Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một tập hợp các nguồn lực được sử dụng để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động tài chính của doanh nghiệp

1. Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý số liệu về các nghiệp vụ kinh tế trong tổ chức để cung cấp thông tin cho những người ra quyết định.

AIS có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các mục đích sau:

• Tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán: AIS giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán, từ đó đảm bảo tính trung thực và hợp lý của thông tin kế toán.
• Hỗ trợ ra quyết định: AIS cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để họ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
• Kiểm soát nội bộ: AIS giúp doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động kinh doanh, từ đó hạn chế rủi ro và gian lận.

AIS bao gồm các thành phần chính sau:

• Luồng dữ liệu: Xác định các luồng dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các bên ngoài.
• Thủ tục xử lý dữ liệu: Xác định các thủ tục xử lý dữ liệu cần thiết để chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin.
• Cơ sở dữ liệu: Cấu trúc và nội dung của cơ sở dữ liệu.
• Hệ thống bảo mật: Các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ dữ liệu.

AIS trong doanh nghiệp được chia thành các chu trình kế toán chính, bao gồm:

• Chu trình mua hàng: Chu trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, từ lập kế hoạch mua hàng đến thanh toán cho nhà cung cấp.
• Chu trình bán hàng và thu tiền: Chu trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc bán hàng và thu tiền từ khách hàng, từ nhận đơn đặt hàng đến thu tiền thanh toán.
• Chu trình sản xuất: Chu trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc sản xuất hàng hóa, từ lập kế hoạch sản xuất đến bán hàng.

Để thiết kế AIS, cần thực hiện các bước sau:

• Phân tích: Phân tích các yêu cầu của doanh nghiệp đối với hệ thống, bao gồm:

Mục tiêu của doanh nghiệp đối với AIS.

Quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Dữ liệu và thông tin cần thu thập và lưu trữ.

• Thiết kế: Thiết kế các thành phần của hệ thống theo các yêu cầu đã phân tích.
• Thực hiện: Triển khai hệ thống theo thiết kế.
• Kiểm tra: Kiểm tra hoạt động của hệ thống để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

Một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

• Hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: AIS cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để họ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
• Tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán: AIS giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán, từ đó đảm bảo tính trung thực và hợp lý của thông tin kế toán.
• Kiểm soát nội bộ: AIS giúp doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động kinh doanh, từ đó hạn chế rủi ro và gian lận.

2. Thành phần của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong doanh nghiệp có thể được phân thành hai nhóm chính:

• Nhóm thành phần kỹ thuật bao gồm:

Con người: là những người tham gia vào quá trình vận hành hệ thống, bao gồm kế toán viên, quản lý, người dùng cuối,…

Thủ tục và hướng dẫn: là những quy định, quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện các nghiệp vụ kế toán.

Dữ liệu: là thông tin được thu thập, xử lý và lưu trữ trong hệ thống.

Phần mềm: là các chương trình máy tính được sử dụng để xử lý dữ liệu.

• Nhóm thành phần phi kỹ thuật bao gồm:

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: là các thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ hoạt động của hệ thống.

Kiểm soát nội bộ: là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán.

Mỗi thành phần trong hệ thống AIS đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho người dùng.

Con người là thành phần quan trọng nhất của hệ thống AIS. Họ là những người thực hiện các nghiệp vụ kế toán, vận hành hệ thống và sử dụng thông tin kế toán. Do đó, việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực kế toán là vô cùng cần thiết.

Thủ tục và hướng dẫn là cơ sở để con người thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách thống nhất và hiệu quả. Các thủ tục và hướng dẫn cần được thiết kế phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Dữ liệu là nguồn lực quan trọng của hệ thống AIS. Dữ liệu cần được thu thập đầy đủ, chính xác và kịp thời để hệ thống có thể cung cấp thông tin hữu ích.

Phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Phần mềm kế toán cần được lựa chọn phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và bảo mật thông tin.

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là nền tảng vật lý cho hoạt động của hệ thống AIS. Cơ sở hạ tầng cần được trang bị đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ cần thiết.

Kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán. Kiểm soát nội bộ cần được thiết kế và thực hiện phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Mối quan hệ giữa các thành phần:

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Các thành phần này cần được thiết kế và vận hành một cách thống nhất để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho người dùng.

Ví dụ về mối quan hệ giữa các thành phần:

• Con người: cần được đào tạo và nắm vững các thủ tục và hướng dẫn để thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
• Thủ tục và hướng dẫn: cần được thiết kế phù hợp với các phần mềm kế toán được sử dụng.
• Dữ liệu: cần được nhập vào hệ thống thông qua các thủ tục và hướng dẫn.
• Phần mềm: cần được sử dụng để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: cần đáp ứng được yêu cầu về hiệu suất và bảo mật của hệ thống thông tin kế toán.
• Kiểm soát nội bộ: cần được thiết kế và thực hiện dựa trên các thành phần khác của hệ thống thông tin kế toán.

3. Các yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. HTTTKT có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, phục vụ cho việc ra quyết định, quản lý và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.

Để đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, HTTTKT cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đáp ứng yêu cầu của pháp luật

HTTTKT cần được thiết kế và vận hành theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, tài chính. Điều này đảm bảo cho thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là chính xác, đầy đủ, trung thực và khách quan.

• Đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp

HTTTKT cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, ngành nghề, loại hình của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo cho HTTTKT đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính hiệu quả

HTTTKT cần được thiết kế đảm bảo tính hiệu quả về mặt chi phí, thời gian và nhân lực. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Dễ sử dụng

HTTTKT cần được thiết kế dễ sử dụng, phù hợp với trình độ của người sử dụng. Điều này giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận và khai thác thông tin từ HTTTKT.

• An toàn, bảo mật

HTTTKT cần được thiết kế an toàn, bảo mật thông tin. Điều này giúp bảo vệ thông tin kế toán khỏi các hành vi xâm nhập, đánh cắp, sử dụng trái phép.

Ngoài ra, HTTTKT còn cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau:

• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin

HTTTKT cần đảm bảo thu thập, ghi nhận và xử lý thông tin một cách chính xác, đầy đủ, không sai sót. Điều này đảm bảo cho thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là đáng tin cậy, phục vụ cho việc ra quyết định, quản lý và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp

• Đảm bảo tính kịp thời của thông tin

HTTTKT cần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng sử dụng. Thông tin cần được cung cấp ngay khi có phát sinh, đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát của doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống

HTTTKT cần được thiết kế linh hoạt, có thể thích ứng với sự thay đổi của quy trình kế toán và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

 

• Đảm bảo tính tích hợp của hệ thống

HTTTKT cần được tích hợp với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp, tạo thành một hệ thống thông tin thống nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Để đáp ứng các yêu cầu trên, HTTTKT cần được thiết kế và vận hành trên cơ sở các nguyên tắc sau:

• Tính hệ thống

HTTTKT cần được thiết kế và vận hành như một hệ thống thống nhất, bao gồm các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.

• Tính liên tục

HTTTKT cần được vận hành liên tục, đảm bảo thu thập, ghi nhận và xử lý thông tin một cách liên tục, không gián đoạn.

• Tính tự động hóa

HTTTKT cần được tự động hóa các quy trình, thủ tục, đảm bảo giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Tính bảo mật

HTTTKT cần được bảo vệ an toàn, bảo mật thông tin, đảm bảo thông tin kế toán không bị xâm nhập, đánh cắp, sử dụng trái phép.

4. Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế số và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong doanh nghiệp đang có những thay đổi và phát triển mạnh mẽ. Các xu hướng chính của HTTTKT trong thời gian tới có thể được tóm tắt như sau:

• Tự động hóa và tự động hóa quy trình: HTTTKT hiện đại sẽ được tự động hóa ở mức cao, từ việc thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu đến lập báo cáo. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
• Công nghệ đám mây: Điện toán đám mây đang ngày càng trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. HTTTKT cũng sẽ được chuyển đổi sang đám mây để tận dụng các lợi ích của công nghệ này, như khả năng mở rộng, khả năng truy cập từ xa và chi phí thấp.
• Tính linh hoạt và khả năng tùy biến: HTTTKT cần phải linh hoạt và có khả năng tùy biến cao để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Các hệ thống này cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, cũng như với các hệ thống bên ngoài như hệ thống của khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản lý.

• An toàn và bảo mật: An toàn và bảo mật là một vấn đề quan trọng đối với HTTTKT. Các hệ thống này cần được thiết kế và triển khai với các biện pháp bảo mật chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu kế toán khỏi các mối đe dọa như xâm nhập, đánh cắp và mất mát.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu: AI và phân tích dữ liệu đang được ứng dụng ngày càng nhiều trong kế toán. Các công nghệ này có thể giúp nâng cao hiệu quả của việc ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu kế toán.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về các xu hướng này trong HTTTKT:

• Tự động hóa và tự động hóa quy trình: Các hệ thống kế toán hiện đại có thể tự động hóa các công việc như ghi nhận hóa đơn, lập báo cáo thuế, phân tích dữ liệu kế toán. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
• Công nghệ đám mây: Các hệ thống kế toán dựa trên đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu kế toán từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Điều này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tài chính của mình một cách kịp thời và hiệu quả.
• Tính linh hoạt và khả năng tùy biến: Các hệ thống kế toán cần có khả năng đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các doanh nghiệp. Các hệ thống này cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, cũng như với các hệ thống bên ngoài.
• An toàn và bảo mật: Các hệ thống kế toán cần được thiết kế và triển khai với các biện pháp bảo mật chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu kế toán khỏi các mối đe dọa.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu: AI và phân tích dữ liệu có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả của việc ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu kế toán. Ví dụ, AI có thể được sử dụng để tự động hóa việc phân loại hóa đơn, phát hiện gian lận và phân tích dữ liệu kế toán để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
• Các xu hướng này sẽ tác động mạnh mẽ đến cách thức hoạt động của HTTTKT trong tương lai. Các doanh nghiệp cần theo dõi các xu hướng này và có kế hoạch triển khai các hệ thống kế toán phù hợp để đáp ứng các yêu cầu của mình.

Dưới đây là một số tác động cụ thể của các xu hướng này đến HTTTKT:

• Tự động hóa và tự động hóa quy trình: Sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả của công tác kế toán.
• Công nghệ đám mây: Sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng truy cập dữ liệu từ xa và dễ dàng mở rộng hệ thống.
• Tính linh hoạt và khả năng tùy biến: Sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu đa dạng của mình, đồng thời giúp tích hợp HTTTKT với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.
• An toàn và bảo mật: Sẽ giúp bảo vệ dữ liệu kế toán khỏi các mối đe dọa, đồng

5. Chức năng của chu trình trong hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Chu trình trong hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp là một tập hợp các hoạt động kế toán liên quan đến một lĩnh vực cụ thể trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi chu trình kế toán có một chức năng riêng, góp phần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.

Chức năng của chu trình trong hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp có thể được tóm tắt như sau:

• Thu thập thông tin: Thu thập thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong lĩnh vực hoạt động của chu trình.
• Xử lý thông tin: Xử lý thông tin thu thập được để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản kế toán, tính toán các chỉ tiêu kế toán và lập các báo cáo kế toán phục vụ cho các mục đích khác nhau.
• Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, bao gồm:

Người quản lý: để lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định

Các nhà đầu tư: để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Các cơ quan quản lý nhà nước: để thực hiện chức năng quản lý của mình

Các chu trình kế toán trong hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp thường được phân chia thành ba nhóm chính:

• Chu trình kinh doanh chính: bao gồm các chu trình mua hàng, bán hàng, sản xuất và thanh toán. Các chu trình này liên quan đến các hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Chu trình tài chính: bao gồm các chu trình tiền tệ, đầu tư và vốn. Các chu trình này liên quan đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp.
• Chu trình quản trị: bao gồm các chu trình nhân lực, tài sản cố định và chi phí. Các chu trình này liên quan đến các hoạt động quản trị của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ, chu trình mua hàng có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp. Thông tin này được sử dụng để:

• Tính toán giá vốn hàng bán
• Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp
• Báo cáo tình hình mua hàng

Trên đây là một số thông tin về thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn