Tài khoản 642 là một phần thiết yếu trong hệ thống kế toán, đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp. Bạn có bao giờ thắc mắc “642 là tài khoản gì?” Bài viết này sẽ của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC giải đáp mọi câu hỏi liên quan đến tài khoản 642.
1. 642 là tài khoản gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) bao gồm các khoản chi mà doanh nghiệp chi ra nhằm phục vụ công tác quản lý và điều hành, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cũng như số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Do đó, việc theo dõi và quản lý CPQLDN một cách chính xác là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí hiệu quả và tính toán chính xác lợi nhuận.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 được quy định tại Điều 64 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm:
- Các khoản phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
- Chi phí vật liệu dùng cho văn phòng như văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ (CCDC).
- Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho quản lý doanh nghiệp.
- Các loại thuế và phí như tiền thuê đất, thuế môn bài.
- Các khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại, fax, chi phí trả cho nhà thầu phụ, bảo hiểm tài sản, cháy nổ.
- Chi phí khác bằng tiền như tiếp khách, công tác phí của nhân viên, hội nghị khách hàng.
Những chi phí quản lý doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán nhưng không được tính vào chi phí khi tính thuế TNDN sẽ được điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế TNDN, làm tăng số thuế TNDN phải nộp mà không được ghi giảm chi phí kế toán.
Ngoài các tài khoản chi tiết cấp 2 quy định, doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 khác để phản ánh các nội dung chi phí theo nhu cầu quản lý. Cuối kỳ, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
3. Kết cấu và nội dung tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 ghi nhận các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp, được phân chia thành các nội dung chi tiết như sau:
Bên Nợ:
- Chi phí thực tế phát sinh: Ghi nhận các chi phí quản lý thực tế trong kỳ như lương nhân viên quản lý, chi phí văn phòng, và khấu hao tài sản.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi và nợ phải trả: Phản ánh số dự phòng cho nợ phải thu khó đòi và nợ phải trả, tính theo chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong kỳ và số đã lập trong kỳ trước, chưa sử dụng hết.
Bên Có:
- Giảm chi phí: Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
- Hoàn nhập dự phòng: Điều chỉnh dự phòng cho nợ phải thu khó đòi và nợ phải trả khi số dự phòng cần lập trong kỳ nhỏ hơn so với số đã lập trong kỳ trước và chưa sử dụng hết.
- Kết chuyển chi phí: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Lưu ý: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 được chia thành 8 tài khoản cấp 2, bao gồm:
- Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Ghi nhận các khoản chi cho lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, y tế, công đoàn, và thất nghiệp của cán bộ quản lý.
- Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp và sửa chữa tài sản cố định (bao gồm giá có hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Ghi nhận chi phí cho dụng cụ và đồ dùng văn phòng phục vụ quản lý (bao gồm giá có hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà làm việc, kho tàng, và thiết bị quản lý.
- Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Ghi nhận chi phí thuế môn bài, tiền thuê đất, và các phí, lệ phí khác.
- Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh dự phòng cho nợ phải thu khó đòi và dự phòng phải trả tính vào chi phí doanh nghiệp.
- Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài cho quản lý, tài liệu kỹ thuật, tiền thuê tài sản cố định, và chi phí nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí khác như hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, và khoản chi cho lao động nữ.
4. Hạch toán Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Các nội dung hạch toán được trình bày rõ ràng, giúp bạn dễ dàng ghi nhận và xử lý các khoản chi phí liên quan đến công tác quản lý doanh nghiệp:
– Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác cho nhân viên quản lý:
- Nợ TK 6421;
- Có TK 334, 3383, 3384, 3382, 3386.
– Giá trị vật liệu sử dụng cho quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 6422 (giá trị vật liệu xuất kho dùng hoặc giá mua chưa thuế);
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT nếu được khấu trừ);
- Có TK 152 (giá vật liệu xuất kho);
- Có TK 111, 112, 242, 331… (tổng giá trị thanh toán).
– Giá trị CCDC xuất dùng hoặc mua ngay cho bộ phận quản lý:
- Nợ TK 6423 (giá trị CCDC xuất kho hoặc giá mua chưa thuế);
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT nếu được khấu trừ);
- Có TK 153 (giá trị CCDC xuất kho);
- Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị thanh toán).
– Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 6424;
- Có TK 214.
– Thuế, phí và lệ phí phải nộp nhà nước:
- Nợ TK 6425;
- Có TK 333, 111, 112… (tổng giá trị thanh toán).
– Dự phòng các khoản phải thu khó đòi và dự phòng phải trả khác:
+ Trích lập dự phòng bổ sung:
- Nợ TK 6426;
- Có TK 2293, 352.
+ Hoàn nhập dự phòng:
- Nợ TK 2293, 352;
- Có TK 6426.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, thuê văn phòng, v.v.):
- Nợ TK 6427 (giá mua chưa thuế GTGT);
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT nếu được khấu trừ);
- Có TK 111, 112, 331, 335… (tổng giá trị thanh toán).
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý:
+ Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
- Nợ TK 642;
- Có TK 335 (nếu chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn);
- Có TK 352 (nếu trích trước theo yêu cầu bảo dưỡng định kỳ).
+ Chi phí sửa chữa thực tế phát sinh:
- Nợ TK 335, 352 (giá mua chưa thuế GTGT);
- Nợ TK 133 (thuế GTGT nếu được khấu trừ);
- Có TK 111, 112, 152, 331, 241… (tổng giá trị thanh toán).
+ Chi phí sửa chữa lớn tính vào chi phí quản lý:
- Nợ TK 642;
- Có TK 242.
– Các chi phí khác chi bằng tiền (hội nghị, tiếp khách, nghiên cứu, đào tạo, v.v.):
- Nợ TK 6428 (giá mua chưa thuế GTGT);
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT nếu được khấu trừ);
- Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị thanh toán).
– Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 642 (thuế GTGT không được khấu trừ);
- Có TK 1331, 1332 (thuế GTGT không được khấu trừ).
– Sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho bộ phận quản lý:
- Nợ TK 642 (giá xuất kho);
- Có TK 155, 156 (giá xuất kho);
- Nợ TK 1331 (thuế GTGT nếu được khấu trừ);
- Có TK 3331 (thuế GTGT nếu được khấu trừ).
– Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh:
- Nợ TK 111, 112…;
- Có TK 642.
– Xử lý nợ phải thu khó đòi khi chuyển thành công ty cổ phần:
+ Nợ không thu hồi được:
- Nợ TK 111, 112, 331, 334 (khoản bồi thường);
- Nợ TK 2293 (khoản đã lập dự phòng);
- Nợ TK 642 (khoản tính vào chi phí);
- Có TK 131, 138… (khoản nợ không thu hồi).
+ Nợ phải thu quá hạn bán theo giá thỏa thuận:
Không lập dự phòng:
- Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận);
- Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại);
- Có TK 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn).
Đã lập dự phòng:
- Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận);
- Nợ TK 2293 (khoản đã trích lập dự phòng);
- Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại);
- Có TK 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn).
+ Chi để biếu tặng, trả cho người lao động đã nghỉ việc:
- Nợ TK 111, 112, 334 (bồi thường);
- Nợ TK 642;
- Có TK 353.
– Phân bổ lợi thế kinh doanh phát sinh từ cổ phần hóa:
- Nợ TK 642;
- Có TK 242.
– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh:
- Nợ TK 911;
- Có TK 642.
5. Sơ đồ hạch toán tài khoản 642
Dưới đây là một sơ đồ hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp:
642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
– 6421 – Lương và phụ cấp quản lý
– 6422 – Chi phí văn phòng
– 6423 – Chi phí điện thoại và internet
– 6424 – Chi phí đi lại
– 6425 – Chi phí hội nghị và hội thảo
– 6426 – Chi phí phần mềm quản lý
– 6427 – Chi phí đào tạo và phát triển nhân viên
Mỗi tài khoản con (ví dụ: 6421, 6422, …) được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí cụ thể thuộc loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài chính một cách cụ thể, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình ra quyết định và báo cáo tài chính.
Thu chi phí quản lý doanh nghiệp:
- 642.1: Chi phí lương và các khoản trợ cấp
- 642.2: Chi phí văn phòng phẩm và vật tư
- 642.3: Chi phí điện, nước và năng lượng
- 642.4: Chi phí mua sắm và duy trì thiết bị văn phòng
- 642.5: Chi phí điện thoại và viễn thông
- 642.6: Chi phí chuyển phát và gửi thư
- 642.7: Chi phí đi lại và chuyển phát nhanh
- 642.8: Chi phí đào tạo nhân sự
- 642.9: Các chi phí quản lý khác
Thu nhập từ dịch vụ quản lý doanh nghiệp:
- 642.91: Thu nhập từ cung cấp dịch vụ quản lý
- 642.92: Thu nhập từ cung cấp đào tạo và tư vấn
- 642.93: Thu nhập từ các hợp đồng quản lý
Trên đây là một số thông tin về “642 là tài khoản gì? Hướng dẫn chi tiết về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về tài khoản 642. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
