Trong kế toán, phương pháp kiểm kê định kỳ là một trong những phương pháp quan trọng giúp doanh nghiệp xác định giá trị hàng tồn kho (HTK) vào cuối kỳ. Việc nắm vững cách hạch toán và xử lý bài tập kế toán phương pháp kiểm kê định kỳ giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi và kiểm soát tài sản doanh nghiệp. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ kế toán, đảm bảo khách hàng hiểu rõ và áp dụng phương pháp này một cách chính xác.
1. Hạch Toán Kế Toán Hàng Tồn Kho Theo Phương Pháp Kiểm Kê Định Kỳ
Trong kế toán, có nhiều phương pháp để xác định giá trị hàng tồn kho, và mỗi phương pháp lại có cách hạch toán riêng. Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp không theo dõi chi tiết từng lần nhập, xuất kho trong kỳ mà chỉ ghi nhận số liệu dựa trên kết quả kiểm kê vào cuối kỳ. Dưới đây là các bước hạch toán cơ bản theo phương pháp này.
Hạch toán đầu kỳ
Vào đầu kỳ kế toán, doanh nghiệp cần kết chuyển giá trị của hàng tồn kho từ kỳ trước sang kỳ hiện tại. Giá trị này được xác định dựa trên kết quả kiểm kê thực tế vào cuối kỳ trước. Kế toán thực hiện bút toán như sau:
Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đầu kỳ:
- Nợ TK 611 – Mua hàng
- Có TK 152, 153, 156 (tương ứng với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa tồn kho)
Hạch toán trong kỳ
Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Khi doanh nghiệp mua thêm nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc công cụ dụng cụ trong kỳ, kế toán ghi nhận vào tài khoản mua hàng như sau:
Ghi nhận giá trị mua hàng:
- Nợ TK 611 – Mua hàng (giá gốc, chưa bao gồm thuế GTGT)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 331 – Phải trả người bán (nếu mua chịu)
- Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán ngay)
Khi doanh nghiệp được hưởng chiết khấu, giảm giá hoặc trả lại hàng hóa kém chất lượng
Trong trường hợp doanh nghiệp nhận được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua hoặc trả lại hàng hóa kém chất lượng, kế toán cần điều chỉnh giảm giá trị hàng mua vào tài khoản 611:
Ghi nhận khoản chiết khấu hoặc hàng trả lại:
- Nợ TK 111, 112, 331 (tùy theo hình thức hoàn tiền hoặc bù trừ công nợ)
- Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 611 – Mua hàng (giá trị hàng hóa giảm trừ)
Hạch toán cuối kỳ
Vào cuối kỳ, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê thực tế để xác định số lượng hàng tồn kho và giá trị hàng hóa đã sử dụng trong kỳ.
Kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
Ghi nhận giá trị thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ:
- Nợ TK 152, 153, 156 (tương ứng với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa còn lại)
- Có TK 611 – Mua hàng (TK 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu / TK 6112 – Mua hàng hóa)
Xác định giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu đã xuất dùng trong kỳ
Sau khi kiểm kê, doanh nghiệp xác định được giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh hoặc bán ra trong kỳ. Kế toán ghi nhận như sau:
Ghi nhận giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu đã xuất dùng:
- Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (nếu dùng cho sản xuất)
- Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (nếu dùng cho hoạt động sản xuất gián tiếp)
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu phục vụ cho hoạt động bán hàng)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu dùng cho quản lý)
- Nợ TK 128, 222 (nếu chuyển nhượng tài sản)
- Có TK 611 – Mua hàng
Tóm tắt quy trình hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Đầu kỳ: Kết chuyển hàng tồn kho từ kỳ trước vào tài khoản 611.
Trong kỳ: Ghi nhận các khoản mua hàng, chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại.
Cuối kỳ:
- Xác định và kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.
- Ghi nhận giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu đã xuất dùng.
Lưu ý: Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi từng lần nhập, xuất kho mà chỉ cập nhật thông tin dựa trên kết quả kiểm kê vào cuối kỳ. Điều này giúp đơn giản hóa công tác kế toán nhưng cũng có nhược điểm là không phản ánh được tức thời sự biến động của hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp với mô hình kinh doanh để đảm bảo quản lý chính xác và hiệu quả.
>> Xem thêm bài viết sau để biết thêm thông tin: Các bài tập đúng sai môn kiểm toán có lời giải chi tiết
2. Bài tập kế toán phương pháp kiểm kê định kỳ – HTK
Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi chi tiết từng lần nhập, xuất hàng tồn kho trong kỳ mà chỉ ghi nhận số liệu dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ. Dưới đây là các bài tập kế toán theo phương pháp này kèm hướng dẫn giải, giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán và vận dụng vào thực tế.
Đề bài:
Tại một doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ và thuế giá trị gia tăng (GTGT) được tính theo phương pháp khấu trừ. Các thông tin tài chính cụ thể như sau:
Số dư một số tài khoản đến ngày 31/12/N
- Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường): 250.000.000 đồng
- Tài khoản 156 (Hàng hóa): 1.200.000.000 đồng
- Tài khoản 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 66.000.000 đồng
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý I năm N+1
- Mua một lô hàng theo hóa đơn GTGT
- Giá trị hàng mua (chưa bao gồm thuế GTGT): 320.000.000 đồng
- Thuế GTGT: 32.000.000 đồng
- Tổng số tiền phải thanh toán: 352.000.000 đồng
- Doanh nghiệp chưa thanh toán tiền hàng, hàng hóa đã nhập kho.
- Mua một lô hàng khác
- Giá trị hàng mua (chưa có thuế GTGT): 180.000.000 đồng
- Thuế GTGT: 10% (18.000.000 đồng)
- Tổng số tiền thanh toán: 198.000.000 đồng
- Khoản thanh toán được thực hiện bằng séc và ngân hàng đã báo nợ. Hàng hóa nhập kho đầy đủ.
- Xuất kho bán hàng
- Giá bán chưa thuế: 320.000.000 đồng
- Chiết khấu thương mại: 1% (3.200.000 đồng)
- Thuế GTGT: 10% (31.680.000 đồng sau khi trừ chiết khấu)
- Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
- Thanh toán tiền hàng đã mua trong nghiệp vụ (1)
- Doanh nghiệp trích tiền từ tài khoản ngân hàng để thanh toán.
- Hưởng chiết khấu thanh toán sớm: 1% (3.200.000 đồng).
- Xuất kho bán một lô hàng khác
- Giá bán chưa thuế: 360.000.000 đồng
- Thuế GTGT: 10% (36.000.000 đồng)
- Tổng tiền hàng: 396.000.000 đồng
- Khách hàng thanh toán bằng séc nộp thẳng vào ngân hàng, nhưng ngân hàng chưa báo có.
- Khách hàng thanh toán tiền hàng của nghiệp vụ (3) bằng tiền mặt
- Số tiền được nhập quỹ.
- Chiết khấu thanh toán sớm: 2% (6.400.000 đồng).
- Kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ
- Giá trị hàng hóa còn lại trong kho: 1.065.000.000 đồng.
Yêu cầu:
Lập định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bài giải
Đầu kỳ
- Nợ TK 611: 1.450.000.000 đồng
- Có TK 151: 250.000.000 đồng
- Có TK 156: 1.200.000.000 đồng
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Ghi nhận lô hàng mua theo hóa đơn GTGT, chưa thanh toán
- Nợ TK 611: 320.000.000 đồng
- Nợ TK 133: 32.000.000 đồng
- Có TK 331: 352.000.000 đồng
(2) Ghi nhận lô hàng mua đã thanh toán bằng séc
- Nợ TK 611: 180.000.000 đồng
- Nợ TK 133: 18.000.000 đồng
- Có TK 112: 198.000.000 đồng
(3) Ghi nhận doanh thu bán hàng theo hóa đơn
- Nợ TK 131: 348.480.000 đồng (tiền khách hàng phải trả)
- Có TK 511: 316.800.000 đồng (doanh thu sau chiết khấu thương mại 1%)
- Có TK 333: 31.680.000 đồng (thuế GTGT 10%)
(4) Thanh toán tiền hàng đã mua ở nghiệp vụ (1), hưởng chiết khấu thanh toán sớm
- Nợ TK 331: 348.480.000 đồng (tổng nợ phải trả nhà cung cấp)
- Có TK 515: 3.520.000 đồng (chiết khấu thanh toán 1% được hưởng)
- Có TK 112: 352.000.000 đồng (số tiền thanh toán thực tế)
(5) Ghi nhận doanh thu bán hàng, khách hàng thanh toán bằng séc nộp thẳng ngân hàng
- Nợ TK 112: 396.000.000 đồng (tổng tiền hàng nhận được)
- Có TK 511: 360.000.000 đồng (doanh thu chưa thuế)
- Có TK 333: 36.000.000 đồng (thuế GTGT 10%)
(6) Khách hàng thanh toán tiền hàng đã mua ở nghiệp vụ (3), hưởng chiết khấu thanh toán sớm
- Nợ TK 131: 341.510.400 đồng (số tiền khách hàng thực tế thanh toán)
- Nợ TK 635: 6.969.600 đồng (chiết khấu thanh toán 2% được trừ cho khách hàng)
- Có TK 131: 348.480.000 đồng (tổng công nợ ban đầu)
(7) Kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán
- Nợ TK 156: 1.065.000.000 đồng (giá trị hàng tồn kho thực tế cuối kỳ)
- Nợ TK 151: 250.000.000 đồng (hàng mua đang đi đường)
- Có TK 611: 1.315.000.000 đồng (tổng giá trị hàng hóa kết chuyển)
- Nợ TK 632: 635.000.000 đồng (giá vốn hàng bán trong kỳ)
- Có TK 611: 635.000.000 đồng (kết chuyển giá vốn hàng bán)
3. Tài khoản hàng tồn kho là gì?
Trong phương pháp kiểm kê định kỳ, các biến động liên quan đến vật tư và hàng hóa như nhập kho hay xuất kho không được ghi nhận trực tiếp vào các tài khoản kế toán hàng tồn kho theo thời gian thực. Thay vào đó, toàn bộ giá trị của vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ sẽ được ghi nhận vào một tài khoản riêng biệt, đó là tài khoản 611 – Mua hàng.
Tài khoản 611 – Mua hàng được thiết kế với hai bên phản ánh cụ thể như sau:
Bên Nợ:
- Ghi nhận giá trị gốc của nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ dựa trên kết quả kiểm kê.
- Giá trị gốc của nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ được mua vào trong kỳ.
Bên Có:
- Ghi nhận giá trị gốc của nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê.
- Giá trị gốc của nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ đã xuất sử dụng trong kỳ hoặc hàng hóa xuất bán (nếu chưa xác định là đã bán trong kỳ).
- Giá trị gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ bị trả lại cho nhà cung cấp hoặc được hưởng chiết khấu giảm giá.
Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 611 được chia thành hai tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu: Dùng để ghi nhận giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào và sử dụng trong kỳ, đồng thời kết chuyển giá trị tồn kho từ đầu kỳ đến cuối kỳ.
- Tài khoản 6112 – Mua hàng hóa: Dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào, bán ra trong kỳ và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho giữa các kỳ kế toán.
4. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho như thế nào?
Kế toán hàng tồn kho cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Khi ghi nhận việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ, kế toán phải phản ánh trên tài khoản 611 theo giá gốc.
- Doanh nghiệp cần duy trì sổ chi tiết để theo dõi giá trị gốc của từng loại hàng tồn kho mua vào.
- Cuối kỳ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê thực tế để xác định số lượng tồn kho, giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ.
- Kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng để ghi nhận giá gốc vào tài khoản 611. Đối với hàng hóa xuất sử dụng hoặc bán ra, việc ghi nhận chỉ được thực hiện vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế.
Tóm lại, tài khoản 611 là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết tình hình mua hàng hóa, nguyên vật liệu và thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
>> Xem thêm bài viết sau do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp để biết thêm chi tiết: Giải các bài tập về ý kiến kiểm toán
5. Các câu hỏi thường gặp
Khi nào doanh nghiệp nên chọn phương pháp kiểm kê định kỳ?
Doanh nghiệp có thể chọn phương pháp kiểm kê định kỳ nếu: Không cần theo dõi nhập – xuất kho chi tiết hàng ngày, muốn đơn giản hóa công tác kế toán, giảm chi phí quản lý, có chu kỳ nhập hàng ổn định, dễ kiểm soát.
Kiểm kê định kỳ có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?
Có. Vì hàng tồn kho chỉ được cập nhật vào cuối kỳ nên có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính, đặc biệt là báo cáo lãi lỗ trong kỳ. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê chính xác để tránh sai sót trong hạch toán.
Làm thế nào để thực hiện kiểm kê định kỳ hiệu quả?
Để thực hiện kiểm kê định kỳ hiệu quả bạn cần phải: Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết, xác định thời điểm kiểm kê phù hợp, sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ tính toán chính xác, đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu mua hàng để phát hiện sai lệch, lập biên bản kiểm kê và điều chỉnh số liệu nếu cần thiết.
Việc hiểu và thực hành các bài tập kế toán phương pháp kiểm kê định kỳ giúp kế toán viên vận dụng linh hoạt vào thực tế doanh nghiệp. Đây là phương pháp đơn giản, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cam kết mang đến các giải pháp kế toán tối ưu, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và chính xác.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN