Trong quá trình kinh doanh, công nợ là một vấn đề thường gặp. Để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho khách hàng thanh toán, việc gửi thông báo công nợ là điều cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về mẫu thông báo công nợ, giúp bạn hiểu rõ hơn về cấu trúc, nội dung và cách thức sử dụng.
1. Thông báo công nợ cho khách hàng là gì?
Thông báo công nợ cho khách hàng là một văn bản chính thức mà doanh nghiệp gửi đến khách hàng để thông báo về số tiền mà khách hàng còn nợ công ty. Văn bản này thường được sử dụng khi khách hàng chưa thanh toán đầy đủ hoặc đúng hạn các khoản tiền đã mua hàng hóa, dịch vụ.
2. Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng
Dưới đây là mẫu thông báo công nợ cho khách hàng mà bạn có thể tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO
Kính gửi: ……
Thực hiện hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty ……về việc …, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ qui định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….
Theo điều khoản thanh toán hợp đồng (Điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Công ty … thông báo cho Công ty … được biết về công nợ kỳ … năm….. kèm văn bản chi tiết sau đây:
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ
(Kỳ…. năm…..)
| Ngày | Số chứng từ | Nội dung diễn giải | Số tiền | Số dư | Ghi chú hạn nợ |
Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý Công ty thanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền: … đồng (…) theo đúng quy định trong hợp đồng.
Tên tài khoản: Công ty……
Số tài khoản: …….. tại Ngân hàng……….. – Chi nhánh……..
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Tải về: Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng
3. Ví dụ về cách viết mẫu thông báo công nợ cho khách hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO
Kính gửi: Công ty ABC
Thực hiện hợp đồng kinh tế số 123/HĐKT ký ngày 01 tháng 03 năm 2024 giữa Công ty XYZ và Công ty ABC về việc cung cấp thiết bị văn phòng, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hóa và giấy tờ quy định tại điều 5 của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày 10 tháng 05 năm 2024.
Theo điều khoản thanh toán hợp đồng (Điều 7), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán 50% giá trị hợp đồng trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Công ty XYZ thông báo cho Công ty ABC được biết về công nợ kỳ 1 năm 2024 kèm văn bản chi tiết sau đây:
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ
(Kỳ 1 năm 2024)
| Ngày | Số chứng từ | Nội dung diễn giải | Số tiền (VNĐ) | Số dư (VNĐ) | Ghi chú hạn nợ |
| 10/05/2024 | 001 | Thanh toán lần 1 theo hợp đồng | 50.000.000 | 50.000.000 | 25/05/2024 |
Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý Công ty thanh toán 50% giá trị hợp đồng tương đương số tiền: 50.000.000 đồng (Năm mươi triệu đồng) theo đúng quy định trong hợp đồng.
Tên tài khoản: Công ty XYZ
Số tài khoản: 123456789 tại Ngân hàng TMCP XYZ – Chi nhánh Hồ Chí Minh.
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
4. Lưu ý quan trọng khi soạn thảo thông báo công nợ
Khi soạn thảo thông báo công nợ gửi khách hàng, cần đảm bảo nội dung rõ ràng, đầy đủ và chuyên nghiệp. Cụ thể:
- Thời gian cụ thể: Xác định rõ thời gian phát sinh từng khoản nợ.
- Chi tiết số tiền: Liệt kê chính xác số tiền của từng khoản nợ.
- Thông tin hóa đơn: Ghi rõ số hóa đơn liên quan đến các khoản nợ.
- Hình thức thanh toán: Nêu rõ phương thức khách hàng có thể sử dụng để thanh toán.
- Tổng số tiền: Tổng hợp chính xác số tiền khách hàng cần thanh toán.
- Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày cuối cùng khách hàng phải hoàn tất thanh toán, kèm mức phạt nếu chậm thanh toán (nếu có thỏa thuận).
- Chữ ký xác nhận: Đảm bảo có chữ ký xác nhận của cả hai bên để tăng tính minh bạch.
Ngoài ra, khi viết thông báo, cần tránh sử dụng các từ ngữ mang tính uy hiếp hoặc ra lệnh. Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn từ lịch sự, nhẹ nhàng và mang tính xây dựng để giữ mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
5. Câu hỏi thường gặp
Có cần lập thành văn bản không?
Việc lập thành văn bản là rất cần thiết để đảm bảo rõ ràng, tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp trong tương lai.
Có nên gửi thông báo công nợ qua email hoặc các phương tiện điện tử không?
Có. Gửi qua email hoặc các phương tiện điện tử là cách nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, nếu liên quan đến khoản nợ lớn hoặc có khả năng xảy ra tranh chấp, nên gửi kèm bản cứng qua đường bưu điện.
Nên xử lý thế nào nếu khách hàng không phản hồi thông báo công nợ?
- Gửi nhắc nhở lần hai, sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp.
- Liên hệ trực tiếp với khách hàng qua điện thoại để trao đổi cụ thể.
- Nếu vẫn không có phản hồi, có thể cân nhắc biện pháp pháp lý theo quy định hợp đồng đã ký.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
