Hạch toán tiền trợ cấp thai sản là một phần quan trọng trong kế toán tiền lương của doanh nghiệp. Việc ghi nhận đúng chi phí và quy trình thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Vậy, kế toán cần hạch toán tiền trợ cấp thai sản như thế nào? Cùng ACC tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Trợ cấp thai sản là gì?
Trợ cấp thai sản là khoản hỗ trợ tài chính được nhà nước hoặc doanh nghiệp dành cho người lao động nữ trong thời gian mang thai, sinh con, hoặc nuôi con nhỏ. Khoản trợ cấp này nhằm bù đắp một phần thu nhập bị giảm sút trong thời gian nghỉ việc do thai sản và giúp đảm bảo sức khỏe cho cả mẹ và bé.
2. Cách hạch toán tiền trợ cấp thai sản
2.1 Hạch toán khi doanh nghiệp nhận được tiền trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức từ cơ quan bảo hiểm
Căn cứ vào giấy báo từ ngân hàng, thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ TK 1121: Số tiền mà cơ quan bảo hiểm đã chi trả cho người lao động.
- Có TK 338: Phải trả khác cho người lao động (Chi tiết TK 3383).
2.2 Hạch toán khi doanh nghiệp chi trả tiền trợ cấp cho người lao động
Trường hợp 1: Chi trả bằng tiền mặt
Căn cứ vào phiếu chi, hạch toán như sau:
- Nợ TK 338: Phải trả khác cho người lao động (Chi tiết TK 3383).
- Có TK 1111: Số tiền đã chi trả cho người lao động.
Trường hợp 2: Chi trả bằng chuyển khoản ngân hàng
Căn cứ vào UNC và phiếu báo nợ của ngân hàng, hạch toán như sau:
- Nợ TK 338: Phải trả khác cho người lao động (Chi tiết TK 3383).
- Có TK 1121: Số tiền đã chi trả cho người lao động.
2.3 Hạch toán tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn) phải trả cho công nhân viên
Thực hiện theo hướng dẫn trong Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
- Nợ TK 338: Phải trả, phải nộp khác (Chi tiết TK 3383).
- Có TK 334: Phải trả người lao động (TK 3341).
2.4 Kế toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn
Khi nhận được tiền từ cơ quan bảo hiểm, thực hiện các bút toán như sau:
Bút toán 1: Tăng số tiền đã nhận từ cơ quan bảo hiểm
- Nợ TK 111/112: Số tiền nhận được từ cơ quan bảo hiểm.
- Có TK 3383: Số tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.
Bút toán 2: Tính số tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động
- Nợ TK 3383: Số tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.
- Có TK 334: Số tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.
Khi thanh toán tiền trợ cấp cho người lao động, thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ TK 334: Số tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.
- Có TK 111/112: Số tiền đã chi trả cho người lao động.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán trợ cấp thôi việc theo thông tư 200
3. Ví dụ về hạch toán tiền trợ cấp thai sản
Công ty TNHH ABC chuyên sản xuất và kinh doanh đồ gia dụng. Trong tháng 5 năm 2024, công ty có một nhân viên tên là Nguyễn Thị Lan, đã nghỉ sinh và được hưởng chế độ trợ cấp thai sản theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.
Số tiền trợ cấp thai sản mà Nguyễn Thị Lan được nhận từ cơ quan bảo hiểm xã hội là 12 triệu đồng. Doanh nghiệp cũng có trách nhiệm chi trả khoản trợ cấp 4 triệu đồng cho chị Lan theo quy định của công ty.
– Công ty nhận được thông báo từ ngân hàng rằng số tiền trợ cấp thai sản đã được chuyển vào tài khoản của công ty. Căn cứ vào giấy báo cáo của ngân hàng, công ty thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ TK 1121 (Tài khoản tiền gửi ngân hàng): 12.000.000 VNĐ
- Có TK 338 (Phải trả khác cho người lao động – Chi tiết TK 3383): 12.000.000 VNĐ
– Sau khi nhận tiền từ cơ quan bảo hiểm, công ty sẽ tiến hành chi trả khoản trợ cấp 4 triệu đồng cho chị Nguyễn Thị Lan. Công ty quyết định thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng.
- Nợ TK 338 (Phải trả khác cho người lao động – Chi tiết TK 3383): 4.000.000 VNĐ
- Có TK 1121 (Tài khoản tiền gửi ngân hàng): 4.000.000 VNĐ
– Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp lại các nghiệp vụ liên quan đến trợ cấp thai sản cho nhân viên. Tổng số tiền mà công ty đã nhận từ cơ quan bảo hiểm là 12 triệu đồng, và số tiền đã chi trả cho nhân viên là 4 triệu đồng.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua bảo hiểm tai nạn cho nhân viên
4. Những lưu ý khi hạch toán tiền trợ cấp thai sản
Khi hạch toán tiền trợ cấp thai sản, doanh nghiệp cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là những lưu ý cần thiết trong quá trình này:
– Chứng từ hợp lệ: Khi hạch toán tiền trợ cấp thai sản, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả chứng từ liên quan như giấy báo nợ từ ngân hàng và phiếu chi đều hợp lệ và đầy đủ.
– Phân bổ chi phí đúng đắn: Doanh nghiệp cần chú ý phân bổ chi phí trợ cấp thai sản đúng đắn theo từng nhân viên. Việc này giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo tính hợp lý trong báo cáo tài chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch ngân sách.
– Tuân thủ quy định pháp luật: Hạch toán tiền trợ cấp thai sản phải tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định để đảm bảo rằng các khoản chi trả cho nhân viên là hợp pháp và không bị xử phạt.
-Theo dõi số liệu một cách thường xuyên: Cần theo dõi và cập nhật số liệu về tiền trợ cấp thai sản một cách thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
– Hạch toán qua tài khoản phù hợp: Doanh nghiệp cần lựa chọn tài khoản hạch toán phù hợp (như TK 338 hoặc TK 334) để ghi nhận các khoản tiền trợ cấp thai sản. Việc này không chỉ giúp dễ dàng theo dõi mà còn tạo sự rõ ràng trong báo cáo tài chính.
5. Một số câu hỏi liên quan
Hạch toán trợ cấp thai sản có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp không?
Có, hạch toán trợ cấp thai sản ảnh hưởng đến báo cáo tài chính bằng cách làm tăng tài sản ngắn hạn khi nhận tiền và ghi nhận chi phí khi chi trả cho nhân viên. Điều này có thể làm giảm lợi nhuận trong kỳ báo cáo, ảnh hưởng đến các chỉ số tài chính của doanh nghiệp.
Có cần phải lập chứng từ cụ thể nào khi hạch toán tiền trợ cấp thai sản không?
Có, doanh nghiệp cần lập chứng từ như giấy báo nợ từ ngân hàng khi nhận tiền và phiếu chi khi chi trả cho nhân viên. Chứng từ này giúp bảo đảm tính hợp lệ trong hạch toán và minh bạch trong quản lý tài chính.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện hạch toán trợ cấp thai sản đúng cách, sẽ xảy ra hậu quả gì?
Nếu không hạch toán đúng cách, doanh nghiệp có thể bị phạt vì vi phạm quy định của bảo hiểm xã hội và gây mất uy tín với nhân viên. Hơn nữa, báo cáo tài chính không chính xác có thể dẫn đến quyết định đầu tư sai lầm và ảnh hưởng đến khả năng vay vốn.
Hy vọng với những thông tin về “Cách hạch toán tiền trợ cấp thai sản như thế nào?” của ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
