Hạch toán hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận. Việc chọn phương pháp hạch toán phù hợp giúp kiểm soát chính xác giá trị hàng tồn kho. Bài viết này của ACC sẽ giới thiệu các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến, giúp doanh nghiệp lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và điều kiện cụ thể.
Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến
1. Mục đích của việc lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp
Việc lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:
- Mỗi phương pháp hạch toán có những ưu điểm và hạn chế riêng, do đó việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp phản ánh một cách trung thực nhất tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh, từ đó phục vụ cho công tác quản lý, ra quyết định của ban lãnh đạo.
- Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp với quy định của pháp luật về kế toán và các chuẩn mực kế toán được ban hành bởi Bộ Tài chính.
- Một số phương pháp hạch toán có thể giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lý hơn, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.
- Việc lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho công tác kế toán. Ví dụ, phương pháp giá gốc đơn giản có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc ghi nhận và quản lý hàng tồn kho.
2. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến
Doanh nghiệp có hai lựa chọn chính cho việc hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với những đặc thù hoạt động kinh doanh khác nhau.
| Kê khai thường xuyên | Kiểm kê định kỳ | |
| Nội dung | Theo dõi hàng tồn kho liên tục và có hệ thống.
Cập nhật thường xuyên tình hình nhập, xuất và tồn kho của hàng hóa. Đảm bảo thông tin luôn đầy đủ và kịp thời. |
Không theo dõi hàng tồn kho liên tục và đều đặn. Chỉ ghi nhận giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không cập nhật các hoạt động nhập và xuất trong kỳ. Giá trị hàng hóa xuất chỉ được xác định khi kết thúc kỳ. |
| Công thức | Công thức tính giá trị tồn kho cuối kỳ là:
Giá trị tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng xuất kho trong kỳ |
Công thức tính trị giá hàng xuất kho trong kỳ là:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ |
| Chứng từ sử dụng | Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán hàng tồn kho.
Biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm kê thực tế, bao gồm thông tin về số lượng, đơn giá và giá trị hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê. |
Phiếu nhập kho được dùng để ghi nhận việc hàng hóa, vật tư được nhập vào kho, với các thông tin về số lượng, đơn giá và giá trị của hàng. Phiếu xuất kho ghi nhận việc xuất hàng hóa, vật tư ra khỏi kho, cũng bao gồm thông tin về số lượng, đơn giá và giá trị của hàng xuất.
Biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa là tài liệu ghi lại kết quả kiểm kê thực tế chứng từ nhập xuất hàng hóa hỗ trợ việc theo dõi và quản lý quá trình nhập xuất hàng hóa. |
| Cách hạch toán hàng tồn kho | Tài khoản 152: Dùng để hạch toán hàng tồn kho vật tư.
Tài khoản 153: Dùng để hạch toán hàng tồn kho hàng hóa. Tài khoản 154: Dùng để hạch toán hàng tồn kho nguyên vật liệu. Tài khoản 156: Dùng để hạch toán hàng tồn kho thành phẩm. Tài khoản 157: Dùng để hạch toán hàng tồn kho sản phẩm bán. Các biến động về tăng giảm (nhập hoặc xuất) và số lượng hiện có của vật tư và hàng hóa được ghi nhận và hạch toán vào các tài khoản trên. |
Giá trị của vật tư và hàng hóa được mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi và ghi nhận trên Tài khoản 611 – Mua hàng. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ dùng để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ nhằm phản ánh giá trị thực của hàng tồn kho vào cuối kỳ.
Lưu ý: Mọi biến động của vật tư và hàng hóa không được theo dõi và phản ánh trực tiếp trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. |
| Đối tượng áp dụng | Các doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghiệp, xây dựng, và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hoặc hàng hóa kỹ thuật cao… | Các cửa hàng bán lẻ thường xuyên xuất dùng hoặc bán hàng hóa và vật tư với nhiều chủng loại, quy cách, và mẫu mã khác nhau, thường có giá trị thấp. |
| Ưu điểm | Phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp xác định và đánh giá số lượng cũng như giá trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình kinh doanh.
Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho liên tục, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh. Phương pháp này cũng góp phần giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép và quản lý hàng tồn kho, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong toàn bộ quy trình kế toán. |
Phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho giúp giảm bớt khối lượng công việc hạch toán và quản lý hàng tồn kho. |
| Nhược điểm | Khối lượng ghi chép hàng ngày về hàng tồn kho có thể rất lớn, nhưng điều này có thể được giảm bớt nhờ vào việc sử dụng máy móc và công nghệ. | Công việc kế toán cuối kỳ liên quan đến hàng tồn kho có thể rất nặng nề. Việc kiểm tra không thường xuyên trong quá trình nhập và xuất kho đòi hỏi sự liên tục, điều này có thể hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán trong việc quản lý.
Thêm vào đó, việc phát hiện sai sót trở nên khó khăn khi kiểm kê thực tế không khớp với các ghi chép trong sổ kế toán |
3. Những nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho
Hạch toán hàng tồn kho cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc nghiệp vụ kế toán: ghi chép các nghiệp vụ kế toán theo đúng bản chất kinh tế của các nghiệp vụ đó.
- Nguyên tắc kế toán phát sinh: ghi chép các nghiệp vụ kế toán khi chúng phát sinh đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Nguyên tắc thận trọng: ghi nhận các khoản thu nhập một cách thận trọng, các khoản chi phí một cách đầy đủ.
- Nguyên tắc đồng nhất: áp dụng nhất quán các phương pháp, quy định hạch toán kế toán trong cùng một niên độ kế toán và các niên độ kế toán tiếp theo.
- Nguyên tắc tiềm tàng: ghi nhận các khoản thu nhập tiềm tàng, các khoản chi phí tiềm tàng.
- Nguyên tắc thực hiện: ghi chép các nghiệp vụ kế toán trên cơ sở thực hiện.
4. Một số câu hỏi liên quan đến các phương pháp hạch toán
Làm thế nào để xác định giá vốn hàng bán trong phương pháp kiểm kê định kỳ?
Trong phương pháp kiểm kê định kỳ, giá vốn hàng bán được xác định vào cuối kỳ kế toán sau khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho. Doanh nghiệp tính toán giá vốn hàng bán bằng cách trừ số lượng hàng tồn kho cuối kỳ từ số lượng hàng hóa đầu kỳ, sau đó nhân với giá vốn hàng hóa.
Doanh nghiệp cần thực hiện những hoạt động gì trong quá trình kiểm kê định kỳ?
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ bằng cách đếm số lượng hàng hóa thực tế trong kho và so sánh với số liệu trên sổ sách. Sau khi kiểm kê, doanh nghiệp sẽ cập nhật số liệu hàng tồn kho và tính toán giá vốn hàng bán dựa trên số liệu kiểm kê và giá vốn hàng hóa.
Làm thế nào để hạch toán giá vốn hàng bán trong phương pháp kê khai thường xuyên?
Trong phương pháp kê khai thường xuyên, giá vốn hàng bán được ghi nhận ngay khi có giao dịch bán hàng. Ví dụ, khi doanh nghiệp bán hàng, giá vốn hàng bán sẽ được ghi nhận bằng cách chuyển từ tài khoản hàng hóa (TK 156) sang tài khoản giá vốn hàng bán (TK 631).
Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp là rất quan trọng đối với hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về hàng tồn kho, hỗ trợ quản lý tốt hơn và ra quyết định nhanh chóng. Hy vọng bài viết này của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã giúp bạn biết được các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến phù hợp với doanh nghiệp của mình.
