Tạm ứng có thể được xem như một biện pháp thể hiện thiện chí hợp tác giữa doanh nghiệp và các bên liên quan như nhà cung cấp, đối tác, v.v. Việc này giúp tăng cường sự tin tưởng và củng cố mối quan hệ hợp tác giữa các bên. Qua bài viết này ACC xin cung cấp Mẫu giấy đề nghị tạm ứng thanh toán mới nhất.
1. Tạm ứng thanh toán là gì?
Tạm ứng thanh toán là khoản tiền mà doanh nghiệp tạm ứng trước cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ để thực hiện hợp đồng mua bán. Khoản tiền này sẽ được bù trừ vào khoản thanh toán sau khi doanh nghiệp đã nhận được đầy đủ hàng hóa, dịch vụ và các chứng từ thanh toán hợp lệ.
2. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng thanh toán mới nhất
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng thanh toán Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính
| Đơn vị: ………………………
Bộ phận: ……………………. |
Mẫu số 03 – TT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính) |
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày…..tháng….năm….
Số: ……………..
Kính gửi:……………………………………………………………………………………………………
Tên tôi là:…………………………………………………………………………………………………..
Bộ phận (hoặc Địa chỉ):……………………………………………………………………………….
Đề nghị cho tạm ứng số tiền:………………………………………………………………………..
Viết bằng chữ: …………………………………………………………………………………………..
Lý do tạm ứng:…………………………………………………………………………………………..
Thời hạn thanh toán:……………………………………………………………………………………
| Giám đốc (Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) |
Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) |
Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) |
3. Cách điền mẫu giấy đề nghị tạm ứng thanh toán chi tiết nhất
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu giấy đề nghị tạm ứng thanh toán:
Phần tiêu đề: Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận đề nghị tạm ứng. Ghi số hiệu, ngày tháng lập phiếu. Kính gửi: Ghi rõ tên bộ phận duyệt cuối cùng (thường là phòng Kế toán hoặc ban Giám đốc).
Phần nội dung:
Họ và tên người đề nghị: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người đề nghị tạm ứng.
Chức vụ: Ghi rõ chức vụ của người đề nghị tạm ứng.
Bộ phận: Ghi rõ bộ phận đang làm việc của người đề nghị tạm ứng.
Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung cần thanh toán, bao gồm tên nhà cung cấp, số tiền cần thanh toán, mục đích sử dụng số tiền tạm ứng.
Số tiền đề nghị: Ghi rõ số tiền đề nghị tạm ứng bằng cả số và chữ.
Hình thức thanh toán: Ghi rõ hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản).
Số lượng chứng từ thanh toán: Ghi rõ số lượng chứng từ thanh toán kèm theo.
Kèm theo: Ghi rõ danh sách các chứng từ thanh toán kèm theo.
Phần cam kết:
Người đề nghị cam kết sử dụng số tiền tạm ứng đúng mục đích đã được phê duyệt.
Người đề nghị cam kết hoàn trả số tiền tạm ứng không sử dụng hết hoặc nộp kèm theo các chứng từ thanh toán hợp lệ để thanh toán số tiền tạm ứng đã sử dụng trong thời hạn quy định.
Chữ ký:
Chữ ký của người đề nghị tạm ứng.
Chữ ký của trưởng bộ phận (nếu có).
Chữ ký của người duyệt (thường là trưởng phòng Kế toán hoặc Giám đốc).
4. Quy trình tạm ứng thanh toán
Quy trình tạm ứng thanh toán là quy trình được thực hiện để thanh toán trước một khoản tiền cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ trước khi nhận được đầy đủ hàng hóa, dịch vụ và các chứng từ thanh toán hợp lệ. Quy trình này thường được áp dụng trong các trường hợp cần thanh toán nhanh chóng cho nhà cung cấp để đảm bảo tiến độ công việc hoặc hợp đồng.
Dưới đây là quy trình tạm ứng thanh toán thông thường:
Ký kết hợp đồng mua bán: Hai bên ký kết hợp đồng mua bán và quy định về khoản tạm ứng thanh toán, bao gồm số tiền tạm ứng, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, v.v.
Lập Phiếu đề nghị tạm ứng thanh toán:
Doanh nghiệp lập Phiếu đề nghị tạm ứng thanh toán theo mẫu do doanh nghiệp quy định.
Phiếu đề nghị tạm ứng thanh toán cần ghi rõ các thông tin sau:
- Tên doanh nghiệp
- Bộ phận đề nghị
- Họ và tên người đề nghị
- Chức vụ
- Nội dung thanh toán
- Số tiền đề nghị
- Hình thức thanh toán
- Số lượng chứng từ thanh toán
- Kèm theo
Phiếu đề nghị tạm ứng thanh toán cần được ký bởi người đề nghị và trưởng bộ phận (nếu có).
Thẩm quyền phê duyệt: Phiếu đề nghị tạm ứng thanh toán được trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt (thường là trưởng phòng Kế toán hoặc Giám đốc). Cấp có thẩm quyền phê duyệt sẽ xem xét tính hợp lý của việc tạm ứng thanh toán và phê duyệt trên Phiếu đề nghị tạm ứng thanh toán.
Thanh toán tạm ứng: Sau khi được phê duyệt, Phiếu đề nghị tạm ứng thanh toán được chuyển đến bộ phận Kế toán để thanh toán. Bộ phận Kế toán sẽ thanh toán số tiền tạm ứng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Nhà cung cấp thực hiện hợp đồng: Nhà cung cấp sẽ sản xuất hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng.
Thanh toán số tiền còn lại: Sau khi nhận đầy đủ hàng hóa, dịch vụ và các chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp sẽ thanh toán số tiền còn lại cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp hoàn trả số tiền tạm ứng không sử dụng hết (nếu có): Trong trường hợp nhà cung cấp không sử dụng hết số tiền tạm ứng, nhà cung cấp sẽ hoàn trả số tiền tạm ứng không sử dụng hết cho doanh nghiệp.
5. Lý do thực hiện tạm ứng thanh toán
Tạm ứng thanh toán là việc doanh nghiệp thanh toán trước một khoản tiền cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ trước khi nhận được đầy đủ hàng hóa, dịch vụ và các chứng từ thanh toán hợp lệ. Việc tạm ứng thanh toán thường được áp dụng trong các trường hợp sau:
5.1. Đảm bảo tiến độ công việc
- Trong một số trường hợp, việc tạm ứng thanh toán giúp doanh nghiệp giải phóng nguồn vốn kịp thời để thực hiện các công việc theo hợp đồng đã ký kết, đặc biệt là các dự án lớn hoặc cần huy động nhiều nguồn lực.
- Việc tạm ứng thanh toán giúp các bộ phận liên quan có thể chủ động trong việc mua sắm vật tư, nguyên liệu, thanh toán cho nhà thầu, v.v., đảm bảo tiến độ thi công được thực hiện đúng theo kế hoạch.
5.2. Tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh
- Tạm ứng thanh toán giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là trong các trường hợp cần thanh toán trước một phần giá trị hợp đồng.
- Việc này cũng giúp doanh nghiệp tạo dựng được uy tín với khách hàng và đối tác, từ đó thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
5.3. Hỗ trợ hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Tạm ứng thanh toán có thể được sử dụng để hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp như chi phí đi công tác, chi phí tiếp khách hàng, v.v.
- Việc này giúp doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian trong việc thanh toán các khoản chi phí phát sinh.
5.4. Thúc đẩy hợp tác giữa các bên
- Tạm ứng thanh toán có thể được xem như một biện pháp thể hiện thiện chí hợp tác giữa doanh nghiệp và các bên liên quan như nhà cung cấp, đối tác, v.v.
- Việc này giúp tăng cường sự tin tưởng và củng cố mối quan hệ hợp tác giữa các bên.
5.5. Đáp ứng nhu cầu của nhà cung cấp
- Trong một số trường hợp, nhà cung cấp có thể gặp khó khăn trong việc huy động vốn để sản xuất hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng.
- Việc tạm ứng thanh toán giúp nhà cung cấp có nguồn vốn để thực hiện hợp đồng đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
