Hướng dẫn quyết toán tài khoản 111 (Tài khoản tiền mặt)

Chắc hẳn ai làm công việc kế toán trong một doanh nghiệp cũng không còn lạ lẫm gì với tài khoản 111 – tài khoản tiền mặt. Đây là một tài khoản quan trọng và cần thiết trong hệ thống tài chính của một doanh nghiệp. Bài viết này, ACC sẽ đưa ra một số hướng dẫn để quyết toán tài khoản 111 (Tài khoản tiền mặt) một cách hiệu quả.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 111 được quy định như thế nào?

Dưới đây là các quy định và trách nhiệm liên quan đến tài khoản 111:

Phản ánh tình hình tiền mặt:

• Tài khoản 111 dùng để ghi nhận tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt, bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ.
• Nó phản ánh số tiền thực thu, chi và tồn quỹ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán:

• Mọi giao dịch thu hoặc chi tiền mặt phải được chứng minh bằng phiếu thu, phiếu chi và phải có chữ ký của các bên liên quan như người nhận, người giao và người có thẩm quyền.
• Trong một số trường hợp đặc biệt, cần có lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ kèm theo để chứng minh giao dịch.

Quản lý sổ kế toán:

• Nhân sự kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép đầy đủ và liên tục các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt hàng ngày.
• Sổ kế toán phải phản ánh chính xác tình hình tài chính của quỹ tiền mặt và tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm.

Trách nhiệm của thủ quỹ:

• Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các giao dịch nhập, xuất quỹ tiền mặt.
• Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
• Nếu phát hiện chênh lệch, thủ quỹ và kế toán cần kiểm tra lại, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý chênh lệch để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quỹ tiền mặt.

2. Hướng dẫn quyết toán tài khoản 111 (Tài khoản tiền mặt)

2.1 Tiền mặt khi bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ

Ghi nhận doanh thu: Đối với các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế. 

Các khoản thuế (gián thu) phải nộp được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (bao gồm cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp):

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp: Khi không thể tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

2.2 Tiền mặt khi nhận tiền trợ cấp, trợ giá

Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp hoặc trợ giá bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3339).

2.3 Tiền mặt khi phát sinh doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác

Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT)
• Có TK 711 – Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

2.4 Tiền mặt khi rút tiền gửi Ngân hàng, vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt

Khi rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, vay dài hạn hoặc ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
• Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122)
• Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

2.5 Tiền mặt khi thu hồi các khoản nợ phải thu và cho vay

Khi thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt hoặc khi nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
• Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344.

2.6 Tiền mặt khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn

Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn hoặc dài hạn thu bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
• Có TK 121 – Chứng khoán kinh doanh (giá vốn)
• Có các TK 221, 222, 228 (giá vốn)
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

2.7 Tiền mặt khi nhận vốn góp của chủ sở hữu

Khi nhận tiền vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

2.8 Tiền mặt khi nhận tiền từ các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh

Khi nhận tiền từ các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

2.9 Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ, ký cược

Khi xuất quỹ tiền mặt để gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ hoặc ký cược, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
• Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
• Có TK 111 – Tiền mặt.

2.10 Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư

Khi xuất quỹ tiền mặt để mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228
• Có TK 111 – Tiền mặt.

2.11 Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho hoặc mua tài sản cố định

Khi xuất quỹ tiền mặt để mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua tài sản cố định hoặc chi cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
• Có TK 111 – Tiền mặt.

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.

2.12 Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Khi xuất quỹ tiền mặt để mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 611 – Mua hàng (6111, 6112)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
• Có TK 111 – Tiền mặt.

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.

2.13 Tiền mặt khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt

Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, …
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
• Có TK 111 – Tiền mặt.

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.

2.14 Tiền mặt khi thanh toán các khoản vay và nợ phải trả

Khi thanh toán các khoản vay và nợ phải trả, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ các TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341
• Có TK 111 – Tiền mặt.

2.15 Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính và hoạt động khác

Khi xuất quỹ tiền mặt để sử dụng cho hoạt động tài chính và hoạt động khác, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ các TK 635, 811
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 111 – Tiền mặt.

2.16 Tiền mặt khi phát hiện khoản thiếu quỹ tiền mặt khi kiểm kê

Khi phát hiện khoản thiếu quỹ tiền mặt khi kiểm kê và chưa xác định rõ nguyên nhân, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
• Có TK 111 – Tiền mặt.

2.17 Tiền mặt khi phát hiện khoản thừa quỹ tiền mặt khi kiểm kê

Khi phát hiện khoản thừa quỹ tiền mặt khi kiểm kê và chưa xác định rõ nguyên nhân, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).

2.18 Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ và quy trình quyết toán tài khoản 111

Khi có phát sinh lãi hoặc lỗ từ việc đánh giá lại vàng tiền tệ, kế toán và quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:

Nếu phát sinh lãi từ giá đánh giá lại vàng tiền tệ, ghi:

• Nợ TK 1113 – Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước)
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

Nếu phát sinh lỗ từ giá đánh giá lại vàng tiền tệ, ghi:

• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
• Có TK 1113 – Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước).

3. Kết cấu và nội dung của tài khoản 111

– Bên Nợ:

• Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ: Ghi nhận số tiền mặt, bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ, được nhập vào quỹ của doanh nghiệp.
• Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê: Ghi nhận số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê so với số dư ghi trên sổ kế toán.
• Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ: Ghi nhận sự tăng giá trị ngoại tệ so với đồng tiền ghi sổ kế toán do sự thay đổi tỷ giá hối đoái.

– Bên Có:

• Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ: Ghi nhận số tiền mặt, bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ, được xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp.
• Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê: Ghi nhận số tiền mặt thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê so với số dư ghi trên sổ kế toán.
• Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ: Ghi nhận sự giảm giá trị ngoại tệ so với đồng tiền ghi sổ kế toán do sự thay đổi tỷ giá hối đoái.

– Số dư bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.

– Các tài khoản cấp 2 thuộc Tài khoản 111:

• Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, và số dư quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. Đây là tài khoản dùng để theo dõi tất cả các giao dịch liên quan đến tiền Việt Nam.
• Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, bao gồm cả việc đánh giá lại số dư ngoại tệ theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán. Tài khoản này cũng ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh.

Trên đây là một số thông tin về hướng dẫn quyết toán tài khoản 111 (Tài khoản tiền mặt). Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.