Kiểm toán là một quá trình quan trọng để đảm bảo tính xác thực và tin cậy trong báo cáo tài chính của một doanh nghiệp. Trong quá trình này, thư xác nhận là một công cụ quan trọng mà kiểm toán viên thường sử dụng để xác minh thông tin với bên thứ ba. Bài viết này của ACC sẽ chỉ bạn cách gửi thư xác nhận trong kiểm toán. Cùng tìm hiểu nhé!
1. Thư xác nhận là gì?
Thư xác nhận được hiểu đơn giản là văn bản nhằm xác minh thông tin giữa đơn vị và các bên liên quan như nhà cung cấp, khách hàng, hoặc ngân hàng. Nội dung của thư thường liên quan đến số tiền còn phải trả, các khoản đã ứng trước, hay số vốn góp, với mục đích xác thực tính chính xác của các khoản mục trong báo cáo tài chính.
2. Hướng dẫn cách lập và gửi thư xác nhận trong kiểm toán
2.1 Thư xác nhận các khoản phải trả
Dưới đây là mẫu thư xác nhận các khoản phải trả trong quá trình kiểm toán:
…, Ngày … tháng … năm…
Đơn vị: ……………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………
Kính gửi: ………………………………………………..
Công ty: ………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………
THƯ XÁC NHẬN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP
Kính thưa Quý vi,
“Công ty…” đang thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày ….. của Công ty chúng tôi. Để phục vụ mục đích kiểm toán, xin Quý vị vui lòng xác nhận tính đúng đắn của các thông tin sau đây liên quan đến khoản nợ của Công ty chúng tôi với Công ty của Quý vị:
- Số tiền Công ty chúng tôi còn phải trả lại ngày …. là: <dư có TK331 tại ngày… chi tiết theo nhà cung cấp>
- Số tiền Công ty chúng tôi đã ứng trước ngày … là: <dư nợ TK331 tại ngày chi tiết theo nhà cung cấp>
Sau khi xác nhận tại phần cuối của thư này, xin gửi thư xác nhận này trực tiếp đến kiểm toán viên của chúng tôi trước ngày … theo địa chỉ sau:
Công ty: ….
Địa chỉ: ….
Người nhận:
Điện thoại:
Nếu không đồng ý với số dư nêu trên, xin Quý vị cung cấp đầy đủ chi tiết của sự khách biệt cho kiểm toán viên của chúng tôi.
Xin cảm ơn sự hợp tác của Quý vị.
Kính thư
(Chữ ký, họ tên, chức danh, đóng dấu)
Xác nhận của Công ty………………………………
Chúng tôi xác nhận các số dư nêu trên là ……
Chi tiết về các khoản chênh lệch như sau: (đính kèm bảng chi tiết nếu không đủ chỗ trống để trình bày chi tiết):
Chữ ký, đóng dấu, Họ tên chức vụ
2.2 Thư xác nhận các khoản phải thu
Dưới đây là mẫu thư xác nhận các khoản phải thu trong quá trình kiểm toán:
…, Ngày … tháng … năm…
Đơn vị:……………………………………………….
Địa chỉ:………………………………………………
Kính gửi :…………………………………………..
Công ty:…………………………………………….
Địa chỉ:……………………………………………..
THƯ XÁC NHẬN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Kính thưa Quý vị,
Về việc: xác nhận số dư nợ cho mục đích kiểm toán
“Công ty…. đang thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính của Công ty chúng tôi. Báo cáo tài chính của chúng tôi đã phản ánh số dư liên quan đến tài khoản của Quý vị tại ngày ….như sau:
- Số tiền Quý vị phải trả chúng tôi: <Dư nợ TK131 chi tiết theo đối tượng khách hàng>VND/USD (1)
- Số tiền Quý vị đã ứng trước cho chúng tôi: <Dư có TK131 chi tiết theo đối tượng khách
- hàng> VND/USD (1)
Nhằm mục đích kiểm toán báo cáo tài chính của chúng tôi, rất mong Quý vị xác nhận tính đúng đắn của số dư nêu trên và gửi thư xác nhận này trực tiếp đến kiểm toán viên của chúng tôi trước ngày….. theo địa chỉ sau:
Công ty………………………………………………………….
Địa chỉ :…………………………………………………………..
Người nhận :…………………………………………
Điện thoại :……………………………………………..
Nếu không đồng ý với số dư nêu trên, xin Quý vị cung cấp đầy đủ chi tiết của sự khác biệt cho kiểm toán viên của chúng tôi.
Xin cảm ơn sự hợp tác của Quý vị.
Kính thư
(Chữ ký, họ tên, chức danh, đóng dấu)
Xác nhận của Công ty
Chúng tôi xác nhận các số dư nêu trên là……………………………
Chi tiết về các khoản chênh lệch như sau: (đính kèm bảng chi tiết nếu không đủ chỗ trống để trình bày chi tiết):
Chữ ký (đóng dấu)
3. Phân loại thư xác nhận
Dưới đây là các loại thư xác nhận thường gặp trong quy trình kiểm toán, mỗi loại đều có vai trò quan trọng trong việc xác minh thông tin tài chính của công ty:
- Thư xác nhận các khoản phải trả: Xác minh số tiền mà công ty còn nợ nhà cung cấp.
- Thư xác nhận các khoản phải thu: Để xác định số tiền mà khách hàng còn nợ công ty.
- Thư xác nhận số dư ngân hàng: Để xác nhận số dư tài khoản ngân hàng của công ty.
- Thư xác nhận nợ vay: Để làm rõ các khoản nợ mà công ty đang vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
- Thư xác nhận phần vốn góp: Nhằm xác minh số vốn mà các cổ đông đã góp vào công ty.
>>> Xem thêm: Mẫu kế hoạch kiểm toán nội bộ mới nhất hiện nay
4. Hình thức thư xác nhận
Trong kiểm toán, có hai loại thư xác nhận chính: thư xác nhận dạng khẳng định và thư xác nhận dạng phủ định
4.1. Thư xác nhận dạng khẳng định (Positive Confirmation Request)
– Đặc điểm: Thư xác nhận này yêu cầu bên xác nhận phản hồi trực tiếp cho kiểm toán viên, trong đó họ phải nêu rõ đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin được yêu cầu xác nhận, hoặc cung cấp các dữ liệu cần thiết để xác minh.
– Ưu điểm: Phản hồi từ loại thư này thường mang lại bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy.
– Nhược điểm: Có rủi ro rằng bên xác nhận có thể trả lời mà không kiểm tra tính chính xác của thông tin.
Để giảm thiểu rủi ro này, kiểm toán viên có thể sử dụng thư xác nhận dạng khẳng định nhưng không ghi rõ số liệu, yêu cầu bên xác nhận tự điền thông tin. Tuy nhiên, việc này có thể làm giảm tỷ lệ phản hồi, vì bên xác nhận sẽ cần bỏ ra nhiều công sức hơn để hoàn thành.
4.2. Thư xác nhận dạng phủ định (Negative Confirmation Request)
– Đặc điểm: Với thư xác nhận dạng phủ định, bên xác nhận chỉ phản hồi cho kiểm toán viên khi họ không đồng ý với thông tin trong thư xác nhận.
Thư xác nhận này cung cấp bằng chứng kiểm toán kém thuyết phục hơn so với dạng khẳng định.
Do đó, khi đã xác định rủi ro có sai sót trọng yếu, kiểm toán viên không nên chỉ dựa vào thư xác nhận dạng phủ định như là phương pháp thử nghiệm chính để xử lý rủi ro, trừ khi tất cả các điều kiện sau được thỏa mãn:
- Rủi ro có sai sót trọng yếu được đánh giá là thấp và kiểm toán viên đã thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về hiệu lực của các hoạt động kiểm soát liên quan.
- Thông tin cần xác nhận qua thư xác nhận dạng phủ định bao gồm các tài khoản có số dư nhỏ, các giao dịch nhỏ hoặc những điều kiện đồng nhất.
- Tỷ lệ ngoại lệ dự kiến là rất thấp.
- Kiểm toán viên không có lý do để tin rằng người nhận thư xác nhận dạng phủ định sẽ không chú ý đến yêu cầu xác nhận.
Cần lưu ý rằng trong một số trường hợp, việc bên xác nhận không phản hồi cho kiểm toán viên không đồng nghĩa với việc thông tin trên thư xác nhận là chính xác.
Ví dụ, nếu thư xác nhận khoản phải thu có số dư nhỏ hơn so với số dư thực tế, bên xác nhận có thể cố ý không phản hồi để đánh lừa rằng số dư đó là chính xác.
>>> Xem thêm: Mẫu thư xác nhận công nợ của kiểm toán
5. Trách nhiệm của các bên liên quan
Trong quá trình gửi và nhận thư xác nhận, có trách nhiệm cụ thể đối với mỗi bên liên quan:
– Kiểm toán viên: Trách nhiệm của kiểm toán viên là thiết kế, chuẩn bị và gửi thư xác nhận, sau đó kiểm tra kết quả và đánh giá tính chính xác của thông tin xác nhận.
– Bên nhận thư: Bên nhận thư cần phản hồi một cách chính xác và kịp thời theo yêu cầu trong thư. Nếu họ không đồng ý với thông tin, họ cần cung cấp lý do cụ thể cho sự không phù hợp.
– Doanh nghiệp kiểm toán: Doanh nghiệp kiểm toán cần hỗ trợ kiểm toán viên trong việc chuẩn bị và gửi thư xác nhận, cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy.
6. Một số câu hỏi liên quan
Tại sao việc gửi thư xác nhận được coi là một phần quan trọng trong quy trình kiểm toán?
Gửi thư xác nhận giúp xác minh tính chính xác của các thông tin tài chính từ bên thứ ba, cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Quá trình này góp phần giảm thiểu rủi ro sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính và đảm bảo rằng các giao dịch đã được ghi nhận một cách chính xác.
Có những tình huống nào khiến kiểm toán viên không nên sử dụng thư xác nhận dạng phủ định?
Kiểm toán viên không nên sử dụng thư xác nhận dạng phủ định khi đã đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu là cao hoặc khi thông tin cần xác minh liên quan đến các tài khoản lớn và giao dịch quan trọng.
Thời gian tối ưu để gửi thư xác nhận là khi nào trong quy trình kiểm toán?
Thời gian tối ưu để gửi thư xác nhận là sau khi kiểm toán viên đã hoàn tất việc thu thập thông tin ban đầu và trước khi kết thúc kiểm toán, nhằm đảm bảo rằng các thông tin được xác minh kịp thời và giúp kiểm toán viên có đủ thời gian xử lý bất kỳ vấn đề nào phát sinh từ phản hồi.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về cách gửi thư xác nhận trong kiểm toán. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
