Hạch toán trợ cấp thôi việc là một phần quan trọng trong quản lý chi phí nhân sự của doanh nghiệp. Theo Thông tư 200, việc hạch toán trợ cấp thôi việc cần đảm bảo chính xác và tuân thủ đúng các nguyên tắc kế toán. Dưới đây, ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền trợ cấp thôi việc theo thông tư 200, giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn chi phí liên quan.
1. Trợ cấp thôi việc là gì?
Trợ cấp thôi việc là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng lao động trong một số trường hợp nhất định, như nghỉ việc theo thỏa thuận hoặc do tái cơ cấu doanh nghiệp.
Mức trợ cấp này được tính dựa trên thời gian làm việc và mức lương của người lao động, theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.
2. Cách hạch toán tiền trợ cấp thôi việc theo thông tư 200
2.1 Hạch toán trợ cấp thôi việc theo Thông tư 200
Khi tính trợ cấp thôi việc, doanh nghiệp cần ghi nhận như sau:
- Nợ các TK 642, 641, 622, 627: Ghi nhận khoản trợ cấp thôi việc là chi phí doanh nghiệp phải chịu.
- Có TK 334: Phản ánh số tiền trợ cấp mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo quy định.
Ví dụ: Công ty DEF kết thúc hợp đồng lao động với nhân viên Z sau 4 năm làm việc. Khoản trợ cấp thôi việc được tính cho nhân viên Z là 25 triệu đồng. Công ty ghi nhận khoản chi phí này vào chi phí quản lý.
Hạch toán chi phí trợ cấp thôi việc:
- Nợ TK 642: 25 triệu đồng (chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 334: 25 triệu đồng (khoản trợ cấp phải trả cho nhân viên)
Khi chi trả trợ cấp thôi việc cho nhân viên Z bằng tiền mặt:
- Nợ TK 334: 25 triệu đồng (số tiền đã trả cho nhân viên)
- Có TK 111: 25 triệu đồng (tiền mặt chi ra)
Nếu chi trả qua ngân hàng, thay TK 111 bằng TK 112 (tiền gửi ngân hàng).
2.2 Hạch toán chi trả trợ cấp thôi việc
Khi thực hiện thanh toán trợ cấp thôi việc, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 334: Ghi nhận khoản trợ cấp thôi việc cần thanh toán cho người lao động.
- Có TK 111, 112: Phản ánh việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
Ví dụ: Công ty GHI chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên K sau 6 năm làm việc. Theo quy định, công ty phải thanh toán trợ cấp thôi việc là 18 triệu đồng cho nhân viên K, và thực hiện chi trả qua chuyển khoản ngân hàng.
Hạch toán khi chi trả trợ cấp thôi việc:
- Nợ TK 334: 18 triệu đồng (khoản trợ cấp thôi việc phải trả)
- Có TK 112: 18 triệu đồng (thanh toán qua ngân hàng)
Nếu chi trả bằng tiền mặt, thay TK 112 bằng TK 111 (tiền mặt).
3. Những điều kiện được hưởng trợ cấp thôi việc
Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan, người lao động đủ điều kiện nhận trợ cấp thôi việc nếu đã làm việc liên tục từ 12 tháng trở lên. Các trường hợp đủ điều kiện bao gồm:
- Hợp đồng lao động hết hạn, ngoại trừ trường hợp người lao động là cán bộ công đoàn không chuyên trách đang trong nhiệm kỳ, hợp đồng sẽ được gia hạn đến khi hết nhiệm kỳ.
- Người lao động đã hoàn thành công việc theo đúng hợp đồng lao động đã ký.
- Hai bên đồng ý thỏa thuận để chấm dứt hợp đồng lao động.
- Người lao động bị kết án tù giam, tử hình hoặc bị cấm làm công việc đã ghi trong hợp đồng lao động theo quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án.
- Người lao động bị Tòa án tuyên bố mất tích, tử vong, hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng theo quy định tại Điều 37 của Bộ luật Lao động.
- Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo các trường hợp quy định tại Khoản 1, Điều 38 của Bộ luật Lao động.
4. Hướng dẫn tính tiền trợ cấp thôi việc
Công thức tính trợ cấp thôi việc cho người lao động như sau:
Tiền trợ cấp thôi việc = 1/2 x Thời gian làm việc tính trợ cấp thôi việc x Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc.
Trong đó:
Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc: Là mức lương bình quân của 6 tháng gần nhất trước khi người lao động nghỉ việc. Thời gian tính trợ cấp theo năm, đủ 12 tháng thì tính tròn 1 năm. Nếu có tháng lẻ, từ 1 đến 6 tháng tính là 1/2 năm; từ 7 tháng trở lên tính là 1 năm.
Thời gian làm việc tính trợ cấp thôi việc: Là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế tại doanh nghiệp, trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã nhận trợ cấp thôi việc trước đó. Cụ thể:
- Tổng thời gian làm việc thực tế bao gồm các khoảng thời gian thử việc, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau theo quy định, thời gian ngừng việc không do lỗi của người lao động, thời gian nghỉ hàng tuần và nghỉ hưởng nguyên lương.
- Thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp là thời gian người lao động đã đóng bảo hiểm thất nghiệp hoặc đã được người sử dụng lao động trả tiền tương đương mức đóng bảo hiểm thất nghiệp khi không thuộc diện tham gia bảo hiểm.
5. Thời hạn thanh toán trợ cấp thôi việc cho người lao động
Theo quy định tại Điều 48 của Bộ Luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn tất việc thanh toán các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động, bao gồm trợ cấp thôi việc, trong vòng 14 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Ví dụ: Chị C chấm dứt hợp đồng lao động với công ty vào ngày 01/06/2024. Trong thời gian làm việc, chị C đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Chị bắt đầu làm việc từ ngày 01/06/2019 và tham gia bảo hiểm thất nghiệp từ ngày 01/09/2019.
Đồng thời, mức lương trung bình của chị trong 6 tháng liền kề trước khi nghỉ việc là 12.000.000 đồng. Trong thời gian làm việc, chị C đã nghỉ thai sản 3 tháng.
Chị C đã làm việc thực tế tại công ty trong 5 năm (01/06/2019 đến 01/06/2024):
- Thời gian công ty đóng bảo hiểm thất nghiệp cho chị là 4 năm 9 tháng.
- Thời gian để tính trợ cấp thôi việc cho chị C là 3 tháng, được quy đổi thành 1/2 năm.
- Tiền trợ cấp thôi việc của chị C là: 1/2 x 12.000.000 = 6.000.000 đồng.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bảo hiểm tai nạn lao động
6. Nếu không chi trả trợ cấp thôi việc thì mức phạt sẽ như thế nào?
Theo khoản 2 Điều 12 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt nếu không chi trả hoặc chi trả không đủ trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm cho người lao động. Mức xử phạt cụ thể được quy định như sau:
- Nếu vi phạm liên quan từ 1 đến 10 người lao động: mức phạt từ 1 đến 2 triệu đồng.
- Nếu vi phạm liên quan từ 11 đến 50 người lao động: mức phạt từ 2 đến 5 triệu đồng.
- Nếu vi phạm liên quan từ 51 đến 100 người lao động: mức phạt từ 5 đến 10 triệu đồng.
- Nếu vi phạm liên quan từ 101 đến 300 người lao động: mức phạt từ 10 đến 15 triệu đồng.
- Nếu vi phạm liên quan từ 301 người lao động trở lên: mức phạt từ 15 đến 20 triệu đồng.
Ngoài việc bị phạt tiền, người sử dụng lao động còn phải hoàn trả đủ khoản trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc cho người lao động, kèm theo lãi suất không kỳ hạn cao nhất do các ngân hàng thương mại nhà nước áp dụng tại thời điểm xử phạt.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán tiền đồng phục nhân viên
7. Quy định về việc chi trả trợ cấp thôi việc và cách tính thuế TNDN
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 8 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chi phí dùng để chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của doanh nghiệp.
Do đó, khoản này được xem là chi phí hợp lý khi tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Cụ thể, Khoản 6 Điều 8 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm như sau:
“Chi phí chi trả trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm cho người lao động sẽ được đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của doanh nghiệp.”
Như vậy, các khoản kinh phí liên quan đến trợ cấp thôi việc và mất việc làm cho người lao động được tính vào chi phí của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu việc chi trả trợ cấp thôi việc không tuân thủ đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội, khoản chi này sẽ không được công nhận là chi phí hợp lệ trong việc xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
8. Câu hỏi thường gặp
Khi nào cần trích lập dự phòng trợ cấp thôi việc?
Doanh nghiệp trích lập vào cuối kỳ kế toán năm, dựa trên số người lao động đủ điều kiện nhận trợ cấp thôi việc và các yếu tố như thâm niên làm việc, mức lương và các quy định liên quan.
Nếu trợ cấp thôi việc không được trích lập dự phòng trước đó thì xử lý thế nào?
Trong trường hợp không lập dự phòng trước đó, toàn bộ chi phí trợ cấp thôi việc phát sinh sẽ được ghi nhận trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 642.
- Có TK 111, 112.
Có cần kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với trợ cấp thôi việc không?
Theo quy định, khoản trợ cấp thôi việc nằm trong các khoản được miễn thuế TNCN theo Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu nằm trong giới hạn luật định. Tuy nhiên, nếu vượt mức quy định, phần vượt sẽ phải chịu thuế.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về cách hạch toán trợ cấp thôi việc theo thông tư 200. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
