Cách phân biệt kế toán mua hàng và công nợ phải thu

1. Kế toán công nợ phải thu

1.1 Kế toán công nợ phải thu là gì?

Kế toán công nợ phải thu là một bộ phận của kế toán, chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp. Công nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp còn phải thu của khách hàng, bao gồm cả khoản tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ, tiền ứng trước của khách hàng,…

Kế toán công nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng tiền của doanh nghiệp. Các khoản công nợ phải thu được thu hồi đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp có đủ nguồn tài chính để chi trả cho các khoản chi phí, đầu tư,…

Công việc của kế toán công nợ phải thu bao gồm các nội dung chính sau:

Thu thập thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu: Thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ
• Biên bản, hợp đồng
• Sổ sách kế toán

Kiểm tra, phân tích thông tin: Kế toán viên kiểm tra, phân tích thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu để xác định tính hợp lý của thông tin, bao gồm các nội dung sau:

• Tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ
• Tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Tính hợp lý của giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu: Kế toán viên ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật.

Theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu: Kế toán viên theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu để đảm bảo các khoản công nợ được thu hồi đúng hạn.

Lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu: Kế toán viên lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu để cung cấp thông tin về các khoản công nợ phải thu cho các đối tượng có liên quan.

Ngoài các công việc chính nêu trên, kế toán công nợ phải thu có thể thực hiện thêm các công việc khác như:

• Xử lý các khoản công nợ khó đòi
• Thực hiện các thủ tục thu hồi công nợ
• Tư vấn cho doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến công nợ phải thu

Để thực hiện tốt công việc kế toán công nợ phải thu, kế toán viên cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn về kế toán, cũng như kinh nghiệm thực tế. Kế toán viên cần nắm vững các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… để thực hiện công việc một cách chính xác và đầy đủ.

Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện công việc kế toán công nợ phải thu:

• Thường xuyên cập nhật thông tin: Kế toán viên cần thường xuyên cập nhật thông tin về các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… để đảm bảo thực hiện công việc một cách chính xác và đầy đủ.
• Kiểm tra, phân tích thông tin chặt chẽ: Kế toán viên cần kiểm tra, phân tích thông tin chặt chẽ để phát hiện các sai sót hoặc gian lận.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật: Kế toán viên cần tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… để đảm bảo tính hợp pháp của các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng công nghệ thông tin: Kế toán viên có thể sử dụng các phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

1.2. Các loại kế toán công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải thu là việc ghi chép, theo dõi và quản lý các khoản tiền mà doanh nghiệp sẽ thu được từ khách hàng, đối tác. Các khoản tiền này có thể phát sinh từ các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho vay,…

Có thể phân loại kế toán công nợ phải thu theo các tiêu chí sau:

Theo thời hạn thanh toán: Kế toán công nợ phải thu có thể được phân loại thành:

Kế toán công nợ phải thu ngắn hạn: Là các khoản công nợ có thời hạn thanh toán dưới 1 năm.

Kế toán công nợ phải thu dài hạn: Là các khoản công nợ có thời hạn thanh toán trên 1 năm.

Theo đối tượng thu: Kế toán công nợ phải thu có thể được phân loại thành:

• Kế toán công nợ phải thu khách hàng: Là các khoản công nợ phát sinh từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
• Kế toán công nợ phải thu đối tác: Là các khoản công nợ phát sinh từ các hoạt động kinh tế khác như cho vay, nhận ký cược, ký quỹ,…

Theo mức độ rủi ro: Kế toán công nợ phải thu có thể được phân loại thành:

• Kế toán công nợ phải thu có khả năng thu hồi cao: Là các khoản công nợ có khả năng thu hồi cao, ít rủi ro.
• Kế toán công nợ phải thu có khả năng thu hồi thấp: Là các khoản công nợ có khả năng thu hồi thấp, rủi ro cao.

Các công việc của kế toán công nợ phải thu

Nhìn chung, kế toán công nợ phải thu có các công việc chính sau:

Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu có thể bao gồm:

• Bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Nhận tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Cho vay, nhận ký cược, ký quỹ

Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Kế toán công nợ phải thu cần kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo rằng các khoản công nợ phải thu được ghi chép đầy đủ, chính xác và trung thực.

Tổng hợp và báo cáo tình hình công nợ phải thu: Kế toán công nợ phải thu cần tổng hợp và báo cáo tình hình công nợ phải thu của doanh nghiệp theo định kỳ, bao gồm:

Số dư đầu kỳ

• Các khoản công nợ phải thu phát sinh trong kỳ
• Các khoản công nợ phải thu đã thu hồi trong kỳ

Số dư cuối kỳ

Một số lưu ý khi thực hiện kế toán công nợ phải thu

Để thực hiện kế toán công nợ phải thu hiệu quả, kế toán viên cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thực hiện đúng quy trình kế toán: Kế toán viên cần thực hiện đúng quy trình kế toán công nợ phải thu đã được quy định tại doanh nghiệp.
• Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu: Kế toán viên cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản công nợ phải thu với các chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác.
• Sử dụng các phần mềm kế toán: Sử dụng các phần mềm kế toán có thể giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian và công sức trong việc ghi chép, theo dõi và quản lý các khoản công nợ phải thu.

1.3. Vai trò của kế toán công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải thu là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp. Kế toán công nợ phải thu có vai trò quan trọng trong việc:

• Quản lý các khoản công nợ phải thu: Kế toán công nợ phải thu chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật. Kế toán công nợ phải thu cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các khoản công nợ phải thu, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản công nợ phải thu và tránh các rủi ro phát sinh.
• Thu hồi công nợ: Kế toán công nợ phải thu chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản công nợ phải thu, từ đó đảm bảo doanh nghiệp thu hồi được các khoản công nợ đúng hạn
• Lập báo cáo tài chính: Kế toán công nợ phải thu chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính liên quan đến công nợ phải thu, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp, trong đó có các khoản công nợ phải thu.
• Cung cấp thông tin cho các nhà quản lý: Kế toán công nợ phải thu cung cấp thông tin về các khoản công nợ phải thu cho các nhà quản lý để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Thông tin về công nợ phải thu giúp các nhà quản lý đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp, xác định các khoản công nợ cần thu hồi, từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật: Kế toán công nợ phải thu cần tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… liên quan đến công nợ phải thu. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra thuận lợi.

Tóm lại, kế toán công nợ phải thu có vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp, thu hồi công nợ, lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho các nhà quản lý và tuân thủ các quy định của pháp luật. Kế toán công nợ phải thu cần có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng nghiệp vụ tốt và tinh thần trách nhiệm cao để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.

Dưới đây là một số công việc cụ thể của kế toán công nợ phải thu:

• Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến công nợ phải thu, kế toán công nợ phải thu cần hạch toán các nghiệp vụ đó vào sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
• Theo dõi số dư công nợ phải thu: Kế toán công nợ phải thu cần theo dõi số dư công nợ phải thu theo từng khách hàng, theo từng khoản mục công nợ, theo từng kỳ hạn thanh toán, v.v
• Đôn đốc khách hàng thanh toán: Kế toán công nợ phải thu cần đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản công nợ phải thu đúng hạn.
• Lập báo cáo công nợ phải thu: Kế toán công nợ phải thu cần lập báo cáo công nợ phải thu theo định kỳ để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý.
• Kết chuyển công nợ phải thu: Kế toán công nợ phải thu cần kết chuyển công nợ phải thu vào cuối kỳ kế toán
• Kết thúc công nợ phải thu: Kế toán công nợ phải thu cần thực hiện các thủ tục cần thiết để kết thúc công nợ phải thu, chẳng hạn như xử lý các khoản công nợ khó đòi, v.v.

1.4. Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu

Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu là thu thập, kiểm tra, nhập liệu, theo dõi và quản lý các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp. Công nợ phải thu là các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp do mua hàng, nhận dịch vụ của doanh nghiệp.

Cụ thể, kế toán công nợ phải thu có các nhiệm vụ sau:

• Thu thập, kiểm tra và nhập liệu chứng từ: Kế toán công nợ phải thu có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và nhập liệu các chứng từ liên quan đến công nợ phải thu, chẳng hạn như hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền,…
• Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng: Kế toán công nợ phải thu có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, bao gồm cả thời gian thanh toán, số tiền thanh toán,…
• Đôn đốc thu hồi nợ: Kế toán công nợ phải thu có nhiệm vụ đôn đốc khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, tránh tình trạng nợ quá hạn, nợ xấu.
• Cập nhật số dư công nợ phải thu trên sổ sách kế toán: Kế toán công nợ phải thu có nhiệm vụ cập nhật số dư công nợ phải thu trên sổ sách kế toán, bao gồm cả sổ cái, sổ chi tiết,…
• Lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu: Kế toán công nợ phải thu có nhiệm vụ lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu, bao gồm cả báo cáo tình hình công nợ phải thu theo kỳ, báo cáo công nợ phải thu theo khách hàng,…

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán công nợ phải thu cần có những kỹ năng và kiến thức sau:

• Kỹ năng kế toán: Kế toán công nợ phải thu cần có kiến thức và kỹ năng về kế toán, đặc biệt là kế toán tài chính và kế toán quản trị.
• Kỹ năng tin học văn phòng: Kế toán công nợ phải thu cần thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và Word.
• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán công nợ phải thu cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể trao đổi thông tin với khách hàng và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Kỹ năng xử lý tình huống: Kế toán công nợ phải thu cần có khả năng xử lý tình huống linh hoạt để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

2. Kế toán mua hàng 

2.1. Kế toán mua hàng là gì?

Kế toán mua hàng là công việc ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

Mục đích của kế toán mua hàng:

• Theo dõi tình hình mua hàng của doanh nghiệp.
• Kiểm soát chi phí mua hàng của doanh nghiệp.
• Thống kê số liệu để lập báo cáo tài chính.

Nhiệm vụ của kế toán mua hàng:

• Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng.
• Theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho.
• Lập báo cáo mua hàng.
• Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp.

Các bước thực hiện kế toán mua hàng:

Bước 1: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng bao gồm:

• Nhập nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp.
• Thanh toán cho nhà cung cấp.
• Giảm giá mua hàng.
• Trả lại hàng mua.

Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế trên, kế toán cần ghi nhận các thông tin vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc:

• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 155 – CCDC thuê ngoài.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 156 – Hàng hóa.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 157 – Hàng hóa gửi đi bán.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 158 – Hàng hóa nhận bán đại lý.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 159 – Hàng hóa nhận ký gửi.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
• Ghi nhận giá trị hàng mua ở bên nợ của tài khoản 642 – Chi phí quản lý.

Bước 2: Theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho

Kế toán cần theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho theo các tiêu chí sau:

Theo thời gian: Theo dõi hàng tồn kho theo từng kỳ kế toán.

Theo loại hàng hóa, dịch vụ: Theo dõi hàng tồn kho theo từng loại hàng hóa, dịch vụ.

Kế toán có thể sử dụng các phương pháp sau để theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho:

• Sổ cái tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
• Sổ cái tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ.
• Sổ cái tài khoản 155 – CCDC thuê ngoài.
• Sổ cái tài khoản 156 – Hàng hóa.
• Sổ cái tài khoản 157 – Hàng hóa gửi đi bán.
• Sổ cái tài khoản 158 – Hàng hóa nhận bán đại lý.
• Sổ cái tài khoản 159 – Hàng hóa nhận ký gửi.

Bước 3: Lập báo cáo mua hàng

Kế toán cần lập báo cáo mua hàng theo định kỳ để cung cấp thông tin về tình hình mua hàng của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng.

Báo cáo mua hàng thường bao gồm các nội dung sau:

• Tổng giá trị mua hàng trong kỳ.
• Tổng số phát sinh mua hàng trong kỳ.
• Tổng số thanh toán cho nhà cung cấp trong kỳ.

Bước 4: Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp

Kế toán có trách nhiệm phối hợp với bộ phận kho, bộ phận kế toán tiền để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp.

2.2. Các loại Kế toán mua hàng 

Kế toán mua hàng là một bộ phận của kế toán, chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả cho người bán của doanh nghiệp. Công nợ phải trả là các khoản tiền mà doanh nghiệp còn phải trả cho người bán, bao gồm cả khoản tiền mua hàng, tiền thuê nhà, tiền lương, bảo hiểm,…

Có thể phân loại kế toán mua hàng theo các tiêu chí sau:

Theo phương pháp ghi nhận

• Kế toán mua hàng theo phương pháp trực tiếp: Phương pháp này ghi nhận giá trị hàng mua vào ngay khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bất kể hàng hóa đó đã được nhập kho hay chưa.
• Kế toán mua hàng theo phương pháp giá gốc: Phương pháp này ghi nhận giá trị hàng mua vào theo giá gốc, bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp,…

Theo hình thức mua hàng

• Kế toán mua hàng theo hình thức mua hàng trực tiếp: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp mua hàng trực tiếp từ người bán, không qua trung gian.
• Kế toán mua hàng theo hình thức mua hàng qua trung gian: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp mua hàng qua các nhà cung cấp trung gian.

Theo phương thức thanh toán

Kế toán mua hàng theo phương thức thanh toán trả tiền ngay: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng ngay khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng.

Kế toán mua hàng theo phương thức thanh toán trả tiền sau: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng sau một thời gian nhất định kể từ khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng.

Theo đặc điểm của doanh nghiệp

• Kế toán mua hàng của doanh nghiệp thương mại: Kế toán mua hàng của doanh nghiệp thương mại tập trung vào việc ghi nhận giá trị hàng hóa mua vào để bán ra.
• Kế toán mua hàng của doanh nghiệp sản xuất: Kế toán mua hàng của doanh nghiệp sản xuất tập trung vào việc ghi nhận giá trị nguyên vật liệu, vật tư mua vào để sản xuất sản phẩm.
• Kế toán mua hàng của doanh nghiệp dịch vụ: Kế toán mua hàng của doanh nghiệp dịch vụ tập trung vào việc ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào để cung cấp cho khách hàng.

Công việc của kế toán mua hàng bao gồm các nội dung chính sau:

Thu thập thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng: Thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ
• Biên bản, hợp đồng
• Sổ sách kế toán

Kiểm tra, phân tích thông tin: Kế toán viên kiểm tra, phân tích thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng để xác định tính hợp lý của thông tin, bao gồm các nội dung sau:

• Tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ
• Tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Tính hợp lý của giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng: Kế toán viên ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật.

Theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả cho người bán: Kế toán viên theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả cho người bán để đảm bảo các khoản công nợ được thanh toán đúng hạn.

Lập báo cáo về tình hình mua hàng: Kế toán viên lập báo cáo về tình hình mua hàng để cung cấp thông tin về các khoản mua hàng cho các đối tượng có liên quan.

2.3. Vai trò của Kế toán mua hàng 

Kế toán mua hàng là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ mua hàng, nhập kho, thanh toán với nhà cung cấp. Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, trung thực của các thông tin về mua hàng, nhập kho và thanh toán với nhà cung cấp, từ đó giúp doanh nghiệp có thể:

Quản lý tốt nguồn hàng: Kế toán mua hàng giúp doanh nghiệp nắm được tình hình nhập kho, số lượng hàng tồn kho, giá nhập kho,… để có thể quản lý tốt nguồn hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều.

Tiết kiệm chi phí mua hàng: Kế toán mua hàng giúp doanh nghiệp so sánh giá cả, chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp để lựa chọn được nhà cung cấp có giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất.

Thực hiện thanh toán đúng hạn: Kế toán mua hàng giúp doanh nghiệp theo dõi thời hạn thanh toán với nhà cung cấp để thực hiện thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng bị phạt chậm thanh toán.

Kiểm soát rủi ro: Kế toán mua hàng giúp doanh nghiệp phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro trong hoạt động mua hàng, nhập kho và thanh toán với nhà cung cấp, chẳng hạn như:

• Mua hàng không đúng quy cách, chất lượng;
• Mua hàng với giá cao;
• Thanh toán chậm, dẫn đến bị phạt;
• Bị nhà cung cấp gian lận,…

Công việc của kế toán mua hàng

Công việc của kế toán mua hàng bao gồm các công việc chính sau:

Lập kế hoạch mua hàng: Kế toán mua hàng cần lập kế hoạch mua hàng cho từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị,… dựa trên nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Tìm kiếm nhà cung cấp: Kế toán mua hàng cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có giá cả hợp lý, chất lượng tốt, uy tín,…

Lập hồ sơ mua hàng: Kế toán mua hàng cần lập hồ sơ mua hàng đầy đủ, bao gồm:

• Đơn đặt hàng;
• Hợp đồng mua hàng;
• Giấy báo giá;
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán,…

Nhập kho: Kế toán mua hàng cần kiểm tra hàng hóa khi nhập kho, đảm bảo hàng hóa đúng quy cách, chất lượng, số lượng theo hợp đồng.

Thanh toán: Kế toán mua hàng cần theo dõi thời hạn thanh toán với nhà cung cấp, thực hiện thanh toán đúng hạn.

Tổng hợp và báo cáo: Kế toán mua hàng cần tổng hợp và báo cáo tình hình mua hàng, nhập kho và thanh toán với nhà cung cấp theo định kỳ.

Kỹ năng cần thiết của kế toán mua hàng

Để trở thành một kế toán mua hàng giỏi, cần có các kỹ năng sau:

• Kỹ năng chuyên môn: Kế toán mua hàng cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn về kế toán, tài chính,…
• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán mua hàng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể trao đổi, đàm phán với nhà cung cấp.
• Kỹ năng phân tích, tổng hợp: Kế toán mua hàng cần có kỹ năng phân tích, tổng hợp tốt để có thể đưa ra các quyết định mua hàng hợp lý.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Kế toán mua hàng cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt để có thể hoàn thành tốt các công việc được giao.

2.4. Nhiệm vụ của Kế toán mua hàng 

Kế toán mua hàng là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng của doanh nghiệp. Kế toán mua hàng có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các thông tin về mua hàng, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động mua hàng và tránh các rủi ro phát sinh.

Cụ thể, nhiệm vụ của kế toán mua hàng bao gồm:

• Lập kế hoạch mua hàng: Kế toán mua hàng cần lập kế hoạch mua hàng theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng đủ số lượng, chất lượng và giá cả phù hợp.
• Tìm kiếm nhà cung cấp: Kế toán mua hàng cần tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, có giá cả cạnh tranh, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Lập hợp đồng mua hàng: Kế toán mua hàng cần lập hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
• Kiểm tra hàng hóa nhập kho: Kế toán mua hàng cần kiểm tra hàng hóa nhập kho theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo hợp đồng.
• Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mua hàng: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến mua hàng, kế toán mua hàng cần hạch toán các nghiệp vụ đó vào sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
• Lập báo cáo mua hàng: Kế toán mua hàng cần lập báo cáo mua hàng theo định kỳ để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật: Kế toán mua hàng cần tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,… liên quan đến mua hàng.

3. Cách phân biệt kế toán mua hàng và công nợ phải thu 

Kế toán mua hàng và công nợ phải thu là hai bộ phận kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhưng cũng có những điểm khác biệt cơ bản.

Kế toán mua hàng là bộ phận chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của kế toán mua hàng bao gồm:

• Thu thập, kiểm tra và nhập liệu các chứng từ liên quan đến mua hàng, chẳng hạn như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho,…
• Theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác.
• Cập nhật số dư nợ phải trả trên sổ sách kế toán.
• Lập báo cáo về tình hình mua hàng.

Công nợ phải thu là khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp do mua hàng, nhận dịch vụ của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của kế toán công nợ phải thu bao gồm:

• Thu thập, kiểm tra và nhập liệu chứng từ liên quan đến công nợ phải thu, chẳng hạn như hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền,…
• Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
• Đôn đốc thu hồi nợ.
• Cập nhật số dư công nợ phải thu trên sổ sách kế toán.
• Lập báo cáo về tình hình công nợ phải thu.

Về mối quan hệ giữa kế toán mua hàng và công nợ phải thu:

Kế toán mua hàng và công nợ phải thu có mối quan hệ mật thiết với nhau, bởi lẽ công nợ phải thu bắt nguồn từ nghiệp vụ mua hàng. Cụ thể, khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp, kế toán mua hàng sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn mua hàng và ghi nhận nợ phải trả trên sổ sách kế toán. Sau đó, khi khách hàng mua hàng từ doanh nghiệp, kế toán công nợ phải thu sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng và ghi nhận nợ phải thu trên sổ sách kế toán.

Về điểm khác biệt giữa kế toán mua hàng và công nợ phải thu:

Dựa trên nhiệm vụ của hai bộ phận kế toán này, có thể thấy những điểm khác biệt cơ bản như sau:

Đặc điểm	Kế toán mua hàng	Công nợ phải thu
Nội dung công việc	Ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ mua hàng	Ghi chép, theo dõi và quản lý các khoản công nợ phải thu
Loại nghiệp vụ	Mua hàng	Bán hàng
Bên liên quan	Nhà cung cấp	Khách hàng
Hướng xử lý	Chuyển nợ phải trả thành công nợ phải thu	Thu hồi nợ

Trên đây là một số thông tin về Cách phân biệt kế toán mua hàng và công nợ phải thu  .Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.