Trong quá trình hoạt động kế toán, việc hủy chứng từ kế toán là cần thiết khi phát hiện sai sót hoặc khi chứng từ không còn giá trị sử dụng theo quy định. Để thực hiện việc này một cách hợp pháp và minh bạch, doanh nghiệp cần lập biên bản hủy chứng từ kế toán theo đúng quy trình. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giới thiệu mẫu biên bản hủy chứng từ kế toán chi tiết và hướng dẫn cách lập để đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
1. Khi nào cần hủy chứng từ kế toán?
Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép tiêu hủy tài liệu kế toán trong các trường hợp sau:
- Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ và không có chỉ định khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Tài liệu kế toán bị hư hỏng, mất mát do các nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn, hoặc các sự cố bất khả kháng khác.
- Việc hủy chứng từ kế toán phải được thực hiện theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
2. Mẫu biên bản hủy chứng từ kế toán
Biên bản hủy chứng từ kế toán cần bao gồm các nội dung chính sau:
- Tiêu đề: “Biên bản hủy chứng từ kế toán”.
- Thông tin về doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.
- Thời gian và địa điểm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản.
- Thành phần tham gia: Danh sách các thành viên trong hội đồng hủy chứng từ, bao gồm họ tên, chức vụ.
- Lý do hủy chứng từ: Nêu rõ lý do hủy, chẳng hạn như chứng từ hết thời hạn lưu trữ hoặc bị hư hỏng.
- Danh mục chứng từ hủy: Liệt kê chi tiết các chứng từ cần hủy, bao gồm số hiệu, ngày tháng, nội dung và số lượng.
- Phương pháp hủy: Mô tả cách thức hủy chứng từ, ví dụ như tiêu hủy bằng cách đốt, xé nhỏ, hoặc các phương pháp khác đảm bảo thông tin không thể phục hồi.
- Kết luận: Xác nhận việc hủy chứng từ đã được thực hiện theo đúng quy trình và các chứng từ đã bị hủy hoàn toàn.
- Chữ ký: Chữ ký của các thành viên tham gia và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
>>>> Tìm hiểu 8 yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán cần có tại đây.
Dưới đây là mẫu biên bản hủy chứng từ kế toán chi tiết:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———
, ngày …. tháng …. năm
BIÊN BẢN
Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ Quyết định số …ngày… tháng… năm…của ……….. về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ….
Tại (nơi huỷ)…
Chúng tôi gồm:
1….cơ quan, đơn vị…
2… cơ quan, đơn vị…
3….cơ quan, đơn vị…
4….cơ quan, đơn vị…
5……
Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…
Số lượng tài liệu được tiêu hủy …
Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)……
Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.
Biên bản này lập thành 2 bản: cơ quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) TIÊU HUỶ TÀI LIỆU ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) CÓ TÀI LIỆU TIÊU HUỶ
(Họ và tên, ký) (Họ và tên, ký)
Xác nhận của cơ quan Xác nhận của cơ quan
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
>>>> Xem và tải để điền thông tin tại Mẫu biên bản hủy chứng từ kế toán
3. Lưu ý khi lập biên bản hủy chứng từ kế toán
Việc lập biên bản hủy chứng từ kế toán cần lưu ý một số điểm sau:
- Tuân thủ quy định pháp luật: Việc hủy chứng từ kế toán phải được thực hiện theo đúng các quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các quy định trước khi tiêu hủy để tránh vi phạm, đồng thời đảm bảo có quyết định phê duyệt của người có thẩm quyền.
- Bảo mật thông tin: Chứng từ kế toán chứa nhiều dữ liệu quan trọng liên quan đến tài chính, khách hàng và đối tác. Nếu không tiêu hủy đúng cách, thông tin có thể bị rò rỉ hoặc sử dụng trái phép. Doanh nghiệp cần sử dụng phương pháp tiêu hủy phù hợp như cắt nhỏ, đốt, nghiền nát hoặc xóa dữ liệu bằng phần mềm đối với chứng từ điện tử.
- Lưu trữ biên bản hủy: Sau khi tiêu hủy chứng từ, doanh nghiệp cần lập biên bản hủy đầy đủ, có chữ ký của các bên liên quan và lưu trữ cùng hồ sơ kế toán. Biên bản này giúp doanh nghiệp có cơ sở giải trình khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu kiểm tra.
- Thời gian lưu trữ biên bản: Biên bản hủy chứng từ cần được bảo quản trong thời gian phù hợp để phục vụ việc đối chiếu, tránh tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
>>>> Xem Danh mục hệ thống chứng từ kế toán TT200 chuẩn nhất để biết thêm thông tin cần thiết.
4. Câu hỏi thường gặp
Cần lưu trữ biên bản hủy chứng từ kế toán bao lâu?
Biên bản hủy chứng từ kế toán cần được lưu trữ ít nhất 5 năm, theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam về thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán.
Nếu chứng từ bị hủy nhầm, có thể khôi phục lại không?
Không: Một khi chứng từ đã hủy hợp lệ, doanh nghiệp không thể khôi phục. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện hủy chứng từ.
Có thể sử dụng biên bản hủy chứng từ để chứng minh việc hủy bỏ sai sót không?
Có: Nếu doanh nghiệp hủy chứng từ do sai sót, biên bản hủy có thể dùng làm căn cứ pháp lý để giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán nếu cần.
Lập biên bản hủy chứng từ kế toán đúng quy định giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc nắm vững cách lập biên bản này sẽ giúp kế toán viên xử lý chứng từ hiệu quả, hạn chế rủi ro trong công tác kế toán. Hy vọng bài viết “Mẫu biên bản hủy chứng từ kế toán chi tiết” của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp thông tin hữu ích để bạn áp dụng vào thực tế một cách chính xác.
