Trong công tác kế toán, phiếu hạch toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ tài chính của doanh nghiệp. Đây là công cụ giúp kế toán viên thực hiện việc ghi chép, xác định và phân bổ các khoản chi phí, doanh thu, hoặc các giao dịch tài chính khác một cách chính xác và hợp lý. Chính vì vậy, Kế toán Kiểm toán ACC sẽ cung cấp đến bạn bài viết về “Phiếu hạch toán là gì? Tổng hợp các mẫu phiếu hạch toán thông dụng” giúp bạn hiểu rõ phiếu hạch toán là gì và tổng hợp các mẫu phiếu hạch toán thông dụng mà doanh nghiệp thường sử dụng trong công tác kế toán.
1. Phiếu hạch toán là gì?
Phiếu hạch toán là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp kế toán viên ghi lại các giao dịch như thu chi tiền, mua bán tài sản, thanh toán nợ, chi phí, doanh thu và các nghiệp vụ khác liên quan đến tài chính của doanh nghiệp.
Phiếu hạch toán có chức năng xác nhận sự phát sinh của một nghiệp vụ kinh tế là cơ sở để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân bổ các chi phí hoặc thu nhập, đồng thời giúp theo dõi, kiểm soát tài chính trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Thông thường, phiếu hạch toán bao gồm các thông tin sau:
- Mã số phiếu
- Ngày, tháng lập phiếu
- Diễn giải nội dung nghiệp vụ
- Số tiền hoặc giá trị liên quan đến nghiệp vụ
- Tài khoản nợ và tài khoản có được hạch toán
- Chữ ký của người lập và người duyệt phiếu
2. Vai trò của Phiếu hạch toán
Phiếu hạch toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
– Ghi nhận các nghiệp vụ tài chính
Phiếu hạch toán là chứng từ kế toán đầu tiên phản ánh sự phát sinh của các nghiệp vụ tài chính trong doanh nghiệp. Nó ghi nhận các giao dịch như thu chi tiền, mua bán tài sản, thanh toán nợ, chi phí, doanh thu, v.v. Phiếu hạch toán đảm bảo rằng mỗi giao dịch đều được ghi nhận chính xác và hợp lý.
– Cơ sở để lập báo cáo tài chính
Phiếu hạch toán cung cấp thông tin đầu vào quan trọng cho việc lập các báo cáo tài chính của doanh nghiệp như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các số liệu từ phiếu hạch toán giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính.
– Kiểm soát và theo dõi các giao dịch tài chính
Phiếu hạch toán giúp kế toán viên và quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Nó tạo ra một hệ thống chứng từ có thể kiểm tra lại, giúp phát hiện và xử lý các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ.
– Đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp
Phiếu hạch toán giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch trong các giao dịch tài chính. Nó là căn cứ quan trọng để kiểm toán viên và cơ quan thuế có thể kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
– Cơ sở để phân bổ chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Phiếu hạch toán giúp kế toán viên phân bổ chính xác các khoản chi phí cho từng bộ phận hoặc dự án, cũng như xác định đúng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc ghi nhận chính xác chi phí và doanh thu thông qua phiếu hạch toán sẽ giúp tính toán chính xác lợi nhuận hoặc lỗ trong một kỳ kế toán.
– Lưu trữ và chứng minh các giao dịch tài chính
Phiếu hạch toán là tài liệu lưu trữ quan trọng, giúp doanh nghiệp có thể truy cứu và chứng minh các giao dịch tài chính trong trường hợp cần thiết, như trong quá trình kiểm toán, thanh tra thuế, hay giải quyết các tranh chấp tài chính.
>>>> Xem qua Hạch toán chi phí không có hóa đơn như thế nào? cùng Kế toán Kiểm toán ACC nhé!
3. Tổng hợp các mẫu phiếu hạch toán thông dụng
Sau đây là các mẫu phiếu hạch toán thông dụng:
– Mẫu phiếu hạch toán
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-
MẪU PHIẾU HẠCH TOÁN
Loại phiếu: [Tên loại phiếu hạch toán]
Thời gian: [Tháng, quý, năm]
——-
| Nội dung thu chi | Số tiền | Chứng từ | Diễn giải |
| Thu: | |||
| Chi: | |||
| Cộng: | |||
| Còn lại: |
——-
Ký tên:
Lập phiếu:
[Họ và tên]
Kiểm tra:
[Họ và tên]
– Mẫu phiếu thu
| Đơn vị:…………… | Mẫu số 01 – TT |
| Địa chỉ:……….. | (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC |
| Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
PHIẾU THU Quyển số:…………
Ngày …….tháng …….năm ……. Số:…………….
Nợ:……………
Có:…………….
Họ và tên người nộp tiền:……………………………………………………………………………………..
Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………………………
Lý do nộp:…………………………………………………………………………………………………………..
Số tiền:……………………………….(Viết bằng chữ):………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………….
Kèm theo:……………………………………………………………Chứng từ gốc:
| Ngày …..tháng …..năm …… | ||||||
| Giám đốc | Kế toán trưởng | Người nộp
tiền |
Người lập phiếu | Thủ quỹ | ||
| (Ký, họ tên, đóng dấu) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | ||
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):…………………………………………………………………………….
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):………………………………………………………………………….
+ Số tiền quy đổi:…………………………………………………………………………………………………….
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
– Mẫu phiếu chi
| Đơn vị:………………. | Mẫu số 02 – TT |
| Địa chỉ:……………… | (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC |
| ngày 22/12/2014 của BTC) |
PHIẾU CHI Quyển số:……….
Ngày …..tháng …..năm ……. Số :…………………
Nợ :………………..
Có :…………………
Họ và tên người nhận tiền:……………………………………………………………………….
Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………….
Lý do chi:………………………………………………………………………………………………
Số tiền:………………………………….(Viết bằng chữ):……………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
Kèm theo …………………………………………………….. Chứng từ gốc:
| Ngày ……tháng ……năm ….. | |||||
| Giám đốc | Kế toán trưởng | Thủ quỹ | Người lập phiếu | Người nhận tiền | |
| (Ký, họ tên, đóng dấu) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | |
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :………………………………………………………………………
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):…………………………………………………………………….
+ Số tiền quy đổi:………………………………………………………………………………………………..
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
– Mẫu phiếu nhập kho
| Đơn vị:………….
Bộ phận:……………. |
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
| PHIẾU NHẬP KHO
Ngày….tháng….năm ……. Số: …………………………… |
Nợ …………………..
Có ………………….. |
– Họ và tên người giao:…………………………………………………………………..
– Theo …………… số ……….. ngày ….. tháng ….. năm ….. của………………………
Nhập tại kho: …………………………….. địa điểm…………………………………………
| STT | Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá | Mã
số |
Đơn
vị tính |
Số lượng | Đơn
giá |
Thành
tiền |
|
| Theo
chứng từ |
Thực
nhập |
||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Cộng | x | x | x | x | x | ||
– Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………………………………………………
Ngày……tháng…..năm….
| Người lập phiếu
(Ký, họ tên) |
Người giao hàng
(Ký, họ tên) |
Thủ kho
(Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) |
– Số chứng từ gốc kèm theo:………………………………………………..
4. Phiếu hạch toán có bắt buộc hay không?
Theo các quy định của Bộ Tài chính, đặc biệt là Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa và Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với các doanh nghiệp lớn, phiếu hạch toán được xem là chứng từ hợp lệ để ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Doanh nghiệp cần phải sử dụng phiếu hạch toán để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các giao dịch tài chính.
- Phiếu hạch toán giúp tạo ra các chứng từ gốc có thể sử dụng để kiểm tra lại các giao dịch tài chính trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra thuế. Nếu không có phiếu hạch toán hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh tính chính xác của các giao dịch, đặc biệt là khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán.
- Phiếu hạch toán giúp ghi nhận các nghiệp vụ tài chính một cách chính xác và minh bạch. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn giúp đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan như đối tác, ngân hàng, và các cơ quan thuế.
- Phiếu hạch toán giúp ghi lại chi tiết các nghiệp vụ tài chính phát sinh, từ đó phục vụ việc lập báo cáo tài chính chính xác. Việc sử dụng phiếu hạch toán không chỉ giúp phản ánh đúng tình hình tài chính mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các chi phí, doanh thu và lợi nhuận.
>>>> Tham khảo Hướng dẫn hạch toán chi phí tiền điện chi tiết để biết thêm nhiều thông tin liên quan.
5. Câu hỏi thường gặp
Phiếu hạch toán được sử dụng trong trường hợp nào?
Phiếu hạch toán được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp như thu, chi tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng, mua bán hàng hóa, tài sản, thanh toán các khoản nợ…
- Sửa chữa, điều chỉnh các nghiệp vụ đã ghi nhận trước đó trong trường hợp có sai sót.
- Làm chứng từ hợp lệ để ghi sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính.
Phiếu hạch toán có sự khác biệt gì với các chứng từ kế toán khác?
Phiếu hạch toán có một số điểm khác biệt so với các chứng từ kế toán khác:
- Phiếu hạch toán được sử dụng chủ yếu để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán và điều chỉnh số liệu kế toán, trong khi hóa đơn là chứng từ pháp lý xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu hạch toán thường được sử dụng kèm với các chứng từ khác như hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong việc ghi nhận nghiệp vụ.
Việc sử dụng các mẫu phiếu hạch toán thông dụng và phù hợp với từng loại nghiệp vụ sẽ giúp kế toán viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định kế toán. Chính vì vậy, Kế toán Kiểm toán ACC hy vọng qua bài viết “Phiếu hạch toán là gì? Tổng hợp các mẫu phiếu hạch toán thông dụng” bạn đã có thêm nhiều thông tin hữu ích, nếu còn thắc mắc hãy liên hệ đến Kế toán Kiểm toán ACC để được giải đáp ngay nhé!
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN