Biên bản họp là một tài liệu quan trọng ghi lại toàn bộ nội dung thảo luận, quyết định tại các cuộc họp của công ty cổ phần. Việc lập biên bản họp không chỉ đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong quá trình ra quyết định mà còn có giá trị pháp lý trong nhiều trường hợp. Bài viết này sẽ cung cấp các mẫu biên bản họp của công ty cổ phần, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế.
1. Biên bản họp của công ty cổ phần là gì?
Biên bản họp của công ty cổ phần là một văn bản ghi chép đầy đủ, chính xác và chi tiết về quá trình diễn ra một cuộc họp của công ty cổ phần. Nội dung biên bản bao gồm các thông tin như:
- Thông tin chung: Tên công ty, thời gian, địa điểm, người chủ trì, người tham dự, chương trình họp.
- Nội dung thảo luận: Các vấn đề được đưa ra thảo luận, ý kiến đóng góp của từng thành viên, quyết định được thông qua.
- Kết luận: Tổng kết nội dung cuộc họp, giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc bộ phận liên quan.
- Người ký: Người chủ trì và thư ký cuộc họp.
2. Mẫu biên bản họp của công ty cổ phần
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020 không có quy định về mẫu biên bản họp của công ty cổ phần. Tuy nhiên, có thể tham khảo mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần dưới đây:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày…….tháng…….năm …….
BIÊN BẢN HỌP CÔNG TY CỔ PHẦN
(V/v : …………………………)
Hôm nay, vào lúc … ngày … tại văn phòng Công ty …… đã diễn ra cuộc họp với các nội dung sau:
I/ Thành phần tham dự cuộc họp gồm:
II/ Nội dung trình bày trong cuộc họp:
………………………………………………………………
………………………………………………………………
Cuộc họp công ty kết thúc vào lúc ………………………. ngày ……………
Thư ký cuộc họp (Chữ ký) Chủ trì cuộc họp (Chữ ký)
Tải về: TẠI ĐÂY
3. Bố cục cần có trong một biên bản cuộc họp của công ty cổ phần
Biên bản cuộc họp cần có bố cục rõ ràng và khoa học, với đầy đủ các thông tin sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ của Việt Nam và tên của văn bản.
- Thời gian lập biên bản cuộc họp (ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm).
- Thành phần tham dự cuộc họp, bao gồm: chủ trì, thư ký, các ủy viên, và các thành phần khác.
- Diễn biến cuộc họp: ghi chi tiết nội dung thảo luận và các ý kiến theo trình tự thời gian.
- Kết thúc cuộc họp: nêu rõ thời gian kết thúc, số phiếu biểu quyết, và những nội dung đã được thống nhất.
- Thủ tục ký xác nhận của chủ trì và thư ký cuộc họp.
4. Những lưu ý cần phải biết khi viết biên bản cuộc họp của công ty cổ phần
Khi viết biên bản cuộc họp của công ty cổ phần, cần lưu ý các điểm quan trọng sau:
- Bảo đảm tính chính xác và trung thực của nội dung
- Biên bản phải ghi chép trung thực các nội dung trao đổi, ý kiến phát biểu của các thành viên, và không bỏ sót bất kỳ phần nào quan trọng.
- Cần ghi lại chính xác các quyết định, biểu quyết, và kết quả của các vấn đề đã thảo luận trong cuộc họp.
- Trình bày bố cục khoa học và đầy đủ thông tin
- Đảm bảo biên bản có đủ các phần: quốc hiệu và tiêu ngữ, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung cuộc họp và kết quả cuối cùng.
- Nội dung cần được sắp xếp theo trình tự thời gian để dễ theo dõi và đảm bảo tính mạch lạc.
- Ghi rõ thành phần tham dự và quyền biểu quyết
- Nêu rõ danh sách các cổ đông hoặc đại diện của cổ đông tham dự, đồng thời xác định quyền biểu quyết của từng thành viên để thuận tiện cho việc tính kết quả biểu quyết.
- Các trường hợp vắng mặt hoặc có đại diện thay thế cũng cần được ghi rõ.
- Ghi lại chi tiết các biểu quyết và kết quả biểu quyết
- Đối với các nội dung cần biểu quyết, biên bản phải ghi rõ tỷ lệ đồng ý, phản đối và không ý kiến của các thành viên tham dự, tránh nhầm lẫn trong kết quả quyết định.
- Kết quả biểu quyết là căn cứ pháp lý cho các quyết định quan trọng của công ty, do đó cần đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.
- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin
- Nội dung biên bản cuộc họp, đặc biệt là các quyết định liên quan đến tài chính, nhân sự và chiến lược kinh doanh của công ty, cần được bảo mật theo quy định.
- Chỉ các cổ đông và thành viên có quyền lợi hợp pháp mới được tiếp cận biên bản.
- Tuân thủ quy định về chữ ký xác nhận
- Biên bản phải có chữ ký xác nhận của chủ tọa cuộc họp và thư ký để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực. Các chữ ký này khẳng định biên bản đã được ghi lại đúng sự thật và được tất cả thành viên liên quan chấp thuận.
- Trong trường hợp cần thiết, chữ ký của tất cả các cổ đông tham dự cũng có thể được yêu cầu để đảm bảo tính đồng thuận.
- Thời gian hoàn thành và lưu trữ biên bản
- Biên bản cần được hoàn thiện ngay sau cuộc họp hoặc trong thời gian sớm nhất có thể, tránh sai sót do quên hoặc thiếu thông tin.
- Đảm bảo biên bản được lưu trữ hợp lệ theo quy định của công ty, tạo điều kiện cho việc tra cứu và kiểm tra khi cần thiết.
5. Câu hỏi thường gặp
Tại sao biên bản họp lại quan trọng đối với công ty cổ phần?
- Trả lời: Biên bản họp đóng vai trò như một bằng chứng pháp lý, ghi lại các quyết định quan trọng, giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và hỗ trợ công tác quản lý của công ty.
Ai có trách nhiệm lập biên bản họp?
- Trả lời: Thông thường, thư ký cuộc họp sẽ có trách nhiệm lập biên bản. Tuy nhiên, tùy theo quy định của từng công ty, người chủ trì hoặc một thành viên khác cũng có thể đảm nhiệm công việc này.
Biên bản họp cần được lưu trữ trong bao lâu?
- Trả lời: Theo quy định của pháp luật, biên bản họp cần được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định, thường là từ 5 năm trở lên. Thời gian lưu trữ cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình công ty và quy định của pháp luật.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu biên bản họp của công ty cổ phần. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
