Hàng tồn kho là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh. Do đó, việc kế toán hàng tồn kho cần được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo tính trung thực và khách quan của báo cáo tài chính.
1. Quy trình kế toán hàng tồn kho là gì?
Quy trình kế toán hàng tồn kho là một chuỗi các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc theo dõi, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa, vật tư trong doanh nghiệp. Quy trình này được thực hiện theo từng bước cụ thể như sau:
Bước 1: Mở sổ sách kế toán hàng tồn kho
Sổ sách kế toán hàng tồn kho bao gồm các loại sổ sau:
- Sổ chi tiết hàng tồn kho: Sổ này dùng để ghi chép chi tiết từng loại hàng hóa, vật tư tồn kho theo số lượng, giá trị.
- Sổ tổng hợp hàng tồn kho: Sổ này dùng để tổng hợp số lượng, giá trị hàng hóa, vật tư tồn kho theo từng nhóm hàng.
- Doanh nghiệp cần mở sổ kế toán hàng tồn kho theo đúng quy định của pháp luật.
Bước 2: Ghi nhận hàng hóa, vật tư nhập kho
Khi hàng hóa, vật tư được nhập kho, kế toán cần thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Lập phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho là chứng từ gốc để ghi nhận hàng hóa, vật tư nhập kho. Phiếu nhập kho cần ghi đầy đủ các thông tin về số lượng, giá trị, đơn giá, nguồn gốc, xuất xứ,… của hàng hóa, vật tư nhập kho.
- Ghi sổ kế toán: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.
Bước 3: Ghi nhận hàng hóa, vật tư xuất kho
Khi hàng hóa, vật tư được xuất kho, kế toán cần thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Lập phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho là chứng từ gốc để ghi nhận hàng hóa, vật tư xuất kho. Phiếu xuất kho cần ghi đầy đủ các thông tin về số lượng, giá trị, đơn giá, mục đích xuất kho,… của hàng hóa, vật tư xuất kho.
- Ghi sổ kế toán: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.
Bước 4: Kiểm kê hàng tồn kho
- Kiểm kê hàng tồn kho là việc xác định số lượng, giá trị thực tế của hàng hóa, vật tư tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất.
- Kết quả kiểm kê hàng tồn kho được ghi vào sổ kế toán hàng tồn kho để điều chỉnh số dư hàng tồn kho trên sổ kế toán cho khớp với thực tế.
Bước 5: Tính giá trị hàng tồn kho
Giá trị hàng tồn kho được tính theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp giá gốc: Giá trị hàng tồn kho được tính theo giá mua thực tế của hàng hóa, vật tư cộng với các chi phí liên quan đến việc mua, nhập kho hàng hóa, vật tư.
- Phương pháp giá đích danh: Giá trị hàng tồn kho được tính theo giá mua thực tế của từng loại hàng hóa, vật tư.
- Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị hàng tồn kho được tính theo giá bình quân gia quyền của từng loại hàng hóa, vật tư.
Giá trị hàng tồn kho được sử dụng để xác định giá vốn hàng bán, tính thuế giá trị gia tăng,…
Bên cạnh các bước trên, quy trình kế toán hàng tồn kho còn bao gồm các bước sau:
- Lập báo cáo hàng tồn kho: Báo cáo hàng tồn kho là báo cáo tài chính phản ánh tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo. Báo cáo hàng tồn kho được lập theo quy định của pháp luật.
- Xử lý các nghiệp vụ phát sinh khác liên quan đến hàng tồn kho: Các nghiệp vụ phát sinh khác liên quan đến hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa, vật tư thừa, thiếu, hao hụt, hư hỏng,… Khi phát sinh các nghiệp vụ này, kế toán cần thực hiện các nghiệp vụ kế toán cần thiết để phản ánh đúng tình hình thực tế của hàng tồn kho.
2. Vì sao cần quy trình kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một trong những yêu cầu quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Quy trình kế toán hàng tồn kho là một hệ thống các quy định, hướng dẫn, thủ tục, biểu mẫu,… được áp dụng để ghi nhận, theo dõi, kiểm soát và báo cáo về tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp. Quy trình này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về hàng tồn kho
Quy trình kế toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình hàng tồn kho, bao gồm: số lượng, giá trị, chủng loại, tình trạng,… của hàng tồn kho. Thông tin về hàng tồn kho được cung cấp một cách chính xác, đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả, chẳng hạn như:
* Xác định giá trị hàng tồn kho để tính giá thành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
* Lập báo cáo tài chính trung thực, phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp
* Xác định nhu cầu mua hàng, sản xuất,… để đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng
* Xác định mức tồn kho tối thiểu, tối đa để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa
- Giảm thiểu rủi ro về hàng tồn kho
Quy trình kế toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình trạng hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu các rủi ro như:
* Thiếu hụt hàng hóa, dẫn đến tình trạng thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp
* Tồn đọng hàng hóa, dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
* Hàng hóa bị hư hỏng, mất mát,… dẫn đến chi phí phát sinh
- Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho
Quy trình kế toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như:
* Quản lý tốt nguồn vốn lưu động
* Giảm thiểu chi phí lưu kho
* Tăng cường khả năng cạnh tranh
3. Các bước trong quy trình kế toán hàng tồn kho
Quy trình kế toán hàng tồn kho là một chuỗi các bước được thực hiện nhằm ghi nhận, theo dõi, kiểm kê và báo cáo tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp. Quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
Dưới đây là 7 bước chính trong quy trình kế toán hàng tồn kho:
- Nhập kho
Bước đầu tiên trong quy trình kế toán hàng tồn kho là nhập kho. Khi hàng hóa, nguyên vật liệu được nhập kho, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa với hóa đơn, chứng từ nhập kho. Sau đó, kế toán lập phiếu nhập kho để ghi nhận số lượng, giá trị hàng hóa nhập kho.
- Xuất kho
Khi hàng hóa, nguyên vật liệu được xuất kho để phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa với hóa đơn, chứng từ xuất kho. Sau đó, kế toán lập phiếu xuất kho để ghi nhận số lượng, giá trị hàng hóa xuất kho.
- Kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là việc xác định số lượng, chất lượng, giá trị hàng tồn kho tại một thời điểm nhất định. Kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất, tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Ghi sổ kế toán hàng tồn kho
Trên cơ sở số liệu nhập kho, xuất kho và kiểm kê hàng tồn kho, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Sổ kế toán hàng tồn kho bao gồm các sổ như: sổ kho, sổ tổng hợp hàng tồn kho, sổ chi tiết hàng tồn kho.
- Lập báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo hàng tồn kho là báo cáo tài chính phản ánh tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Báo cáo hàng tồn kho bao gồm các chỉ tiêu như: số lượng, giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho bình quân,…
- Xử lý chênh lệch hàng tồn kho
Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, có thể phát sinh chênh lệch giữa số lượng, giá trị hàng tồn kho thực tế với số liệu ghi sổ kế toán. Khi phát sinh chênh lệch hàng tồn kho, kế toán cần xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch theo quy định của pháp luật.
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán
Chứng từ, sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.
Trên đây là một số thông tin về quy trình kế toán hàng tồn kho. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
