Chắc hẳn ai làm công việc kế toán trong một doanh nghiệp cũng không còn lạ lẫm gì với tài khoản 111 – tài khoản tiền mặt. Đây là một tài khoản quan trọng và cần thiết trong hệ thống tài chính của một doanh nghiệp. Bài viết này, Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ đưa ra một số hướng dẫn quan trọng để quyết toán tài khoản 111 (Tài khoản tiền mặt) một cách hiệu quả và đáng tin cậy.
Tài khoản 111 trong hệ thống kế toán là tài khoản “Tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt” (Cash and Cash Equivalents). Đây là một trong những tài khoản quan trọng nhất trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp, và nó thường được sử dụng để ghi nhận số tiền mà doanh nghiệp đang sở hữu dưới dạng tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền mặt có thể được chuyển đổi thành tiền mặt một cách nhanh chóng.
2. Mục đích sử dụng tài khoản 111?
Tài khoản 111 – Tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt trong hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và quản lý tài sản dễ chuyển đổi thành tiền mặt hoặc có khả năng thực hiện được như tiền mặt của doanh nghiệp. Dưới đây là một số mục đích chính của việc sử dụng tài khoản 111:
Ghi nhận tài sản tiền mặt và tương đương tiền mặt: Tài khoản 111 được sử dụng để ghi nhận số tiền mặt và tài sản có thể chuyển đổi nhanh chóng thành tiền mặt, chẳng hạn như các khoản đầu tư có thời hạn ngắn, chứng khoán, và các tài sản tương tự.
Theo dõi lưu chuyển tiền tệ: Quản lý lưu chuyển tiền tệ cực kỳ quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt để thanh toán các khoản nợ và tiêu dùng hàng ngày. Tài khoản 111 giúp ghi nhận và theo dõi lưu chuyển tiền tệ một cách hiệu quả.
Phục vụ cho nhu cầu thanh toán và chi trả: Tài khoản 111 cho phép theo dõi số tiền sẵn có để chi trả các nghĩa vụ tài chính, như trả lương, thanh toán nhà cung cấp, hoặc chi phí hoạt động hàng ngày khác.
Đánh giá tính sẵn sàng thanh toán: Đánh giá mức độ dễ dàng và tính sẵn sàng chuyển đổi tài sản tương đương tiền mặt thành tiền mặt, từ đó đánh giá khả năng thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp.
Là cơ sở cho quyết định đầu tư và tài chính: Số dư trong tài khoản 111 cũng cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp và đưa ra quyết định về đầu tư và chiến lược tài chính phù hợp.
3. Nguyên tắc kế toán tài khoản 111 được quy định như thế nào?
Tài khoản 111 được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Điều này bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ. Khi có giao dịch tiền mặt, như thu hoặc chi, doanh nghiệp phải lập phiếu thu, phiếu chi và đảm bảo có đủ chữ ký của người giao và người nhận, tuân thủ quy định về chứng từ kế toán. Trong một số trường hợp đặc biệt, cần phải có lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ đính kèm.
Kế toán viên quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt và ghi chép hàng ngày các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, cũng như tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Ngược lại, người thủ quỹ phải quản lý và thực hiện nhập, xuất quỹ tiền mặt, đồng thời kiểm tra số tiền thực tế hàng ngày và so sánh với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có sai sót, kế toán viên và thủ quỹ phải xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp để khắc phục.
4. Kết cấu và nội dung của tài khoản 111
Bên Nợ:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ.
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán).
Bên Có:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ.
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Có hai tài khoản cấp 2 thuộc Tài khoản 111 – Tiền mặt:
Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
5. Cách quyết toán một số giao dịch chủ yếu của tài khoản 111
5.1. Tiền mặt khi bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ
Khi tiến hành bán sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ và khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Ghi nhận doanh thu: Đối với các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế. Các khoản thuế (gián thu) phải nộp được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (bao gồm cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp):
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp: Khi không thể tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
5.2. Quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt khi nhận tiền trợ cấp, trợ giá
Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp hoặc trợ giá bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3339).
5.3. Tiền mặt khi phát sinh doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác
Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 711 – Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
5.4. Tiền mặt khi rút tiền gửi Ngân hàng, vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt
Khi rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, vay dài hạn hoặc ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
5.5. Tiền mặt khi thu hồi các khoản nợ phải thu và cho vay
Khi thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt hoặc khi nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344.
5.6. Tiền mặt khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn
Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn hoặc dài hạn thu bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 121 – Chứng khoán kinh doanh (giá vốn)
Có các TK 221, 222, 228 (giá vốn)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
5.7. Tiền mặt khi nhận vốn góp của chủ sở hữu
Khi nhận tiền vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
5.8. Tiền mặt khi nhận tiền từ các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh
Khi nhận tiền từ các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
5.9. Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ, ký cược
Khi xuất quỹ tiền mặt để gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ hoặc ký cược, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
Có TK 111 – Tiền mặt.
5.10. Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư
Khi xuất quỹ tiền mặt để mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228
Có TK 111 – Tiền mặt.
5.11. Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho hoặc mua tài sản cố định
Khi xuất quỹ tiền mặt để mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua tài sản cố định hoặc chi cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
5.12. Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Khi xuất quỹ tiền mặt để mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 611 – Mua hàng (6111, 6112)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
5.13. Tiền mặt khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt
Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, …
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.
5.14. Tiền mặt khi thanh toán các khoản vay và nợ phải trả
Khi thanh toán các khoản vay và nợ phải trả, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ các TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341
Có TK 111 – Tiền mặt.
5.15. Tiền mặt khi xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính và hoạt động khác
Khi xuất quỹ tiền mặt để sử dụng cho hoạt động tài chính và hoạt động khác, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ các TK 635, 811
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111 – Tiền mặt.
5.16. Tiền mặt khi phát hiện khoản thiếu quỹ tiền mặt khi kiểm kê
Khi phát hiện khoản thiếu quỹ tiền mặt khi kiểm kê và chưa xác định rõ nguyên nhân, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 111 – Tiền mặt.
5.17. Tiền mặt khi phát hiện khoản thừa quỹ tiền mặt khi kiểm kê
Khi phát hiện khoản thừa quỹ tiền mặt khi kiểm kê và chưa xác định rõ nguyên nhân, quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
5.18. Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ và quy trình quyết toán tài khoản 111
Khi có phát sinh lãi hoặc lỗ từ việc đánh giá lại vàng tiền tệ, kế toán và quy trình quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt được thực hiện như sau:
Nếu phát sinh lãi từ giá đánh giá lại vàng tiền tệ, ghi:
Nếu phát sinh lỗ từ giá đánh giá lại vàng tiền tệ, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 1113 – Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước).
Quyết toán tài khoản 111 (Tài khoản tiền mặt) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính hiệu quả của doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn và quy trình chính xác, chúng ta có thể đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu tài chính liên quan đến tiền mặt. Hãy đặt sự cẩn thận và quyết tâm trong việc quyết toán tài khoản 111 để mang lại sự thành công và phát triển cho doanh nghiệp của bạn!
