Bảng cân đối kế toán không cân phải làm sao ? Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Một bảng cân đối kế toán được coi là cân khi tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn. Tuy nhiên, trong thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng bảng cân đối kế toán không cân. Vậy nguyên nhân của tình trạng này là gì và cách khắc phục như thế nào?
1. Bảng cân đối kế toán không cân là gì ?
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Một bảng cân đối kế toán được coi là cân khi tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.
Bảng cân đối kế toán được chia thành hai phần chính:
- Phần tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
- Phần nguồn vốn: Phản ánh toàn bộ nguồn vốn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp, bao gồm nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn vốn nợ phải trả.
Bảng cân đối kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các bên liên quan, bao gồm:
- Chủ doanh nghiệp: Bảng cân đối kế toán giúp chủ doanh nghiệp nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
- Nhà đầu tư: Bảng cân đối kế toán giúp nhà đầu tư đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định đầu tư.
- Ngân hàng: Bảng cân đối kế toán giúp ngân hàng đánh giá khả năng trả nợ của doanh nghiệp, từ đó quyết định cho vay.
- Cơ quan thuế: Bảng cân đối kế toán là một trong những căn cứ để cơ quan thuế tính thuế cho doanh nghiệp.
Để xây dựng bảng cân đối kế toán, kế toán cần căn cứ vào các tài khoản kế toán và quy định của kế toán. Bảng cân đối kế toán được lập theo nguyên tắc cân đối, tức là tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn.
Bảng cân đối kế toán không cân là một bảng cân đối kế toán có tổng tài sản không bằng tổng nguồn vốn. Tình trạng này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân
2. Nguyên Nhân Bảng Cân Đối Kế Toán Không Cân
- Trường hợp 1: Cột Đầu Kỳ/Chỉ Tiêu Tổng Tài Sản Không Bằng Chỉ Tiêu Tổng Nguồn Vốn
Nguyên nhân phổ biến khiến bảng cân đối kế toán mất cân đối là sự chênh lệch giữa cột Đầu Kỳ/Chỉ Tiêu Tổng Tài Sản và Tổng Nguồn Vốn. Điều này có thể xuất phát từ việc nhập số sai dư đầu kỳ trong quá trình kế toán tổng hợp, hoặc có thể do chuyển số dư giữa các năm chưa khớp hoặc hoàn thiện, dẫn đến chênh lệch số liệu đầu kỳ giữa phần Tài Sản và Nguồn Vốn.
Ngoài ra, còn có thể là do kế toán tổng hợp sử dụng công thức không chính xác hoặc thực hiện điều chỉnh không đúng với công thức được thiết lập trong báo cáo tài chính, gây ra chênh lệch giữa chỉ tiêu Tài Sản và Nguồn Vốn ở cột Đầu Kỳ.
- Trường hợp 2: Cột Cuối Kỳ/Chỉ Tiêu Tổng Tài Sản Không Bằng Tổng Nguồn Vốn
Một nguyên nhân khác dẫn đến mất cân đối trên bảng cân đối kế toán là khi cột Cuối Kỳ/Chỉ Tiêu Tổng Tài Sản không bằng chỉ tiêu Tổng Nguồn Vốn. Có thể do kế toán viên quên thực hiện kết chuyển lãi lỗ, hoặc đã kết chuyển nhưng có sự điều chỉnh chứng từ liên quan đến các tài khoản 5, 6, 7, 8, 9 mà quên cập nhật, dẫn đến sự tồn tại số dư của các tài khoản này trong bảng cân đối kế toán.
Ngoài ra, trong quá trình kinh doanh, các giao dịch kế toán phát sinh ngoài danh sách tài khoản chính cần tạo thêm nhiều tiểu tài khoản để đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ. Điều này khiến hệ thống tài khoản trở nên phức tạp, dễ gây sai sót trong quá trình tổng hợp.
Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác có thể gây mất cân đối trên bảng cân đối kế toán như: sai sót trong quá trình định khoản, nhập sai số lượng hàng tồn kho, số tiền mặt âm trong quỹ của doanh nghiệp, vv.
- Các giao dịch được nhập không chính xác – Nếu bạn mắc lỗi khi nhập một giao dịch vào hệ thống kế toán của mình, điều đó có thể gây ra sự mất cân bằng trong bảng cân đối kế toán của bạn.
- Dữ liệu bị hỏng hoặc dữ liệu bị thất lạc – Nếu dữ liệu tạo nên các mục trên bảng cân đối kế toán của bạn đã bị hỏng hoặc bị thất lạc, điều này có thể dẫn đến sự mất cân bằng trong các con số.
- Giao dịch bằng các loại tiền tệ khác nhau – Nếu bạn đang giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau, điều này có thể dẫn đến việc khó tính toán chính xác tỷ giá hối đoái và có thể dẫn đến sự mất cân đối trong các số liệu trên bảng cân đối kế toán của bạn.
- Thay đổi hàng tồn kho – Nếu có sự thay đổi về mức hàng tồn kho kể từ lần cuối cùng bạn cập nhật tài khoản của mình, đây cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến sự mất cân đối trong số liệu của bạn.
- Điều chỉnh vốn chủ sở hữu – Nếu có bất kỳ điều chỉnh vốn chủ sở hữu nào kể từ lần cuối cùng bạn cập nhật tài khoản của mình, điều này cũng có thể gây ra sự mất cân đối trên bảng cân đối kế toán.
- Các giao dịch không được ghi lại – Nếu có bất kỳ giao dịch nào không được ghi lại chính xác hoặc hoàn toàn không được ghi lại trên sổ sách, cũng có thể dẫn đến sự mất cân đối giữa tài sản và nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán.
- Các dấu áp dụng sai – Các dấu như cộng, trừ cần được áp dụng đúng khi nhập liệu vào hệ thống kế toán; nếu chúng không được áp dụng một cách chính xác, nó có thể dẫn đến sự mất cân bằng trên bảng cân đối kế toán.
- Chi phí hoặc thu nhập không được ghi nhận – Bất kỳ khoản chi phí hoặc thu nhập nào không được ghi nhận sẽ ảnh hưởng đến cả hai vế của phương trình và có thể dẫn đến một con số không cân đối trên bảng cân đối kế toán nếu không được hạch toán đúng cách.
- Lãi/lỗ chưa thực hiện – Lãi và lỗ chưa thực hiện xảy ra khi các khoản đầu tư được nắm giữ những giá trị của chúng thay đổi theo thời gian. Nếu những điều này không được tính đến, chúng có thể tạo ra sự mất cân đối trên sổ sách của công ty, gây chênh lệch trên bảng cân đối kế toán của công ty.
- Khả năng hiển thị số dư séc kém – Khả năng hiển thị số dư séc kém có nghĩa là khó xác định nhanh chóng sự khác biệt, điều này sau đó có thể dẫn đến việc ghi sai vào tài khoản dẫn đến số liệu không cân đối xuất hiện trên sổ sách và bảng cân đối kế toán của công ty!
- Lỗi kỹ thuật: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tình trạng bảng cân đối kế toán không cân. Lỗi kỹ thuật có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu, tính toán,… Ví dụ, có thể do kế toán nhập sai số liệu, tính sai số liệu, hoặc do sai sót trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán.
- Lừa đảo, gian lận: Lừa đảo, gian lận là nguyên nhân nghiêm trọng nhất dẫn đến tình trạng bảng cân đối kế toán không cân. Lừa đảo, gian lận có thể xảy ra do chủ ý của một cá nhân hoặc nhóm người nhằm chiếm đoạt tài sản của doanh nghiệp. Ví dụ, có thể do kế toán lập khống chứng từ, hoặc do kế toán ghi nhận sai giá trị tài sản, nguồn vốn.
3. Phương Pháp Giúp Bảng Cân Đối Kế Toán Cân
Khi bảng cân đối kế toán xuất hiện sai lệch, quá trình giải quyết của kế toán tổng hợp đòi hỏi những bước cụ thể như sau:
- Đầu tiên, kế toán viên cần thực hiện kiểm tra lại các bút toán kết chuyển cuối kỳ, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của mỗi bút toán. Điều này giúp tránh tình trạng ghi nhận doanh thu, chi phí mà không kết chuyển lãi/lỗ, từ đó làm mất cân đối trên bảng kế toán của doanh nghiệp.
- Tiếp theo, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu số liệu ở các tài khoản với sổ theo dõi chi tiết. Việc đối chiếu số dư và số phát sinh trong các tài khoản như 111, 112, 1331 là quan trọng. Ngoài ra, kế toán tổng hợp nên so sánh số liệu tài khoản 142, 242, 214 với dữ liệu trong phân bổ chi phí trả trước hoặc bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Đối chiếu cũng nên thực hiện trên bảng chi tiết nhập – xuất kho, hàng tồn kho với tài khoản 151, 157,… Quá trình kiểm tra số dư Nợ – Có của các tài khoản có thể giúp phát hiện điểm sai sót gây mất cân đối trên bảng cân đối kế toán.
Cuối cùng, sau khi xác định được lỗi sai, kế toán tổng hợp cần tiến hành điều chỉnh theo nguyên tắc chung đã được quy định. Nếu có nhầm lẫn trong quá trình định khoản, sẽ cần thực hiện sửa chữa và kèm theo văn bản giải trình cụ thể.
4. Các Biện Pháp Hạn Chế Khi Lập Bảng Cân Đối Kế Toán
Để giảm thiểu khả năng mất cân đối khi lập bảng cân đối kế toán, doanh nghiệp và kế toán viên có thể áp dụng các biện pháp sau:
Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp: Các doanh nghiệp hiện nay có thể tirer ổn định và chính xác thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Những công cụ này thường được thiết kế với nhiều chức năng hỗ trợ, giúp doanh nghiệp và bộ phận kế toán xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Một số doanh nghiệp lớn thậm chí chọn cách thiết kế phần mềm riêng, đáp ứng đầy đủ với đặc điểm và quy trình của công ty, giảm thiểu sai sót khi lập bảng cân đối và báo cáo tài chính.
Nắm vững kiến thức chuyên môn: Bên cạnh việc sử dụng phần mềm, kế toán viên cần hiểu rõ kiến thức chuyên môn để hiểu rõ các thao tác và nguyên tắc hoạt động của phần mềm. Sự am hiểu vững về quy trình kế toán giúp họ nhanh chóng phát hiện và sửa lỗi khi xuất hiện trên bảng cân đối.
Rèn tính tỉ mỉ khi thực hiện bảng cân đối: Lập bảng cân đối đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ. Dù phần mềm có cung cấp các công thức chính xác, một chữ số sai sót khi nhập liệu cũng có thể dẫn đến mất cân đối. Việc kiểm tra kỹ lưỡng từng bước và đối chiếu số liệu sẽ giảm thiểu nguy cơ sai sót.
5. Các ảnh hưởng nếu như bảng cân đối kế toán không cân
Tình trạng bảng cân đối kế toán không cân có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:
Gây khó khăn cho việc phân tích, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp: Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Khi bảng cân đối kế toán không cân, việc phân tích, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn, dẫn đến việc đưa ra các quyết định kinh doanh không chính xác.
Gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp: Bảng cân đối kế toán không cân có thể khiến các đối tác, nhà đầu tư, cơ quan chức năng nghi ngờ về tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Gây rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp: Trong trường hợp bảng cân đối kế toán không cân do lừa đảo, gian lận, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các rủi ro pháp lý như bị phạt hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự,…
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Bảng cân đối kế toán không cân phải làm sao. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
