Ghi sổ kế toán tiền mặt là hoạt động thường xuyên diễn ra tại các doanh nghiệp, và nhiệm vụ này thường được thực hiện bởi bộ phận kế toán tiền (hoặc kế toán thanh toán) và thủ quỹ. Để hỗ trợ kế toán hiểu rõ hơn về quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền mặt, bài viết sau đây sẽ trình bày sơ đồ ghi sổ kế toán tổng hợp tiền mặt, kèm theo các thống kê và yêu cầu liên quan đối với việc ghi nhận và hạch toán các Tài khoản 111 theo Thông tư 200 và Thông tư 133.
1. Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt
Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt là một chuỗi các bước hành động được thực hiện để đảm bảo rằng mọi giao dịch liên quan đến tiền mặt được ghi chép và quản lý chính xác. Dưới đây là một quy trình tổng quan mà một doanh nghiệp có thể thực hiện:
Bước 1: Tiếp Nhận Tiền Mặt và Chứng Từ Liên Quan
1.1. Nhận Tiền Mặt:
- Nhân viên hoặc bộ phận tiếp tân tiếp nhận tiền mặt từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc các nguồn khác.
1.2. Lập Chứng Từ Tiền Mặt:
- Lập chứng từ như hóa đơn, biên lai, phiếu chi, phiếu thu để chứng minh giao dịch.
Bước 2: Xác Nhận Chứng Từ và Chấp Nhận Tiền Mặt
2.1. Kiểm Tra Chứng Từ:
- Kế toán kiểm tra chứng từ để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ.
2.2. Kiểm Tra Tiền Mặt:
Kiểm tra tính chính xác của số tiền nhận được và đảm bảo rằng tiền mặt đúng mệnh giá và không bị hỏng.
2.3. Chấp Nhận Tiền Mặt:
Nếu mọi thứ hợp lệ, tiền mặt được chấp nhận và chứng từ được đánh số liệu.
Bước 3: Ghi Chép vào Sổ Kế Toán
3.1. Lập Sổ Tiền Mặt:
Kế toán ghi chép thông tin giao dịch vào sổ tiền mặt.
3.2. Phân Loại Tài Khoản:
Phân loại số liệu theo các tài khoản kế toán như doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả, v.v.
Bước 4: Kiểm Tra và Xác Nhận
4.1. Kiểm Tra Số Liệu:
Kiểm tra các số liệu ghi chép trong sổ tiền mặt với các chứng từ và các hệ thống khác nhau để đảm bảo sự khớp nhau.
4.2. Xác Nhận Chính Xác:
Xác nhận rằng dữ liệu đã được ghi chép đúng và chính xác.
Bước 5: Lưu Trữ Chứng Từ và Sổ Kế Toán
5.1. Lưu Trữ Chứng Từ:
Bảo quản chứng từ gốc liên quan đến giao dịch trong một hệ thống lưu trữ an toàn và có thể truy cập.
5.2. Lưu Trữ Sổ Kế Toán:
Lưu trữ sổ tiền mặt và các bảng kê khác một cách an toàn và có thể kiểm tra.
Bước 6: Báo Cáo và Phân Tích
6.1. Lập Báo Cáo:
Kế toán lập báo cáo về các giao dịch tiền mặt và tính toán các chỉ số kinh doanh liên quan.
6.2. Phân Tích Dữ Liệu:
Dùng dữ liệu để phân tích hiệu suất tài chính, dự báo và đưa ra quyết định chiến lược.
Quy trình trên có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu kế toán. Đối với các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng hệ thống phần mềm kế toán có thể hỗ trợ quy trình này một cách hiệu quả.
2. Các chứng từ ghi sổ kế toán tiền mặt
Ghi sổ kế toán tiền mặt bao gồm các loại chứng từ:
– Chứng từ sử dụng: Phiếu thu (mẫu số 01-TT), phiếu chi (mẫu số 02-TT), bảng kiểm kê quỹ (mẫu số 07a và 07b – TT).
– Tài khoán sử dụng: TK111, 112
– Sổ kế toán quỹ: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái.
– Quy tình thực hiện: hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép là phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có để tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ như sau:
+ CTGS số 01: Ghi nợ TK111
+ CTGS số 02: Ghi nợ TK112
+ CTGS số 03: Ghi nợ TK111
+ CTGS số 04: Ghi nợ TK112
Từ CTGS kế toán ghi vao sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái TK111, 112.
Kế toán căn cứ các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo có để sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TGNH.
3. Các lưu ý quá trình ghi sổ kế toán tiền mặt
Quá trình ghi sổ kế toán tiền mặt đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt được ghi nhận đúng cách. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong quá trình này:
Chứng Từ Hợp Lệ:
- Đảm bảo rằng tất cả các chứng từ (hóa đơn, biên lai, bảng kê, v.v.) liên quan đến giao dịch tiền mặt là hợp lệ và có chứng minh tài chính đầy đủ.
- Xác nhận tính chính xác và hợp lý của thông tin trên chứng từ trước khi ghi vào sổ sách.
Lưu Ý Đến Nguyên Tắc “Phù Hợp và Thực Tế”:
- Ghi nhận các giao dịch dựa trên nguyên tắc phù hợp và thực tế, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và nguyên tắc kế toán.
Đối Chiếu Hóa Đơn và Biên Lai:
- Kiểm tra và đối chiếu thông tin trên hóa đơn và biên lai với thông tin trong sổ sách để đảm bảo sự khớp nhau.
- Kiểm tra xem có bất kỳ sai sót hoặc thiếu sót nào không và sửa chúng ngay lập tức.
Kiểm Soát Chính Sách Tiền Mặt:
- Áp dụng các chính sách kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu rủi ro lạm dụng tiền mặt và ghi chú rõ ràng về việc sử dụng tiền mặt.
- Xác định và thực hiện các biện pháp an ninh để bảo vệ tiền mặt khỏi mất mát hoặc gian lận.
Kiểm Tra Thường Xuyên:
- Thực hiện kiểm tra thường xuyên về tình hình tiền mặt để phát hiện và khắc phục sớm các sai sót hoặc vấn đề.
Lưu Trữ Chứng Từ:
- Lưu trữ chứng từ một cách cẩn thận và đầy đủ, tuân thủ các quy định về lưu trữ và bảo mật thông tin.
Chấp Nhận Tiền Mặt Đúng Cách:
- Đảm bảo rằng quy trình chấp nhận tiền mặt đúng cách và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Phân Loại Đúng Các Tài Khoản Kế Toán:
- Ghi chú vào sổ sách theo các tài khoản kế toán phù hợp và đảm bảo tính phân loại chính xác.
Kiểm Soát Tiền Lẻ:
- Thiết lập biện pháp kiểm soát tiền lẻ để đảm bảo rằng mọi mệnh giá tiền mặt được kiểm soát và báo cáo đầy đủ.
Chú Ý Đến Chi Phí Giao Dịch:
- Xem xét chi phí giao dịch khi sử dụng các dịch vụ ngân hàng hoặc hình thức thanh toán khác để đảm bảo hiệu quả kinh tế.
Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, quá trình ghi sổ kế toán tiền mặt sẽ trở nên chính xác và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
