán nhà hàng.
Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện quy trình kế toán nhà hàng:
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng quy định của pháp luật.
- Chứng từ kế toán cần được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng quy định của pháp luật.
- Việc xử lý kiểm tra chứng từ kế toán cần được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.
- Việc ghi sổ kế toán cần được thực hiện chính xác, kịp thời để đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán.
- Việc thực hiện bút toán kế toán cần được thực hiện chính xác, kịp thời để đảm bảo tính logic, liên tục của thông tin kế toán.
- Báo cáo tài chính cần được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng quy định của pháp luật.
- Chứng từ, sổ sách kế toán cần được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát.
Các tài khoản kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh nhà hàng
- TK 152 – Nguyên vật liệu
- TK 153 – Công cụ dụng cụ
- TK 155 – Thành phẩm
- TK 156 – Hàng hóa
- TK 331 – Phải trả cho người bán
- TK 131 – Phải thu khách hàng
- TK 111 – Tiền mặt
- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- TK 632 – Giá vốn hàng bán
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 512 – Doanh thu bán hàng theo giá gốc
- TK 811 – Chi phí bán hàng
Trên đây là một số thông tin về quy trình kế toán nhà hàng. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
