Hướng dẫn tài khoản 635 theo thông tư 200

Nguyên tắc kế toán của tài khoản 635 (chi phí tài chính) là một phần quan trọng của quy định tài chính tại Việt Nam, được quy định tại Điều 90 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về nguyên tắc này, bao gồm ý nghĩa, cách hạch toán chi phí, và cách ghi nhận lãi phải trả.

1. Tài khoản 635 theo thông tư 200 là gì?

Tài khoản 635 theo thông tư 200 là tài khoản trong hệ thống kế toán Việt Nam, được quy định bởi Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Tài khoản này liên quan đến việc ghi nhận và quản lý khoản phí, lệ phí và thuế phí.

Thông tư 200 là một văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ Việt Nam, quy định về quản lý, sử dụng, kế toán nguồn ngân sách nhà nước. Trong thông tư này, Tài khoản 635 được xác định là một tài khoản kế toán quan trọng, liên quan đến việc ghi nhận các khoản tiền đặt cọc từ tổ chức, cá nhân hoặc đối tác kinh doanh.

Cụ thể, Tài khoản 635 thường được sử dụng để ghi nhận số tiền mà tổ chức nhận được từ bên ngoại trước khi thực hiện các giao dịch, dịch vụ hoặc cung cấp hàng hóa. Điều này giúp trong việc theo dõi và quản lý tốt hơn về các khoản tiền này, đồng thời thể hiện sự minh bạch trong quá trình kế toán.

Tài khoản 635 có thể có nhiều chi tiết hơn tùy thuộc vào ngữ cảnh sử dụng và các quy định cụ thể của tổ chức, nhưng chủ yếu nó liên quan đến việc quản lý và ghi nhận các khoản tiền đặt cọc theo quy định của Thông tư 200.

2. Ý nghĩa của tài khoản 635 (chi phí tài chính)

Tài khoản 635 phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính. Điều này bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, liên kết, lỗ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, chi phí giao dịch bán chứng khoán, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác, khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá hối đoái, và nhiều khoản chi phí tài chính khác.

Tài khoản 635 trong hệ thống kế toán là một tài khoản quan trọng, thường được gọi là “Chi phí tài chính.” Tài khoản này có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi nhận và theo dõi các khoản chi phí liên quan đến việc huy động và sử dụng nguồn vốn tài chính trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Dưới đây là ý nghĩa cụ thể của tài khoản 635:

1. Chi phí vốn vay: Tài khoản 635 ghi nhận các khoản chi phí phát sinh từ việc vay tiền hoặc sử dụng nguồn vốn tài chính khác để thực hiện hoạt động kinh doanh. Điều này bao gồm lãi suất trả cho các ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác mà doanh nghiệp đã mượn tiền từ họ.
2. Phí và chi phí tài chính khác: Ngoài lãi suất, tài khoản 635 cũng bao gồm các khoản phí và chi phí tài chính khác như phí sử dụng dịch vụ tài chính, phí thẩm định tài sản, phí giao dịch chứng khoán, và các chi phí liên quan đến quản lý nguồn vốn tài chính.
3. Chi phí tài chính liên quan đến hợp đồng tài chính: Tài khoản này cũng ghi nhận các khoản chi phí tài chính phát sinh từ việc sử dụng hợp đồng tài chính như thuê mua (leasing) hoặc các hợp đồng tài chính khác.

Việc ghi nhận và theo dõi chi phí tài chính qua tài khoản 635 giúp doanh nghiệp hay tổ chức hiểu rõ về mức độ ảnh hưởng của các nguồn vốn tài chính đối với hiệu suất tài chính của họ. Nó cũng quan trọng trong quá trình lập báo cáo tài chính và đánh giá hiệu quả quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp.

3. Hạch toán chi tiết chi phí vào tài khoản 635

Để hạch toán chi tiết chi phí vào tài khoản 635, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định Chi Tiết Chi Phí:
   • Xác định chi tiết chi phí cụ thể mà bạn muốn hạch toán vào tài khoản 635. Điều này có thể bao gồm các chi phí như mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, chi phí sản xuất, hay bất kỳ chi phí nào khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn.
2. Chuẩn bị Chứng Từ Liên Quan:
   • Tạo chứng từ hạch toán, thường là một hóa đơn hoặc chứng từ mua bán kèm theo các thông tin chi tiết về chi phí, ngày giao dịch, và các thông tin khác liên quan.
3. Điền Thông Tin Hạch Toán:
   • Mở sổ cái hoặc phần mềm kế toán và chọn tài khoản 635 – “Chi phí khác”. Điền thông tin chi tiết về chi phí bao gồm số tiền, ngày hạch toán, và mô tả chi tiết của chi phí đó.
4. Kiểm Tra Chính Xác:
   • Trước khi xác nhận hạch toán, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả các thông tin đã được nhập đúng và chính xác. Điều này giúp tránh những sai sót trong quá trình hạch toán.
5. Xác Nhận và Lưu Trữ Chứng Từ:
   • Xác nhận hạch toán và lưu trữ chứng từ liên quan theo quy trình kế toán của doanh nghiệp. Chứng từ này sẽ hữu ích trong việc kiểm tra, kiểm soát và báo cáo tài chính.

Lưu ý rằng quy trình hạch toán có thể thay đổi tùy thuộc vào hệ thống kế toán cụ thể mà doanh nghiệp của bạn sử dụng. Đề xuất tham khảo thêm vào quy trình kế toán cụ thể của bạn để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định.

6. Kiểm Tra Số Dư Tài Khoản:
   • Sau khi hạch toán, kiểm tra số dư của tài khoản 635 để đảm bảo rằng nó phản ánh chính xác tổng số chi phí đã được hạch toán. Nếu có bất kỳ sai sót nào, điều chỉnh chúng ngay lập tức để đảm bảo tính chính xác của hệ thống kế toán.
7. Báo Cáo Chi Phí:
   • Sử dụng thông tin từ tài khoản 635 để tạo báo cáo chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính, cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả.
8. Lưu Trữ Chứng Từ và Hồ Sơ:
   • Bảo quản chứng từ và hồ sơ liên quan đến chi phí được hạch toán theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ chúng đầy đủ và có tổ chức sẽ giúp trong trường hợp kiểm toán hoặc đánh giá nội bộ.
9. Kiểm Soát Nội Bộ:
   • Thực hiện kiểm soát nội bộ đối với quy trình hạch toán chi phí để đảm bảo tính minh bạch và ngăn chặn các rủi ro liên quan đến kế toán. Điều này có thể bao gồm việc phân chia trách nhiệm, kiểm tra nội bộ định kỳ và đào tạo nhân viên liên quan.
10. Liên Kết với Quy Trình Tài Chính Khác:
    • Đảm bảo rằng quy trình hạch toán chi phí được liên kết chặt chẽ với các quy trình tài chính khác như hạch toán doanh thu, quản lý kho, và thanh toán nợ. Điều này giúp tạo ra hệ thống kế toán toàn diện và liên tục.

Lưu ý rằng việc hạch toán chi phí không chỉ là một bước cần thiết trong quy trình kế toán mà còn là một phần quan trọng của quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về chi phí, từ đó đưa ra quyết định thông minh hơn về quản lý nguồn lực và tối ưu hóa lợi nhuận.

4. Phân bổ chi phí phát hành trái phiếu

Chi phí phát hành trái phiếu phải được phân bổ dần phù hợp với kỳ hạn trái phiếu và được ghi nhận vào chi phí tài chính nếu việc phát hành trái phiếu cho mục đích sản xuất hoặc kinh doanh thông thường.

Phân bổ chi phí phát hành trái phiếu là một quy trình quan trọng trong quản lý tài chính của một công ty hoặc tổ chức khi họ quyết định phát hành trái phiếu để huy động vốn. Dưới đây là thông tin về quá trình này:

1. Xác định chi phí phát hành trái phiếu: Đầu tiên, công ty cần xác định tất cả các chi phí liên quan đến việc phát hành trái phiếu. Điều này có thể bao gồm các khoản chi phí như phí tư vấn phát hành, chi phí tiếp cận thị trường tài chính (người môi giới, ngân hàng đầu tư), phí đăng ký và xác nhận với các cơ quan chức năng.
2. Phân loại chi phí: Sau khi xác định, các chi phí này cần được phân loại thành hai loại chính: chi phí gắn kèm với việc phát hành trái phiếu và chi phí vận hành sau phát hành.
3. Phân bổ chi phí phát hành: Chi phí gắn kèm với việc phát hành trái phiếu, chẳng hạn như phí tư vấn phát hành và phí tiếp cận thị trường tài chính, thường được phân bổ vào khoản vốn gốc của trái phiếu. Điều này có nghĩa rằng một phần của chi phí này sẽ được trả lại cho nhà đầu tư thông qua việc trả lãi suất trái phiếu.
4. Chi phí vận hành sau phát hành: Chi phí vận hành sau phát hành, chẳng hạn như chi phí quản lý trái phiếu và chi phí bảo dưỡng tài chính, thường được ghi nhận như chi phí hoạt động kinh doanh thường xuyên và không được phân bổ vào vốn gốc của trái phiếu.
5. Báo cáo tài chính: Cuối cùng, thông tin về chi phí phát hành trái phiếu cần được ghi nhận trong báo cáo tài chính của công ty. Điều này giúp các nhà đầu tư và các bên liên quan hiểu rõ về tất cả các yếu tố chi phí liên quan đến việc phát hành trái phiếu.

Phân bổ chi phí phát hành trái phiếu giúp công ty quản lý tài chính một cách hiệu quả và cung cấp thông tin minh bạch cho các nhà đầu tư và cơ quan quản lý. Điều này giúp xây dựng niềm tin và thúc đẩy quá trình huy động vốn thông qua trái phiếu.

5. Ghi nhận lãi phải trả của trái phiếu chuyển đổi

Lãi phải trả của trái phiếu chuyển đổi được tính vào chi phí tài chính trong kỳ được xác định bằng cách lấy giá trị phần nợ gốc đầu kỳ của trái phiếu chuyển đổi nhân với lãi suất của trái phiếu tương tự trên thị trường. Tuy nhiên, không có quyền chuyển đổi thành cổ phiếu hoặc lãi suất đi vay phổ biến trên thị trường tại thời điểm phát hành trái phiếu chuyển đổi.

Trong quá trình ghi nhận lãi phải trả của trái phiếu chuyển đổi, có một số bước quan trọng mà bạn cần tuân theo để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định kế toán. Trước hết, bạn cần xác định lãi phải trả theo các yếu tố sau:

1. Lãi suất chuyển đổi: Đây là mức lãi suất mà trái phiếu chuyển đổi được chấp nhận chuyển đổi sang cổ phiếu hoặc công cụ tài chính khác. Lãi suất này thường được xác định trong hợp đồng trái phiếu chuyển đổi.
2. Giá chuyển đổi: Đây là giá cổ phiếu hoặc công cụ tài chính mà trái phiếu chuyển đổi có thể chuyển đổi thành. Giá chuyển đổi thường được ghi trong hợp đồng trái phiếu chuyển đổi và có thể thay đổi theo thời gian.
3. Thời gian còn lại: Bạn cần xác định thời gian còn lại cho đến khi trái phiếu chuyển đổi được chuyển đổi hoặc đáo hạn.

Sau khi bạn đã xác định được các yếu tố trên, bạn có thể tính toán lãi phải trả bằng cách sử dụng công thức sau:

Lãi phải trả = Giá trái phiếu chuyển đổi * Lãi suất chuyển đổi * Thời gian còn lại

Khi bạn đã tính được lãi phải trả, bạn cần ghi nhận số tiền này trong sổ sách kế toán của mình. Lãi phải trả được ghi nhận là một khoản nợ trong phần nợ phải trả của bạn. Đồng thời, bạn cũng cần ghi nhận lãi phải trả trong báo cáo tài chính của mình để thông báo cho các bên liên quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Ghi nhận lãi phải trả của trái phiếu chuyển đổi là một phần quan trọng của quá trình kế toán và quản lý tài chính, và việc thực hiện đúng cách sẽ giúp bạn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp lý.

6. Ghi nhận cổ phiếu ưu đãi vào chi phí tài chính

Nếu cổ phiếu ưu đãi được phân loại là nợ phải trả, khoản cổ tức ưu đãi đó về bản chất là khoản lãi vay và phải được ghi nhận vào chi phí tài chính.

Việc ghi nhận cổ phiếu ưu đãi vào chi phí tài chính là một quá trình quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Dưới đây là nội dung hướng dẫn về cách thực hiện điều này:

1. Xác định cổ phiếu ưu đãi: Đầu tiên, bạn cần xác định cổ phiếu ưu đãi mà doanh nghiệp đã phát hành hoặc mua. Cổ phiếu ưu đãi thường có những điều kiện đặc biệt, như mức lợi suất cố định hoặc ưu đãi trong việc chia cổ tức, và chúng có thể được phát hành cho các nhà đầu tư hoặc cổ đông cụ thể.
2. Xác định giá trị cổ phiếu ưu đãi: Bạn cần xác định giá trị thị trường của cổ phiếu ưu đãi vào thời điểm phát hành hoặc mua. Giá trị này thường dựa trên giá thị trường của cổ phiếu tại thời điểm đó.
3. Ghi nhận cổ phiếu ưu đãi vào chi phí tài chính: Cổ phiếu ưu đãi thường được ghi nhận trong phần “Chi phí tài chính” của báo cáo tài chính. Điều này có nghĩa là giá trị của cổ phiếu ưu đãi sẽ được trừ đi từ lãi trên trường hợp cổ phiếu này mang lại. Điều này giúp thể hiện mức lãi thuần từ hoạt động kinh doanh sau khi đã tính đến chi phí cổ phiếu ưu đãi.
4. Theo dõi và điều chỉnh: Cổ phiếu ưu đãi có thể thay đổi giá trị theo thời gian, do đó, bạn cần theo dõi và điều chỉnh giá trị của chúng khi có các biến động. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận chi phí tài chính và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Ghi nhận cổ phiếu ưu đãi vào chi phí tài chính là một phần quan trọng của quá trình kế toán, giúp bạn hiển thị các yếu tố tài chính liên quan đến các thỏa thuận cổ phiếu ưu đãi và thể hiện sự minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

7. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 635 (chi phí tài chính)

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 635 (chi phí tài chính) được quy định tại khoản 2 Điều 90 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

• Bên Nợ: Chi phí lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê tài sản thuê tài chính, lỗ bán ngoại tệ, chiết khấu thanh toán cho người mua, các khoản lỗ do thanh lý, nhượng bán các khoản đầu tư, lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ, lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, số trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác, và các khoản chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác.
• Bên Có: Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập năm trước chưa sử dụng hết), và các khoản được.

8. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

8.1 Kế toán chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán chứng khoán

Khi có sự phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động bán chứng khoán, cho vay vốn, mua bán ngoại tệ và các giao dịch tài chính tương tự, phương pháp kế toán đúng đắn là ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
• Có các tài khoản 111, 112, 141…

Việc này giúp chúng ta theo dõi chi phí tài chính liên quan đến các giao dịch kinh tế này một cách chặt chẽ.

8.2 Kế toán khi bán chứng khoán kinh doanh vào công ty con phát sinh lỗ

Trong trường hợp bán chứng khoán kinh doanh và phát sinh lỗ, ta sử dụng phương pháp kế toán sau:

• Nợ các tài khoản 111, 112… (giá bán tính theo giá trị hợp lý của tài sản nhận được).
• Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (lỗ).
• Có các tài khoản 121, 221, 222, 228 (giá trị ghi sổ).

Việc này giúp đảm bảo rằng các khoản lỗ phát sinh được ghi nhận một cách chính xác trong báo cáo tài chính.

8.3 Kế toán khi nhận lại vốn góp vào công ty con mà giá trị hợp lý tài sản được chia nhỏ hơn giá trị vốn góp

Khi tổ chức nhận lại vốn góp vào công ty con mà giá trị hợp lý của tài sản được chia nhỏ hơn giá trị vốn góp, phương pháp kế toán cần tuân theo các bước sau:

• Nợ các tài khoản 111, 112, 152, 156, 211… (giá trị hợp lý tài sản được chia).
• Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (số lỗ).
• Có các tài khoản 221, 222.

Việc này giúp bảo đảm tính minh bạch trong việc ghi nhận số lỗ phát sinh.

8.4 Kế toán phần chênh lệch giữa giá trị hợp lý của cổ phiếu nhận về và giá trị ghi sổ của cổ phiếu mang đi trao đổi

Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bán khoản đầu tư vào cổ phiếu của doanh nghiệp khác dưới hình thức hoán đổi cổ phiếu, phương pháp kế toán đúng đắn như sau:

• Nợ các tài khoản 121, 221, 222, 228 (giá trị ghi sổ cổ phiếu nhận về).
• Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính (phần chênh lệch giữa giá trị hợp lý của cổ phiếu nhận về thấp hơn giá trị ghi sổ của cổ phiếu mang đi trao đổi).
• Có các tài khoản 121, 221, 222, 228 (giá trị hợp lý cổ phiếu mang trao đổi).

Việc này giúp đảm bảo rằng phần chênh lệch được ghi nhận đúng cách trong báo cáo tài chính.

8.5 Kế toán dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác khi lập Báo cáo tài chính

Kế toán dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác khi lập Báo cáo tài chính là một khía cạnh quan trọng của quá trình kế toán. Cụ thể:

• Trong trường hợp số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước, phương pháp kế toán là ghi:
  • Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
  • Có tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2291, 2292).
• Trong trường hợp số dự phòng phảilập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước và chưa sử dụng hết, phương pháp kế toán là ghi:
  – **Nợ tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2291, 2292).**
  – **Có tài khoản 635 – Chi phí tài chính.**

  Điều này giúp đảm bảo rằng dự phòng được quản lý một cách hiệu quả, và các biến động trong số dự phòng được ghi nhận đúng cách trong báo cáo tài chính.

8.6 Kế toán khoản chiết khấu cho người mua hàng hóa, dịch vụ do thanh toán trước hạn

Khi tổ chức thực hiện khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá hoặc dịch vụ do thanh toán trước hạn, phương pháp kế toán đúng đắn là ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
• Có các tài khoản 131, 111, 112…

Việc này giúp theo dõi chi phí liên quan đến việc cung ứng khoản chiết khấu cho người mua hàng hoá hoặc dịch vụ một cách chặt chẽ và minh bạch.

8.7 Kế toán chi phí liên quan trực tiếp đến khoản vay

Khi có chi phí liên quan trực tiếp đến khoản vay (ngoài lãi vay phải trả), như chi phí kiểm toán, thẩm định hồ sơ vay vốn, phương pháp kế toán đúng đắn như sau:

• Đối với khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu, ghi:
  • Nợ các tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
  • Có tài khoản 343 – Trái phiếu phát hành (3431, 3432).
• Đối với khoản vay dưới hình thức vay theo hợp đồng, khế ước thông thường, ghi:
  • Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
  • Có các tài khoản 111, 112.

Điều này giúp theo dõi và quản lý chi phí tài chính trực tiếp liên quan đến các khoản vay một cách hiệu quả.

8.8 Kế toán trong trường hợp đơn vị phải thanh toán định kỳ lãi tiền vay cho bên cho vay

Trong trường hợp đơn vị phải thanh toán định kỳ lãi tiền vay, lãi trái phiếu cho bên cho vay, phương pháp kế toán đúng đắn là ghi:

• Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
• Có các tài khoản 111, 112…

8.9 Kế toán trong trường hợp đơn vị trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay

Trong trường hợp đơn vị trả trước lãi tiền vay, lãi trái phiếu cho bên cho vay, phương pháp kế toán đúng đắn là ghi:

• Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước (nếu trả trước lãi tiền vay).
• Có các tài khoản 111, 112…

Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay, lãi trái phiếu theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính, phương pháp kế toán là ghi:

• Nợ tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
• Có tài khoản 242 – Chi phí trả trước.

9. Kết luận

Phương pháp kế toán đúng đắn cho các giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 635 là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính. Việc thực hiện đúng các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC sẽ giúp tổ chức duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Trên đây là thông tin từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.