Các loại chứng từ kế toán bán hàng được sử dụng

Chứng từ kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của mọi doanh nghiệp. Chúng là hồ sơ chứng minh việc giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Vậy chứng từ bán hàng gồm những gì? Chứng từ này bao gồm hóa đơn, biên nhận, phiếu xuất kho, phiếu thu, và nhiều loại tài liệu khác. Chính sự tổ chức và minh bạch trong việc quản lý chứng từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp duy trì sự trung thực và hiệu quả trong quản lý tài chính. Sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ về chứng từ kế toán bán hàng.

1. Định nghĩa Kế toán bán hàng 

Kế toán bán hàng là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, chuyên trách việc ghi nhận, theo dõi và kiểm soát các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nhiệm vụ chính của kế toán bán hàng không chỉ dừng lại ở việc lập hóa đơn, mà còn bao gồm việc ghi nhận doanh thu, theo dõi công nợ, quản lý các khoản chiết khấu, khuyến mại và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Vai trò của kế toán bán hàng:

• Ghi nhận và kiểm soát doanh thu: Đảm bảo tất cả các giao dịch bán hàng được ghi chép đúng thời điểm, đúng giá trị và tuân thủ quy định kế toán.
• Theo dõi công nợ khách hàng: Kiểm soát công nợ phải thu, đảm bảo thu hồi đúng hạn và giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng: Đảm bảo lập hóa đơn đúng quy định pháp luật, tránh sai sót trong hạch toán.
• Báo cáo và phân tích số liệu bán hàng: Cung cấp thông tin kịp thời để hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán: Kiểm soát thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các nghĩa vụ tài chính liên quan.

>>>> Tham khảo Nguyên tắc chứng từ kế toán chi tiết

2. Công việc của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát doanh thu và công nợ của doanh nghiệp. Dưới đây là các nhiệm vụ chính:

• Quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng: Xuất hóa đơn GTGT, theo dõi hợp đồng bán hàng và cập nhật chứng từ liên quan.
• Ghi nhận và theo dõi doanh thu: Cập nhật số liệu bán hàng vào phần mềm kế toán, đảm bảo phản ánh chính xác doanh thu từng ngày.
• Kiểm soát công nợ khách hàng: Theo dõi công nợ phải thu, nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn và đối chiếu số liệu với bộ phận kinh doanh.
• Hạch toán các nghiệp vụ liên quan: Ghi nhận các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại và các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Báo cáo bán hàng và doanh thu: Tổng hợp số liệu, lập báo cáo doanh thu định kỳ để cung cấp cho ban lãnh đạo.
• Hỗ trợ bộ phận kinh doanh: Phối hợp với bộ phận kinh doanh để xử lý đơn hàng, theo dõi tình trạng thanh toán và đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.
• Tuân thủ quy định kế toán và thuế: Đảm bảo việc ghi nhận doanh thu, kê khai thuế GTGT đúng quy định pháp luật.

Nhìn chung, kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả, hỗ trợ quá trình kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.

3. Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu, công nợ và dòng tiền của doanh nghiệp. Quy trình này gồm các bước chính sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng và xác nhận thông tin

Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và kiểm tra các thông tin liên quan như số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán và thời gian giao hàng. Kế toán cần đảm bảo rằng đơn hàng được xác nhận chính xác và phù hợp với khả năng cung cấp của doanh nghiệp trước khi tiến hành giao dịch.

Bước 2: Xuất kho hàng hóa và lập hóa đơn bán hàng

Sau khi đơn hàng được duyệt, bộ phận kho tiến hành xuất hàng theo phiếu xuất kho. Đồng thời, kế toán lập hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để cung cấp cho khách hàng. Việc lập hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ thông tin như tên khách hàng, mã số thuế, số lượng hàng hóa, đơn giá, thuế suất và tổng tiền thanh toán. Khi hóa đơn được xuất, kế toán ghi nhận doanh thu vào sổ sách.

Bước 3: Ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu

Trường hợp khách hàng thanh toán ngay, kế toán ghi nhận doanh thu cùng với số tiền thu được. Nếu khách hàng chưa thanh toán, kế toán sẽ ghi nhận công nợ phải thu vào hệ thống và theo dõi khoản nợ. Khi nhận được thanh toán, kế toán lập phiếu thu hoặc đối chiếu giao dịch ngân hàng để cập nhật vào hệ thống.

Bước 4: Theo dõi công nợ khách hàng

Sau khi công nợ được ghi nhận, kế toán cần theo dõi thời hạn thanh toán và nhắc nhở khách hàng khi đến hạn. Việc quản lý công nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và hạn chế rủi ro nợ xấu. Định kỳ, kế toán lập báo cáo công nợ để đánh giá tình hình tài chính và có biện pháp thu hồi công nợ hợp lý.

Bước 5: Ghi nhận giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán là một yếu tố quan trọng giúp xác định lợi nhuận của doanh nghiệp. Kế toán cần ghi nhận giá vốn theo phương pháp phù hợp, như bình quân gia quyền, FIFO hoặc giá đích danh. Việc xác định giá vốn chính xác giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược bán hàng nếu cần.

Bước 6: Kết chuyển doanh thu và xác định lợi nhuận

Cuối kỳ kế toán, doanh thu từ hoạt động bán hàng sẽ được tổng hợp để tính toán lợi nhuận. Lợi nhuận gộp được xác định theo công thức:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán

Việc tính toán lợi nhuận giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất kinh doanh và có kế hoạch tài chính phù hợp cho kỳ tiếp theo.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính và kê khai thuế

Kế toán có trách nhiệm kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho doanh thu bán hàng theo quy định. Đồng thời, các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng được lập để phục vụ công tác quản lý và báo cáo với cơ quan thuế. Việc kê khai thuế và lập báo cáo chính xác giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các rủi ro về thuế.

Thực hiện đúng quy trình kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt doanh thu, công nợ và dòng tiền, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và minh bạch. Việc ghi nhận chính xác và kịp thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn, đồng thời tuân thủ các quy định về kế toán và thuế.

4. Các loại Chứng từ kế toán bán hàng

Chứng từ kế toán bán hàng là các tài liệu và hồ sơ quan trọng liên quan đến quá trình mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chúng bao gồm:

• Hóa đơn bán hàng: Là tài liệu chứng từ chính xác nhất trong kế toán bán hàng, chứa thông tin về sản phẩm/dịch vụ, giá cả, thuế, số lượng, và các điều khoản thanh toán. Hóa đơn bán hàng là cơ sở cho việc ghi nhận doanh thu.
• Biên nhận: Được sử dụng khi khách hàng thanh toán trước hoặc trả tiền mặt, chứng minh việc giao dịch tài chính đã diễn ra.
• Phiếu xuất kho: Sử dụng để ghi nhận việc xuất kho sản phẩm, hỗ trợ việc kiểm tra tồn kho và đảm bảo rằng sản phẩm đã được giao cho khách hàng.
• Phiếu thu: Ghi nhận tiền khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp, bao gồm số tiền, ngày giao dịch, và thông tin liên quan.
• Đơn đặt hàng: Được sử dụng để ghi nhận yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ khách hàng, có thể được sử dụng để tạo hóa đơn sau này.
• Bản giao nhận: Chứng từ này được sử dụng để xác nhận việc sản phẩm đã được giao tới khách hàng một cách thành công.

Các chứng từ kế toán bán hàng giúp đảm bảo tính chính xác của quá trình mua bán và ghi nhận doanh thu, cũng như làm cho quá trình kiểm toán và báo cáo tài chính trở nên dễ dàng và minh bạch.

>>> Xem qua Tổng hợp những mẫu chứng từ kế toán hay nhất 2023

5. Hệ thống các báo cáo kế toán bán hàng

Báo cáo kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, phân tích và đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những báo cáo này giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ cũng như đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và thuế. Dưới đây là hệ thống các báo cáo kế toán bán hàng quan trọng:

• Báo cáo doanh thu: Báo cáo này ghi nhận tổng doanh thu từ các giao dịch bán hàng trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là theo tháng, quý hoặc năm.
• Báo cáo lãi/lỗ: Báo cáo này cho biết lãi hoặc lỗ mà doanh nghiệp đã thực hiện trong quá trình bán hàng sau khi tính toán tất cả các chi phí liên quan.
• Báo cáo tồn kho: Báo cáo này thể hiện giá trị tồn kho hiện tại của sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đang nắm giữ, giúp theo dõi sự thay đổi trong giá trị tồn kho.
• Báo cáo công nợ: Báo cáo này ghi nhận số tiền mà khách hàng đang nợ cho doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản nợ chưa thanh toán và các khoản nợ đã quá hạn.
• Báo cáo hàng tồn kho dài hạn: Báo cáo này liệt kê các sản phẩm hoặc dịch vụ bán hàng mà doanh nghiệp dự định giữ trong thời gian dài hơn và không phải bán trong tương lai gần.
• Báo cáo doanh số bán hàng theo sản phẩm hoặc dịch vụ: Báo cáo này phân tích hiệu suất bán hàng của từng sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp doanh nghiệp quyết định chiến lược kinh doanh tốt hơn.
• Báo cáo thuế: Báo cáo này ghi nhận số tiền thuế mà doanh nghiệp đã thu và phải nộp cho cơ quan thuế.

Các báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất bán hàng, quản lý tài chính, và tuân thủ các quy định kế toán và thuế.

6. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng là quá trình ghi nhận, xử lý và lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Quá trình này đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong hạch toán kế toán và quản lý tài chính. Dưới đây là các bước cơ bản trong trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng:

6.1. Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng

• Khách hàng đặt hàng qua hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc các phương thức giao dịch khác.
• Bộ phận bán hàng xác nhận thông tin và lập phiếu đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán.

6.2. Lập hóa đơn và chứng từ liên quan

• Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định.
• Các chứng từ liên quan có thể bao gồm phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, hợp đồng mua bán.

6.3. Xuất kho hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ

• Bộ phận kho kiểm tra và thực hiện xuất kho theo đơn hàng.
• Ghi nhận số lượng hàng hóa xuất kho trên phiếu xuất kho và cập nhật vào hệ thống kế toán.

6.4. Ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu

• Bộ phận kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và công nợ phải thu khách hàng trên sổ kế toán.
• Hạch toán doanh thu theo chuẩn mực kế toán, đồng thời xác định các khoản thuế liên quan.

6.5. Theo dõi và thu hồi công nợ

• Doanh nghiệp theo dõi công nợ của khách hàng theo điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.
• Khi khách hàng thanh toán, kế toán ghi nhận phiếu thu tiền mặt hoặc chuyển khoản vào hệ thống kế toán.

6.6. Lưu trữ và kiểm tra chứng từ

• Các chứng từ bán hàng như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu được lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm toán và báo cáo tài chính.
• Kiểm tra, đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán.

6.7. Lập báo cáo tài chính và phân tích số liệu

• Dữ liệu bán hàng được tổng hợp để lập báo cáo tài chính định kỳ.
• Doanh nghiệp có thể phân tích doanh thu, lợi nhuận, tình hình công nợ để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Việc thực hiện đầy đủ và chính xác trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

7. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn bán hàng có phải là chứng từ chính trong kế toán bán hàng không?

Có. Hóa đơn bán hàng là chứng từ chính trong kế toán bán hàng, ghi nhận doanh thu và các chi tiết giao dịch.

Phiếu xuất kho có được sử dụng trong kế toán bán hàng không?

Có. Phiếu xuất kho được sử dụng để ghi nhận việc xuất kho hàng hóa phục vụ cho bán hàng hoặc chuyển giao sản phẩm cho khách hàng.

Biên lai thu tiền có phải là chứng từ bắt buộc khi thanh toán tiền mặt trong bán hàng không?

Có. Biên lai thu tiền được sử dụng khi nhận thanh toán tiền mặt từ khách hàng trong bán hàng.

Tóm lại, việc sử dụng các loại chứng từ kế toán bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận các giao dịch bán hàng. Mỗi loại chứng từ đều có vai trò và chức năng riêng, hỗ trợ kế toán viên trong việc theo dõi và xử lý các nghiệp vụ một cách hiệu quả. Hy vọng bài viết của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về các chứng từ cần thiết trong công tác kế toán bán hàng, giúp bạn áp dụng chúng một cách chính xác và hiệu quả trong thực tế công việc.