Nội quy công ty là “bộ luật” điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong quá trình làm việc. Đặc biệt đối với công ty TNHH hai thành viên, việc xây dựng và thực hiện nội quy một cách khoa học và chặt chẽ là vô cùng quan trọng. Bài viết này, do Kế toán kiểm toán ACC thực hiện, sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng nội quy công ty một cách hiệu quả.
1. Nội quy công ty là gì? Những nội dung cần có trong nội quy công ty
Nội quy công ty là một tập hợp các quy định, quy tắc ứng xử được xây dựng bởi doanh nghiệp để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra một cách trật tự, hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Nội quy công ty như một “bộ luật” nhỏ, quy định các quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động cũng như các quy định về giờ giấc làm việc, kỷ luật, bảo mật thông tin, ứng xử,…
Nội quy lao động của các công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên cần bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Thời gian làm việc và nghỉ ngơi: Cần quy định rõ thời gian làm việc bình thường trong một ngày và một tuần, bao gồm ca làm việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc ca, thời gian làm thêm giờ (nếu có), thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca, cũng như các ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và nghỉ không hưởng lương.
- Trật tự nơi làm việc: Cần quy định rõ về phạm vi làm việc, đi lại trong giờ làm, văn hóa ứng xử, trang phục, và việc tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động.
- An toàn và vệ sinh lao động: Cần quy định trách nhiệm thực hiện các quy định và quy trình liên quan đến an toàn lao động, vệ sinh nơi làm việc, phòng chống cháy nổ, cũng như việc sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân.
- Phòng chống quấy rối tình dục: Cần có quy định về việc phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, cùng với trình tự, thủ tục xử lý các hành vi quấy rối.
- Bảo vệ tài sản và bí mật: Cần quy định rõ danh mục tài sản, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ, trách nhiệm và biện pháp bảo vệ tài sản cũng như các hành vi xâm phạm.
- Chuyển công việc tạm thời: Cần quy định rõ các trường hợp được phép chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng, theo nhu cầu sản xuất và kinh doanh.
- Vi phạm kỷ luật và xử lý: Cần chỉ ra cụ thể các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng.
- Trách nhiệm vật chất: Cần quy định về trách nhiệm bồi thường thiệt hại do hư hỏng, mất mát dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản, cũng như mức bồi thường tương ứng.
- Thẩm quyền xử lý kỷ luật: Cần xác định rõ ai là người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động trong công ty.
Lưu ý:
- Nội quy lao động không được phép trái với quy định của pháp luật.
- Trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy lao động, công ty cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Việc tham khảo này phải thực hiện theo quy định hiện hành.
2. Hình thức của nội quy trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Nội quy lao động cần được ban hành bởi Công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên theo những quy định sau:
- Đối với các công ty có từ 10 lao động trở lên, nội quy lao động phải được lập thành văn bản.
- Nếu công ty có dưới 10 lao động, việc ban hành nội quy lao động bằng văn bản không phải là bắt buộc. Tuy nhiên, các nội dung liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất vẫn cần được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động.
3. Thông báo và niêm yết nội quy công ty
– Sau khi nội quy được công ty TNHH 2 thành viên trở lên ban thành, nội quy phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Công ty nên gửi email thông báo đến tất cả nhân viên, kèm theo tài liệu nội quy để họ có thể đọc và tìm hiểu. Đồng thời, tổ chức buổi họp để giới thiệu và giải thích các nội dung chính trong nội quy, cũng như tạo cơ hội cho nhân viên đặt câu hỏi, làm rõ các thắc mắc.
– Sau khi thông báo, công ty cần niêm yết nội quy ở những nơi công khai, dễ thấy như bảng thông báo, văn phòng tiếp tân và các khu vực làm việc chung. Đồng thời, cung cấp bản sao giấy cho từng nhân viên để họ có thể tham khảo bất cứ khi nào cần thiết.
4. Thời điểm nội quy công ty có hiệu lực
Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày Sở LĐTBXH/Phòng LĐTBXH nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động.
Trường hợp công ty TNHH 2 thành viên trở lên sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do công ty quyết định trong nội quy lao động.
Lưu ý: Nội quy lao động là căn cứ và là cơ sở để thực hiện các công việc kỷ luật lao động sau này của công ty.
5. Những lưu ý khi xây dựng nội quy công ty
Phù hợp với pháp luật
- Nội quy công ty phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Lao động, Luật Doanh nghiệp.
- Không được có các quy định trái pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.
Rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu
- Nội quy cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để mọi người đều có thể nắm bắt được.
- Tránh sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp.
- Các quy định cần được liệt kê chi tiết, không gây ra sự mơ hồ.
Bao quát các vấn đề trọng tâm
- Nội quy cần bao gồm các vấn đề trọng tâm như:
- Thời gian làm việc: Giờ làm việc, giờ nghỉ ngơi, ngày nghỉ, làm thêm giờ, nghỉ phép.
- Kỷ luật lao động: Các hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức kỷ luật, quy trình xử lý vi phạm.
- Bảo hộ lao động: Các biện pháp bảo đảm an toàn vệ sinh lao động.
- Quyền lợi người lao động: Mức lương, thưởng, các chế độ phúc lợi.
- Bảo mật thông tin: Quy định về bảo mật thông tin của công ty.
- Ứng xử: Quy định về ứng xử trong công ty, quan hệ giữa các nhân viên.
Tham khảo ý kiến nhân viên
- Nên tổ chức các cuộc họp để lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên về nội quy.
- Sự tham gia của nhân viên sẽ giúp nội quy được xây dựng một cách dân chủ và phù hợp với thực tế.
Cập nhật thường xuyên
- Nội quy công ty cần được xem xét và cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của pháp luật, của doanh nghiệp và của nhu cầu thực tế.
- Việc cập nhật nội quy giúp đảm bảo rằng nội quy luôn có tính thời sự và hiệu quả.
6. Câu hỏi thường gặp
Ai có quyền tham gia xây dựng nội quy công ty?
Việc xây dựng nội quy công ty nên có sự tham gia của:
- Ban lãnh đạo công ty
- Đại diện người lao động
- Các bộ phận liên quan
Nội quy công ty có cần phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Theo quy định hiện hành, nội quy lao động của công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải được đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Nội quy công ty có thể sửa đổi, bổ sung không?
Có, nội quy công ty có thể được sửa đổi, bổ sung khi có nhu cầu. Tuy nhiên, việc sửa đổi, bổ sung phải được thực hiện theo đúng quy định và phải thông báo đến toàn bộ người lao động.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Xây dựng nội quy công ty tnhh 2 thành viên như thế nào? Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
