Mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán

Biên bản bàn giao chứng từ kế toán là một tài liệu quan trọng trong quá trình chuyển giao thông tin tài chính giữa các bộ phận hoặc công ty khác nhau. Nó ghi chép và xác nhận việc trao đổi thông tin liên quan đến giao dịch tài chính, sự kiện quan trọng, và sự thống nhất về số liệu kế toán. Biên bản này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kế toán, đồng thời làm cơ sở cho quá trình kiểm toán và quản lý tài chính hiệu quả. Sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giới thiệu cho bạn về biên bản bàn giao chứng từ kế toán.

1. Định nghĩa biên bản bàn giao chứng từ kế toán

Biên bản bàn giao chứng từ kế toán là văn bản ghi nhận việc chuyển giao các chứng từ kế toán giữa các cá nhân, bộ phận, hoặc đơn vị trong một tổ chức, doanh nghiệp. Biên bản này giúp xác định rõ ràng trách nhiệm của các bên liên quan, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và đầy đủ của các chứng từ kế toán trong quá trình bàn giao.

Mục đích của biên bản bàn giao chứng từ kế toán:

• Xác nhận việc bàn giao và tiếp nhận các chứng từ kế toán giữa hai bên.
• Đảm bảo tính hợp pháp, đầy đủ và chính xác của các chứng từ trước khi tiếp nhận.
• Hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ hồ sơ kế toán.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc thất lạc chứng từ.
• Là cơ sở pháp lý khi có tranh chấp hoặc kiểm toán.

Nội dung chính của biên bản bàn giao chứng từ kế toán:

• Thông tin về bên giao và bên nhận: Ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận công tác của người bàn giao và người nhận.
• Thời gian bàn giao: Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện bàn giao.
• Danh mục chứng từ bàn giao: Liệt kê chi tiết các loại chứng từ, số lượng, thời gian phát sinh và tình trạng chứng từ.
• Trách nhiệm của các bên: Cam kết về việc kiểm tra, bảo quản và sử dụng đúng mục đích các chứng từ bàn giao.
• Chữ ký xác nhận: Cả hai bên ký tên, đóng dấu (nếu có) để xác nhận việc bàn giao.

Biên bản bàn giao chứng từ kế toán có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp như: bàn giao giữa các kế toán viên, giữa phòng kế toán và kiểm toán nội bộ, hoặc khi có sự thay đổi nhân sự liên quan đến công tác kế toán.

>>> Xem thêm Liên chứng từ kế toán là gì? Các chứng từ bắt buộc nào? cùng ACC.

2. Công tác thực hiện và nội dung bàn giao công việc kế toán

Quy trình bàn giao công việc kế toán cần được thực hiện một cách cẩn thận nhằm đảm bảo sự liên tục, chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính. Dưới đây là các bước quan trọng trong quá trình này:

– Chuẩn bị trước quá trình bàn giao

Xác định người hoặc bộ phận nhận bàn giao: Thường là kế toán mới, trưởng phòng kế toán hoặc bộ phận kế toán của công ty.

Lập kế hoạch và thời gian bàn giao: Đề xuất lộ trình và thời gian cụ thể để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp.

– Lập biên bản bàn giao công việc kế toán

Biên bản bàn giao cần đầy đủ các thông tin: tiêu đề, thời gian thực hiện, họ tên và chức vụ của bên bàn giao – bên nhận bàn giao, nội dung bàn giao.

Xác định phạm vi và mục đích bàn giao nhằm đảm bảo trách nhiệm rõ ràng giữa các bên.

– Nội dung bàn giao công việc kế toán

Bàn giao hồ sơ kế toán: Bao gồm sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai thuế, chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu – chi, chứng từ ngân hàng, hồ sơ lương, bảo hiểm xã hội, hợp đồng kinh tế, báo cáo quản trị,…).

Bàn giao tài sản kế toán (nếu có): Máy tính, phần mềm kế toán, tài liệu hướng dẫn.

Cung cấp thông tin đăng nhập và quyền truy cập: Các tài khoản phần mềm kế toán (MISA, FAST, Bravo,…), tài khoản kê khai thuế (HTKK, iTax, eTax), tài khoản ngân hàng.

Giới thiệu quy trình kế toán nội bộ: Trình bày cách vận hành kế toán trong doanh nghiệp, bao gồm chu kỳ kế toán, lịch nộp báo cáo thuế, quy trình xử lý chứng từ,….

Bàn giao các công việc đang xử lý dang dở: Báo cáo thuế chưa nộp, hồ sơ kế toán chưa hoàn thiện hoặc những công việc còn tồn đọng.

–  Xác nhận và ký kết biên bản bàn giao

Cả hai bên kiểm tra và xác nhận nội dung bàn giao.

Ký kết biên bản bàn giao và lưu trữ để làm căn cứ pháp lý sau này.

– Kiểm tra và hoàn tất quá trình bàn giao

Đối chiếu lại các số liệu, tài liệu để đảm bảo không có sai sót hoặc thiếu sót.

Hỗ trợ người nhận bàn giao tiếp cận công việc mới, giải đáp thắc mắc trong giai đoạn đầu.

Việc bàn giao công việc kế toán đúng quy trình, minh bạch và đầy đủ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kế toán ổn định, hạn chế rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

>>> Tìm hiểu Các nội dung quy định về chứng từ kế toán và kiểm kê tại đây.

3. Mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán 

Dưới đây là một mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán thông dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—–oOo——

BIÊN BẢN BÀN GIAO

Hôm nay, ngày 09 tháng 05 năm 2019.

Đại diện cho bên B   : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ABC

 Người đại diện         :   Bà Quách Thị T

 Chức vụ                   :   Giám Đốc

 Địa chỉ                       :   Số 9 ngách 299/15 Thụy Khuê, phường Bưởi, Tây Hồ, Hà Nội

Email                          :  abc2015.ca@gmail.com                  Website:  abc123.vn

Mã số thuế                 :   0106541552

Đại diện cho bên B     :  CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TƯ VẤN ÁNH DƯƠNG

 Người đại diện           :  Ông Lương Minh Khoa

 Chức vụ                     :  

 Địa chỉ                       :   45khu TT Trung Đoàn 17 (Km12+100 đường Ngọc Hồi) – Xã Ngũ Hiệp – Huyện Thanh Trì – Hà Nội.

 Điện thoại                  :

Để phục vụ cho việc kết thúc hợp đồng dịch vụ tư vấn kế toán của 2 bên. Bên A tiến hành bàn giao cho Bên B những hồ sơ sổ sách tài liệu năm 2018 sau:

STT	NỘI DUNG	SỐ LƯỢNG	GHI CHÚ
1	Sổ nhật ký chung	1
2	Sổ cái
3	Sổ chi tiết	1
4	Sổ Báo cáo tài chính	1
5	Sổ quỷ tiền mặt	1
6	Sổ tiền gửi ngân hàng	1
7	Bảng phân bổ chi phí trả trước	1
8	Báo cáo thuế	1
9	Phiếu thu, phiếu chi	1	Toàn bộ phiếu thu chi năm 2018
10	Chứng minh thư cộng tác viên	80
11	Hóa đơn đầu vào dịch vụ tư vấn quý 1	1
12	Bảng kết quả đăng ký mã số thuế TNCN	1	File mềm
13	Hệ thống sổ lương và thang bảng lương, bảng chấm công, HĐLĐ năm 2018	1	File mềm

Biên bản này được lập thành 2 bản mỗi bên giữ 1 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Đại diện khách hàng (ký đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Đại diện ABC (ký đóng dấu, ghi rõ họ tên)

>>> Tải: Mẫu biên bản bàn giao chứng từ kế toán

4. Câu hỏi thường gặp

Biên bản bàn giao chứng từ kế toán có giá trị pháp lý không?

Có. Biên bản này là cơ sở pháp lý để chứng minh việc bàn giao chứng từ giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp.

Có bắt buộc phải lập biên bản bàn giao chứng từ kế toán khi thay đổi kế toán trưởng không?

Có. Khi thay đổi kế toán trưởng, cần có biên bản bàn giao để tránh tranh chấp liên quan đến số liệu kế toán.

Có thể lập biên bản bàn giao chứng từ kế toán bằng văn bản điện tử không?

Có. Nếu được ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ, biên bản điện tử vẫn có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Biên bản bàn giao chứng từ kế toán là một tài liệu quan trọng giúp xác nhận quá trình chuyển giao chứng từ giữa các cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức, đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp sau này. Việc lập biên bản đầy đủ, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ công tác kế toán, kiểm toán diễn ra hiệu quả hơn. Hy vọng, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp đến bạn các thông tin hữu ích về biên bản bàn giao chứng từ kế toán và các thông tin liên quan về vấn đề, nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ ACC để được tư vấn nhé!