Quản lý công nợ là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp để đảm bảo rằng các khoản nợ và phải thu được quản lý một cách hiệu quả. Vậy một quy trình quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp là như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Quy trình quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
1. Quy trình quản lý công nợ là gì?
Quản lý công nợ là một chuỗi các hoạt động quan trọng bao gồm ghi nhận và theo dõi các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Quá trình này giúp doanh nghiệp có kế hoạch thu hồi nợ và trả nợ hợp lý, nhằm tối ưu hóa hiệu quả tài chính. Đồng thời, quản lý công nợ cũng giúp giảm thiểu sai sót và ngăn ngừa gian lận, bảo vệ lợi ích tài chính của công ty.
2. Quy trình quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
2.1 Công nợ phải trả
Bước 1: Lập kế hoạch quản lý công nợ
Doanh nghiệp cần xác định rõ thời hạn trả nợ và giá trị của các khoản nợ phải thu hoặc phải trả. Cần có kế hoạch cụ thể cho việc thanh toán hoặc thu hồi nợ, bao gồm việc chuẩn bị trước cho các khoản nợ sắp đến hạn và đề nghị thanh toán kịp thời.
Bước 2: Thực hiện thanh toán hoặc thu hồi nợ
Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ các hạn nợ để lập kế hoạch trả nợ hoặc thu hồi nợ. Trước 1-2 tuần so với thời hạn, kế toán cần xác định các khoản nợ sắp đến hạn và thông báo cho kế toán trưởng để chuẩn bị tiền thanh toán.
Đối với các khoản phải thu, nên gửi yêu cầu thanh toán cùng hóa đơn kịp thời để đảm bảo khách hàng không quên. Đối với khoản phải trả, cần được phê duyệt theo ba cấp: Trưởng bộ phận, Kế toán trưởng và Giám đốc.
Bước 3: Ghi nhận giao dịch thanh toán hoặc thu hồi nợ
Sau khi thực hiện thanh toán hoặc thu hồi nợ, kế toán cần hạch toán chi tiết dựa trên chứng từ như giấy báo nợ/có của ngân hàng hoặc phiếu thu, phiếu chi. Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện bù trừ công nợ nếu có giao dịch liên kết giữa các bên.
Bước 4: Tổng hợp và theo dõi công nợ
Số liệu công nợ cần được tổng hợp theo các tiêu chí như khoản nợ với từng nhà cung cấp và khoản phải thu từ mỗi khách hàng. Cần xác định các khoản phải thu khó đòi để trích lập dự phòng và các khoản nợ đã quá hạn để lập kế hoạch trả nợ kịp thời.
Công nợ phải trả
2.2 Công nợ phải thu
Bước 1: Xây dựng bộ phận quản lý công nợ và chính sách chi trả cụ thể. Các bộ phận chuyên môn cần theo dõi chặt chẽ công nợ, thiết lập các cam kết rõ ràng về thời hạn và mức phạt nếu không trả nợ đúng hạn.
Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý công nợ và xây dựng sơ đồ quy trình thu hồi công nợ. Điều này giúp xử lý công nợ một cách rõ ràng và nhanh chóng, xác định rõ cá nhân phụ trách và các bước thực hiện cụ thể.
Bước 3: Gửi hóa đơn và đề nghị thanh toán cho khách hàng bằng phương thức nhanh nhất. Đề nghị thanh toán cần ghi rõ thời gian khách hàng cần hoàn tất việc trả nợ, nhằm tác động và nhắc nhở khách hàng, thúc đẩy việc thu hồi nợ kịp thời.
Bước 4: Thường xuyên nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán công nợ nếu chậm kỳ hạn. Sử dụng email hoặc gọi điện để nhắc nhở khách hàng trước khi hết hạn, và nếu cần, hẹn gặp trực tiếp để trao đổi về việc trả nợ.
3. Một số loại công nợ của doanh nghiệp
– Các khoản phải thu khách hàng: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng sau khi đã cung cấp sản phẩm hàng hóa, dịch vụ hoặc lao vụ nhưng chưa nhận được thanh toán.
– Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp còn nợ đối tác liên quan đến mua sắm vật tư, thiết bị, hàng hóa hoặc dịch vụ trong quá trình kinh doanh, nhưng chưa thanh toán.
– Các khoản phải thu, phải trả khác:
- Các khoản phải thu khác: Bao gồm các khoản phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân hoặc các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng đã được xử lý bồi thường.
- Các khoản phải trả khác: Bao gồm các khoản phải trả công nhân viên, các nghĩa vụ nộp Nhà nước, khoản vay nợ, ký cược, ký quỹ, hoặc các khoản phải trả nội bộ như giá trị tài sản thừa đã xác định hoặc chưa xác định được nguyên nhân.
- Các khoản tạm ứng: Là tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt và sẽ được hoàn lại hoặc điều chỉnh khi công việc hoàn tất.
4. Làm thế nào để cải thiện quy trình quản lý công nợ?
Doanh nghiệp phải xác định rõ ràng các tiêu chí đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng như uy tín tín dụng, lịch sử thanh toán, tình hình tài chính… để phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro.
Sử dụng phần mềm quản lý công nợ hoặc các công cụ hỗ trợ khác để theo dõi tình trạng thanh toán của từng khách hàng một cách hiệu quả. Chủ động gửi nhắc nhở khách hàng thanh toán trước hoặc ngay khi đến hạn thanh toán để đảm bảo thu hồi vốn đúng hạn.
Trang bị cho nhân viên kiến thức chuyên môn về quản lý công nợ, kỹ năng thu hồi công nợ hiệu quả và các quy định pháp luật liên quan. Tạo dựng ý thức trách nhiệm cao cho nhân viên trong việc thu hồi công nợ, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động thu hồi công nợ, xác định điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các giải pháp cải tiến phù hợp.Cập nhật thường xuyên các kiến thức mới về quản lý công nợ và các quy định pháp luật liên quan để điều chỉnh quy trình cho phù hợp.
5. Một số công cụ có thể hỗ trợ quản lý công nợ
Phần mềm kế toán và quản lý công nợ
- Các phần mềm như Misa, Fast Accounting, hoặc QuickBooks giúp quản lý toàn bộ tài chính của doanh nghiệp, bao gồm công nợ.
- Các phần mềm chuyên biệt như Sapo, Excel, hoặc phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) có tính năng quản lý công nợ.
Hệ thống quản lý quan hệ Khách hàng (CRM)
- Các hệ thống CRM như Salesforce, HubSpot, hoặc Zoho CRM giúp theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, và các khoản công nợ. CRM có thể tích hợp với hệ thống kế toán để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng công nợ của từng khách hàng.
Hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp (ERP)
- Các phần mềm ERP như SAP, Oracle ERP, hoặc Microsoft Dynamics cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý tài chính và công nợ. ERP tích hợp nhiều chức năng khác nhau, bao gồm kế toán, bán hàng, và thu hồi nợ, giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả và tự động hóa quy trình thu hồi.
Trên đây ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về quy trình quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
