Biên bản họp là tài liệu quan trọng ghi lại mọi cuộc thảo luận, quyết định tại cuộc họp của công ty cổ phần. Việc có biên bản họp không chỉ đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong quá trình ra quyết định mà trong nhiều trường hợp còn có giá trị pháp lý. Bài viết này của Kế toán kiểm toán ACC sẽ cung cấp mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần để giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế.
1. Biên bản họp cổ đông công ty cổ phần là gì?
Biên bản họp cổ đông công ty cổ phần là văn bản chính thức ghi nhận nội dung, diễn biến và kết quả của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc họp Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần. Đây là một tài liệu quan trọng, không chỉ nhằm ghi nhận các quyết định được thông qua mà còn đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các cuộc họp, bảo vệ quyền và lợi ích của các cổ đông.
Biên bản họp có giá trị pháp lý quan trọng, làm cơ sở để thực hiện các quyết định hoặc giải quyết tranh chấp nếu phát sinh. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp cổ đông là một trong những tài liệu bắt buộc phải được lưu trữ trong hồ sơ của công ty.
Theo quy định tại Điều 150 của Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải có các nội dung chủ yếu sau:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
– Thời gian và địa điểm họp;
– Chương trình và nội dung cuộc họp;
– Họ, tên chủ tọa và thư ký;
– Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
– Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
– Tổng số phiếu biểu quyết với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng sô phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
– Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
– Chữ ký của chủ tọa và thư ký.
2. Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần
Dưới đây là mẫu biên bản họp cổ đông điển hình, được soạn thảo theo quy định tại Điều 147 và Điều 154 của Luật Doanh nghiệp 2020:
| CÔNG TY CỔ PHẦN … | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: /BB-HĐCĐ | …, ngày … tháng … năm … |
BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
“Về việc: …”
- Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp:
Tên doanh nghiệp: …
Địa chỉ trụ sở chính: …
Mã số doanh nghiệp: …
- Thời gian, địa điểm họp:
Thời gian: Từ … giờ … đến … giờ …, ngày … tháng … năm …
Địa điểm: …
- Chương trình và nội dung họp:
Chương trình: …
Nội dung họp: …
- Họ, tên chủ toạ, thư ký:
Ông: …, Chức vụ: …, Chủ tọa cuộc họp;
Bà: …, Chức vụ: …, Thư ký cuộc họp;
- Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp:
Tóm tắt diễn biến cuộc họp: …
Các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp:….
- Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng:
Số cổ đông: …
Tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp: …
Phụ lục danh sách đăng ký cổ đông: …
Đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng: …
- Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp:
Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết: …
Tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến:…
Tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp:…
- Các vấn đề được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng:…
Tất cả cổ đông tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã đọc nội dung biên bản, đồng ý nội dung, biểu quyết nhất trí …/… cổ đông đồng ý (đạt tỷ lệ …%).
Chủ tọa và thư ký ghi biên bản cuộc họp, ký tên chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản cuộc họp này.
Cuộc họp kết thúc vào lúc … giờ … cùng ngày./.
THÀNH PHẦN THAM DỰ CUỘC HỌP
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
| Thư ký cuộc họp
(Chữ ký, họ tên) … |
Chủ tọa cuộc họp
(Chữ ký, họ tên, đóng dấu) … |
>>>> Tải ngay Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần
3. Các quy định về biên bản họp cổ đông công ty cổ phần
3.1. Yêu cầu về biên bản họp cổ đông
Theo quy định tại Điều 147 và Điều 154, Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp cổ đông phải đáp ứng các yêu cầu sau:
– Ghi rõ thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, thành phần tham dự.
– Tóm tắt nội dung họp, ý kiến phát biểu và kết quả biểu quyết từng nội dung.
– Được lập ngay trong hoặc ngay sau cuộc họp, đảm bảo tính chính xác và trung thực.
– Ký xác nhận bởi chủ tọa và thư ký cuộc họp, hoặc tất cả cổ đông tham dự (nếu cần).
3.2. Thời gian lưu trữ
Biên bản họp cổ đông phải được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty ít nhất 10 năm, theo Điều 11, Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
3.3. Hiệu lực pháp lý
Biên bản họp là cơ sở để thực hiện các nghị quyết, quyết định trong công ty cổ phần. Trường hợp có tranh chấp, biên bản là chứng cứ quan trọng để giải quyết.
3.4. Quy định về nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Nghị quyết ĐHĐCĐ được thông qua khi đạt đủ tỷ lệ biểu quyết theo Điều 148, Luật Doanh nghiệp 2020:
– Đối với các nội dung quan trọng (tăng vốn, chia cổ tức, sáp nhập): ít nhất 65% tổng số phiếu tán thành.
– Đối với các nội dung khác: tối thiểu 51% tổng số phiếu tán thành.
4. Các câu hỏi thường gặp
Biên bản họp cổ đông có cần công chứng không?
Trả lời: Không bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, biên bản phải được ký bởi chủ tọa và thư ký cuộc họp để đảm bảo tính pháp lý. Công chứng có thể được áp dụng trong trường hợp đặc biệt, khi cần chứng minh tính xác thực của tài liệu.
Làm thế nào để xử lý khi cổ đông không đồng ý với biên bản?
Trả lời: Trường hợp cổ đông không đồng ý với nội dung biên bản, họ có quyền ghi ý kiến phản đối hoặc yêu cầu chỉnh sửa trước khi ký. Nếu không đạt thỏa thuận, cổ đông có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
Nếu không lập biên bản họp thì có vi phạm pháp luật không?
Trả lời: Có. Việc không lập biên bản họp là vi phạm quy định pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính. Ngoài ra, các quyết định trong cuộc họp có thể bị vô hiệu do không có biên bản làm căn cứ.
Có thể sử dụng biên bản điện tử thay cho bản giấy không?
Trả lời: Có, theo quy định tại Điều 17, Luật Giao dịch điện tử 2005, biên bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương nếu được ký điện tử và đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn, minh bạch.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
