Trong quá trình hoạt động, nhiều công ty muốn thay đổi email để trở nên chuyên nghiệp hơn trong các giao dịch với đối tác nhưng không biết phải làm như thế nào để cập nhật thông tin này trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đàm bảo tính pháp lý. Kế toán kiểm toán ACC gửi tới bạn mẫu thông báo thay đổi địa chỉ email để có phương án thực hiện đúng pháp luật khi thực hiện nội dung này.
1. Thay đổi địa chỉ email cần thực hiện thủ tục gì?
Email là hình thức trao đổi thư tín thông qua mạng điện tử. Địa chỉ email của doanh nghiệp là địa chỉ mà theo đó doanh nghiệp có thể tiếp nhận thư tín, thông tin từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thông qua mạng internet mà không cần gửi thư trực tiếp.
Email có ý nghĩa quan trọng trong các giao dịch, hợp đồng mà công ty thực hiện với đối tượng, chủ thể khác.
Trên cơ sở các mẫu biểu về Giấy chứng nhận đăng ký các loại hình doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, nhận thấy địa chỉ email là một trường thông tin được thể hiện trên Giấy chứng nhận, là địa chỉ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi nhận trong thực hiện giao dịch thư tín điện tử.
Do vậy, khi công ty có sự thay đổi về địa chỉ email cần thực hiện các thủ tục nhằm thay đổi địa chỉ này trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ quy định tại Khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi công ty thay đổi địa chỉ email (hay còn gọi là thư điện tử) làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc trường hợp thay đổi về Tên, địa chỉ trụ sở, ngành, nghề kinh doanh, chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật … thì cần thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Tóm lại, khi thay đổi địa chỉ email, công ty thực hiện cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ email của công ty như thế nào?
Hồ sơ cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại điểm a Khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
– Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp theo Phụ lục II-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
– Văn bản uỷ quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả (trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ);
– Bản sao Căn cước, Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ email
Thông báo thay đổi địa chỉ email thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT như sau:
| TÊN DOANH NGHIỆP ——- |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
| Số: ……………. | ……………, ngày …. tháng …. năm ……… |
THÔNG BÁO
Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ………………………………………(1)
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ……………………………………………….(2)
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):……………… (3) Ngày cấp …../.…/……..Nơi cấp: ………
Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(4)
Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.
Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
| NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký và ghi họ tên) |
Tải mẫu thông báo tại đây
Hướng dẫn viết:
(1) Điền tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt, viết bằng chữ in hoa;
(2) Điền mã số doanh nghiệp;
(3) Chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế
(4) Cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:
Email trước khi cập nhật: ….
Email sau khi cập nhật: ……
4. Thủ tục thay đổi địa chỉ email của công ty
Thủ tục thay đổi địa chỉ email của công ty được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ email của công ty gồm các giấy tờ như nêu tại mục 3 bài viết này.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh (thành phố) nơi đặt trụ sở công ty.
Phòng đăng ký kinh doanh giao Giấy biên nhận và hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ và trả kết quả
Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký đăng ký doanh nghiệp có cập nhật thông tin địa chỉ email.
- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh gửi thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
5. Câu hỏi thường gặp
Mất giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gốc thì có làm được cập nhật địa chỉ email không?
Có, thành phần hồ sơ cập nhật địa chỉ email không bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản gốc. Do vậy công ty hoàn toàn có thể thực hiện cập nhật địa chỉ email để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có bắt buộc có địa chỉ email và số điện thoại không?
Không. Khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định, khi thành lập doanh nghiệp không bắt buộc có địa chỉ email và số điện thoại. Tuy nhiên khi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì số điện thoại là thông tin bắt buộc phải bổ sung, nếu không bổ sung thì hồ sơ bị coi là không hợp lệ. Tuy nhiên pháp luật không có quy định bắt buộc phải cập nhật, bổ sung địa chỉ email, do vậy địa chỉ email là không bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Cập nhật địa chỉ email có mất phí không?
Không. Khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin thư điện tử thì doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây là tư vấn của Kế toán kiểm toán ACC về mẫu thông báo thay đổi địa chỉ email. Hi vọng với bài viết này bạn sẽ có thể cập nhật một cách dễ dàng nhất địa chỉ email của công ty để bảo đảm luồng thông tin từ phía đối tác, khách hàng được tiếp nhận qua thư điện tử một cách thông suốt nhất.
