Số sách sử dụng trong kế toán tiền lương là những sổ sách kế toán được sử dụng để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến tiền lương của người lao động trong doanh nghiệp. Vậy chứng từ và sổ sách kế toán tiền lương là gì ? Hãy để bài viết dưới đây của ACC giúp bạn hiểu hơn
1. Chứng từ và sổ sách kế toán tiền lương là gì ?
Chứng từ kế toán tiền lương là những giấy tờ, văn bản dùng để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương của người lao động.
Chứng từ kế toán tiền lương bao gồm các loại sau:
- Bảng chấm công: Bảng chấm công được lập hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để ghi chép thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm,… của người lao động.
- Bảng lương: Bảng lương được lập hàng tháng để xác định tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ của người lao động.
- Lệnh chi tiền lương: Lệnh chi tiền lương được lập khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho người lao động.
- Giấy ủy nhiệm chi tiền lương: Giấy ủy nhiệm chi tiền lương được lập khi doanh nghiệp ủy quyền cho ngân hàng thanh toán tiền lương cho người lao động.
- Sổ sách kế toán tiền lương là những sổ sách dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương của người lao động.
Sổ sách kế toán tiền lương bao gồm các loại sau:
- Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung được sử dụng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương, kể cả các nghiệp vụ được ghi vào sổ nhật ký riêng.
- Sổ nhật ký bán hàng: Sổ nhật ký bán hàng được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh liên quan đến tiền lương, như tiền lương nhân viên bán hàng, tiền lương nhân viên giao hàng,…
- Sổ nhật ký mua hàng: Sổ nhật ký mua hàng được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng, nhập kho phát sinh liên quan đến tiền lương, như tiền lương nhân viên mua hàng, tiền lương nhân viên kho,…
- Sổ nhật ký chi tiền: Sổ nhật ký chi tiền được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền phát sinh liên quan đến tiền lương, như chi tiền lương cho người lao động, chi tiền nộp thuế TNCN,…
- Sổ nhật ký thu tiền: Sổ nhật ký thu tiền được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền phát sinh liên quan đến tiền lương, như thu tiền lương của người lao động, thu tiền nộp thuế TNCN,…
- Sổ cái: Sổ cái được sử dụng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương, theo từng tài khoản kế toán.
Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, kế toán trưởng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định bổ sung các loại sổ sách kế toán, mẫu sổ sách kế toán và phương pháp ghi sổ kế toán cho phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
Vai trò của chứng từ và sổ sách kế toán tiền lương
Chứng từ kế toán tiền lương và sổ sách kế toán tiền lương có vai trò quan trọng trong việc quản lý tiền lương của người lao động, cụ thể:
- Chứng từ kế toán tiền lương là cơ sở để xác định số tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ của người lao động.
- Sổ sách kế toán tiền lương là căn cứ để lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế TNCN,…
- Chứng từ kế toán tiền lương và sổ sách kế toán tiền lương là căn cứ để kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ tiền lương của doanh nghiệp.
Yêu cầu về lập và sử dụng chứng từ và sổ sách kế toán tiền lương
- Chứng từ kế toán tiền lương và sổ sách kế toán tiền lương phải được lập theo đúng quy định của pháp luật.
- Chứng từ kế toán tiền lương và sổ sách kế toán tiền lương phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, đúng quy định của pháp luật.
2. Mục đích của việc làm sổ sách kế toán tiền lương
Mục đích của việc làm sổ sách kế toán tiền lương là để:
- Kiểm soát chặt chẽ tình hình thu, chi tiền lương
- Sổ sách kế toán tiền lương giúp kế toán kiểm soát chặt chẽ tình hình thu, chi tiền lương của doanh nghiệp, đảm bảo tiền lương được chi đúng người, đúng số, đúng thời hạn.
Lập báo cáo tài chính
- Sổ sách kế toán tiền lương là một trong những căn cứ để lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính là một công cụ quan trọng để doanh nghiệp cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh của mình cho các bên liên quan.
Cung cấp thông tin cho quản lý
- Sổ sách kế toán tiền lương cung cấp thông tin cho quản lý về tình hình thu, chi tiền lương của doanh nghiệp, từ đó có các quyết định quản lý phù hợp.
Nội dung ghi chép sổ sách kế toán tiền lương
Nội dung ghi chép sổ sách kế toán tiền lương bao gồm:
Sổ Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương, bao gồm:
- Nghiệp vụ trích tiền lương
- Nghiệp vụ thanh toán tiền lương
- Nghiệp vụ trích các khoản bảo hiểm, phúc lợi
- Nghiệp vụ trả lương
Sổ Cái
Sổ Cái ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương, bao gồm:
- Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên
- Tài khoản 338 – Phải trả các khoản phải nộp Nhà nước
- Tài khoản 335 – Chi phí công nhân viên
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương, bao gồm:
- Sổ kế toán chi tiết tiền lương
- Sổ kế toán chi tiết các khoản trích theo lương
Kỹ thuật ghi chép sổ sách kế toán tiền lương
Để ghi chép sổ sách kế toán tiền lương một cách chính xác, trung thực, kịp thời, kế toán cần nắm vững các kỹ thuật sau:
- Kiểm tra chứng từ kế toán
Trước khi ghi sổ, kế toán cần kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp.
- Xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Kế toán cần xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên các thông tin trên chứng từ.
- Xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có
Kế toán cần xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên nội dung nghiệp vụ.
- Điền thông tin vào sổ kế toán
Kế toán cần điền đầy đủ các thông tin vào sổ kế toán theo đúng mẫu quy định, bao gồm:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ
- Số hiệu chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Tài khoản Nợ và số tiền Nợ
- Tài khoản Có và số tiền Có
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu
Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên chứng từ kế toán và báo cáo tài chính.
Một số lưu ý khi ghi chép sổ sách kế toán tiền lương
- Tuân thủ đúng các quy định về kế toán
Kế toán cần tuân thủ đúng các quy định về kế toán, bao gồm các quy định về chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính,…
- Sử dụng công nghệ thông tin
Sử dụng công nghệ thông tin trong ghi chép sổ sách kế toán sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc.
- Thường xuyên cập nhật kiến thức
Kế toán cần thường xuyên cập nhật kiến thức về kế toán, tài chính để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.
3. Nội dung có trong sổ sách kế toán tiền lương như thế nào ?
Nội dung có trong sổ sách kế toán tiền lương bao gồm các thông tin về:
Các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… mà doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động.
Các khoản trích theo lương để tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,…
Các khoản chi khác liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,…
Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mà nội dung của sổ sách kế toán tiền lương có thể được mở rộng thêm.
Dưới đây là một số nội dung cụ thể thường có trong sổ sách kế toán tiền lương:
Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo trình tự thời gian, theo nguyên tắc đối ứng tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… được ghi chép vào sổ nhật ký chung theo các tài khoản kế toán sau:
- TK 334: Chi phí trả lương và các khoản trích theo lương
- TK 338: Phải trả người lao động
- TK 335: Chi phí trích trước
- TK 336: Phải trả người mua
- TK 337: Phải trả người bán
Sổ Cái
Sổ Cái là sổ kế toán dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… được ghi chép chi tiết vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán sau:
- TK 334: Chi phí trả lương và các khoản trích theo lương
- TK 338: Phải trả người lao động
- TK 335: Chi phí trích trước
- TK 336: Phải trả người mua
- TK 337: Phải trả người bán
Sổ chi tiết tiền lương
Sổ chi tiết tiền lương là sổ kế toán dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán cụ thể, trong trường hợp này là từng nhân viên. Sổ chi tiết tiền lương thường được lập theo các cột sau:
- Ngày, tháng, năm
- Số chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ
- Số tiền lương
- Số tiền trích theo lương
Sổ theo dõi công nợ phải trả người lao động
Sổ theo dõi công nợ phải trả người lao động là sổ kế toán dùng để ghi chép chi tiết tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… cho người lao động. Sổ theo dõi công nợ phải trả người lao động thường được lập theo các cột sau:
- Tên người lao động
- Mã số thuế
- Số chứng từ
- Ngày, tháng, năm
- Nội dung nghiệp vụ
- Số tiền
Các sổ sách kế toán khác
Ngoài các sổ sách kế toán trên, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số sổ sách kế toán khác để phục vụ cho việc hạch toán tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… như:
- Sổ theo dõi bảng chấm công
- Sổ theo dõi tiền lương tạm ứng
- Sổ theo dõi tiền lương tạm ứng chưa thanh toán
- Sổ theo dõi tiền lương trả chậm
Việc lập và sử dụng sổ sách kế toán tiền lương đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ của thông tin kế toán về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,…, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.
4. Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán
Căn cứ vào Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13, quy định chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
– Chứng từ thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong suốt quá trình qua mạng hoặc các vật mang tin.
– Chứng từ điện tử phải được đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, thông tin suốt quá trình lưu trữ và sử dụng. Chứng từ điện tử phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định và được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản được tạo ra, gửi đi hoặc nhận. Chứng từ cần có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
– Đối với trường hợp chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để thanh toán, giao dịch hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó và chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi, ghi sổ và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Trên đây là một số thông tin về Chứng từ và sổ sách sử dụng trong kế toán tiền lương là gì?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
