Ký quỹ mở LC là một khía cạnh quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, giúp bảo vệ lợi ích của các bên liên quan. Thông tư 200 của Bộ Tài chính cung cấp hướng dẫn cụ thể về việc hạch toán loại hình này. Bài viết này sẽ trình bày quy trình hạch toán ký quỹ mở LC một cách chi tiết. Nắm vững quy định sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
1. Ký quỹ mở LC là gì?
Ký quỹ mở LC (Letter of Credit) là một thỏa thuận giữa ngân hàng và doanh nghiệp, trong đó ngân hàng cam kết thanh toán cho người bán khi các điều kiện trong thư tín dụng được đáp ứng.
Đây là một hình thức bảo đảm thanh toán trong các giao dịch thương mại quốc tế, giúp giảm thiểu rủi ro cho cả người mua và người bán.
2. Cách hạch toán ký quỹ mở LC theo thông tư 200
2.1 Đối với bên nhận ủy thác
– Mở L/C
Khi bên nhận ủy thác đã nhận được số tiền do bên ủy thác nhập khẩu chuyển đến, kế toán sẽ mở thư tín dụng L/C (Letter of Credit) cho bên ủy thác nhập khẩu bằng cách liên hệ với ngân hàng.
Nếu nhận tiền bằng VND:
- Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 338 – Phải trả khác (3388).
Nếu nhận tiền bằng ngoại tệ:
- Nợ TK 1112, 1122.
- Có TK 338 (3388).
Trong trường hợp nhận tiền bằng ngoại tệ, tỷ giá hối đoái được áp dụng theo tỷ giá hối đoán giao ngay tại thời điểm chuyển giao tiền.
Ký quỹ để mở L/C:
Kế toán sẽ thực hiện các nghiệp vụ cầm cố, ký quỹ, thế chấp như sau:
- Nợ TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược (áp dụng tỷ giá hối đoái tại thời điểm chuyển tiền) theo TT200.
- Nợ TK 635 (lỗ tỷ giá) hoặc Có TK 515 (lãi tỷ giá).
- Có TK 111 (1112), 112 (1122) (theo tỷ giá ghi sổ).
– Khi nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận hàng hóa nhập khẩu, kế toán sẽ theo dõi hàng nhận ủy thác nhập khẩu qua hệ thống quản lý của kế toán viên. Đồng thời, họ cũng thực hiện lập báo cáo tài chính và thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định pháp luật. Các giá trị hàng nhận ủy thác nhập khẩu không được ghi trên bảng cân đối kế toán (CĐKT).
– Khi xuất trả hàng cho bên giao ủy thác
Khi trả hàng cho bên ủy thác, kế toán viên cũng cần theo dõi thông tin hàng hóa xuất trên hệ thống quản lý và thực hiện lập báo cáo tài chính cùng thuyết minh báo cáo tài chính. Các giá trị này cũng không được ghi nhận trên bảng CĐKT.
– Thực hiện nghiệp vụ thanh toán ủy thác nhập khẩu
Chuyển khoản ký quỹ L/C cho bên bán ở nước ngoài: Khi chuyển khoản ký quỹ L/C sang bên bán, kế toán sẽ ghi nhận như sau:
- Nợ TK 138 – phải thu khác (1388) (áp dụng khi bên ủy thác chưa ứng tiền mua hàng).
- Nợ TK 338 (trừ vào số tiền đã nhận từ bên ủy thác).
- Có TK 244 (áp dụng tỷ giá lúc ký quỹ) theo quy định tại TT200.
- Có TK 515 (nếu lãi về tỷ giá) hoặc Nợ TK 635 (nếu lỗ về tỷ giá).
Thanh toán cho người bán ở nước ngoài: Khi thanh toán cho người bán về số tiền hàng nhập khẩu ủy thác sau khi trừ đi số tiền đã ký quỹ, thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ TK 138 – phải thu khác (1388) (chi tiết bên giao ủy thác) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền mua hàng – tỷ giá thực tế).
- Nợ TK 338 – phải trả, phải nộp khác (3388) (chi tiết bên giao ủy thác) (trừ vào số tiền đã nhận của bên giao ủy thác – tỷ giá lúc nhận tiền).
- Có TK 112 (1122) (theo tỷ giá ghi sổ) (số tiền phải thanh toán thêm ngoài tiền đã ký quỹ).
- Nợ TK 635: lỗ tỷ giá hoặc Có TK 515: lãi tỷ giá.
Các loại thuế liên quan: Đối với các loại thuế như VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế nhập khẩu (các nghiệp vụ này đều là nộp hộ cho bên ủy thác), ghi nhận như sau:
- Nợ TK 1388 (lưu ý thu lại số tiền đã nộp hộ).
- Nợ TK 3388 – phải trả khác (chi tiết bên giao ủy thác) (trừ vào số tiền đã nhận của bên giao ủy thác).
- Có TK 111, 112.
Tính phí ủy thác nhập khẩu và thuế VAT tính cho phí hoa hồng ủy thác: Khi tính phí ủy thác nhập khẩu và thuế VAT cho phí hoa hồng, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 131, 111, 112 – tổng giá thanh toán hàng hóa.
- Có TK 511 (5113) – doanh thu bán hàng.
- Có TK 3331 – thuế VAT phải nộp.
Các khoản chi hộ khác: Các khoản chi liên quan đến hoạt động nhận ủy thác nhập khẩu (phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho, thuê bãi, chi bốc xếp, vận chuyển hàng…) được ghi nhận theo chứng từ liên quan như sau:
- Nợ TK 1388.
- Có TK 111, 112.
Kết thúc giao dịch: Cuối cùng, khi kết thúc giao dịch, cần tính toán chênh lệch giữa các khoản phải thu và khoản phải trả:
- Nợ TK 338 – phải trả khác (3388) (chi tiết bên giao ủy thác).
- Có TK 138 – phải thu khác (1388) (chi tiết bên giao ủy thác).
2.2 Đối với bên giao ủy thác nhập khẩu
Khi trả trước khoản tiền ủy thác mua hàng: Khi doanh nghiệp thanh toán một khoản tiền trước cho đơn vị nhận ủy thác để mở L/C, kế toán sẽ ghi nhận như sau:
- Nợ TK 331 – phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác).
- Có TK 111, 112, …
- Nợ TK 635: lỗ tỷ giá (hoặc Có TK 515: lãi tỷ giá) nếu công ty sử dụng ngoại tệ.
Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu: Khi hàng ủy thác nhập khẩu được giao trả từ bên nhận ủy thác, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường:
- Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 211, 611,… (trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế).
- Có TK 331 – phải trả người bán (đơn vị nhận ủy thác) (tiền phải trả cho bên nhận ủy thác).
Khi nhận thông báo về nghĩa vụ nộp thuế: Khi nhận được thông báo về nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường tùy thuộc vào từng mặt hàng từ bên nhận ủy thác:
- Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 211, 611,…
- Có TK 333 (3332) – thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Có TK 333 (3333) – thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
- Có TK 3338 (33381) – thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
Về thuế GTGT hàng nhập khẩu: Đối với việc nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu từ bên nhận ủy thác, bên giao ủy thác ghi nhận số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp như sau:
Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ:
- Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
- Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp (33312).
Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ:
- Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 211, 611,…
- Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp (33312).
Khi nhận chứng từ nộp thuế: Khi nhận được chứng từ nộp thuế từ bên nhận ủy thác, bên giao ủy thác phản ánh giảm nghĩa vụ với ngân sách nhà nước về các khoản thuế phải nộp của hàng nhập khẩu:
- Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333, 33381): ghi giảm nghĩa vụ phải nộp ngân sách nhà nước.
- Có các TK 111, 112 (nếu trả tiền ngay cho bên nhận ủy thác).
- Có TK 3388 – phải trả, phải nộp khác (đơn vị nhận ủy thác) (nếu chưa thanh toán ngay tiền thuế cho bên nhận ủy thác).
- Có TK 1388 – phải thu khác (đơn vị nhận ủy thác) (ghi giảm số tiền đã ứng cho bên nhận ủy thác để nộp các khoản thuế của hàng nhập khẩu).
Khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác: Khi thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 331 – phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác).
- Có các TK 111, 112, …
Phí ủy thác nhập khẩu: Đối với phí ủy thác nhập khẩu phải trả cho đơn vị nhận ủy thác, kế toán ghi nhận như sau:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 211, 611,… (giá phí chưa có thuế GTGT).
- Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 331 – phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác).
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 211, 611,… (giá phí bao gồm thuế GTGT).
- Có TK 331 – phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác).
Khi thanh toán bù trừ cho bên nhận ủy thác: Khi tiến hành thanh toán bù trừ cho bên nhận ủy thác, ghi nhận như sau:
- Nợ TK 331 – phải trả cho người bán (chi tiết cho từng bên nhận ủy thác): ghi giảm số tiền hàng và các khoản bên nhận ủy thác đã trả hộ.
- Nợ TK 3388 – phải trả, phải nộp khác (chi tiết cho từng bên nhận ủy thác): ghi giảm số tiền phí, thuế, lệ phí bên nhận ủy thác đã chi hộ.
- Có TK 1388 – phải thu khác (chi tiết cho từng bên nhận ủy thác): ghi giảm số tiền đã ứng trước.
- Có các TK 111, 112: số còn phải trả.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng thiếu chờ xử lý
3. Những lưu ý khi hạch toán ký quỹ mở LC
Dưới đây là những lưu ý ngắn gọn khi hạch toán ký quỹ mở thư tín dụng (L/C) để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán. Những điểm này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản chi phí và tuân thủ quy định pháp luật:
- Xác định khoản ký quỹ: Đặt cọc chính xác số tiền để đảm bảo nghĩa vụ thanh toán với ngân hàng.
- Phân loại tài khoản: Ghi nhận ký quỹ vào tài khoản 136 (Phải thu khác) hoặc 241 (Chi phí trả trước).
- Ghi nhận chi phí: Các chi phí mở L/C (phí ngân hàng) cần được phân bổ hợp lý vào các tài khoản chi phí.
- Theo dõi thời gian và điều kiện: Giám sát thời gian thực hiện L/C và điều kiện hoàn trả khoản ký quỹ.
- Chuyển đổi ký quỹ thành chi phí: Khi L/C được sử dụng, chuyển khoản ký quỹ thành chi phí hoặc ghi nhận giá trị hàng hóa.
- Đánh giá rủi ro: Xem xét các rủi ro liên quan đến việc mở L/C để quản lý tài chính hiệu quả.
- Báo cáo tài chính: Trình bày rõ ràng các khoản ký quỹ và chi phí liên quan trong báo cáo tài chính để minh bạch thông tin.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán kế toán giải thể công ty như thế nào?
4. Một số câu hỏi liên quan
Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện ký quỹ mở L/C?
Doanh nghiệp cần thực hiện ký quỹ mở L/C khi họ muốn đảm bảo thanh toán cho bên cung cấp hàng hóa mà không có khả năng thanh toán ngay. Việc này giúp giảm rủi ro cho người bán và tạo điều kiện cho doanh nghiệp nhận hàng mà không phải trả tiền ngay lập tức.
Các loại phí nào liên quan đến ký quỹ mở L/C?
Các loại phí liên quan đến ký quỹ mở L/C thường bao gồm phí ngân hàng để mở L/C, phí dịch vụ cho bên nhận ủy thác và phí bảo hiểm nếu có. Doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ các khoản phí này để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Làm thế nào để xác định tỷ giá hối đoái khi ký quỹ mở L/C?
Tỷ giá hối đoái khi ký quỹ mở L/C được xác định dựa trên tỷ giá giao ngay tại thời điểm chuyển khoản ký quỹ cho ngân hàng. Doanh nghiệp cần ghi nhận tỷ giá này để phản ánh chính xác các giao dịch bằng ngoại tệ trong sổ sách kế toán.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán ký quỹ mở LC theo thông tư 200. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
