Thiết kế hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Chu trình mua hàng là một trong những chu trình quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

1. hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng là gì?

Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng (AIS) là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý số liệu về các nghiệp vụ mua sắm hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống này cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, bao gồm:

• Ban giám đốc: Thông tin về chi phí mua hàng, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp,… để đưa ra các quyết định kinh doanh.
• Kế toán: Thông tin để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế,…
• Các bộ phận nghiệp vụ: Thông tin để thực hiện các hoạt động mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.

Chu trình mua hàng bao gồm các hoạt động sau:

• Lập kế hoạch mua hàng: Hoạt động này xác định nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ trong tương lai, từ đó lập kế hoạch mua hàng phù hợp.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Hoạt động này xác định các nhà cung cấp phù hợp về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng,…
• Đặt hàng: Hoạt động này gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp.
• Nhận hàng: Hoạt động này kiểm tra và nhận hàng hóa từ nhà cung cấp.
• Thanh toán: Hoạt động này thanh toán cho nhà cung cấp.

Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng bao gồm các thành phần sau:

• Luồng dữ liệu: Xác định các luồng dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các bên ngoài.
• Thủ tục xử lý dữ liệu: Xác định các thủ tục xử lý dữ liệu cần thiết để chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin.
• Cơ sở dữ liệu: Xác định cấu trúc và nội dung của cơ sở dữ liệu.
• Hệ thống bảo mật: Xác định các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ dữ liệu.

Để thiết kế hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng, cần thực hiện các bước sau:

• Phân tích: Phân tích các yêu cầu của doanh nghiệp đối với hệ thống, bao gồm:

Mục tiêu của doanh nghiệp đối với chu trình mua hàng.

Quy trình kinh doanh của chu trình mua hàng.

Dữ liệu và thông tin cần thu thập và lưu trữ.

• Thiết kế: Thiết kế các thành phần của hệ thống theo các yêu cầu đã phân tích.
• Thực hiện: Triển khai hệ thống theo thiết kế.
• Kiểm tra: Kiểm tra hoạt động của hệ thống để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

Một hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

• Hỗ trợ mua sắm hàng hóa và dịch vụ theo kế hoạch: Hệ thống giúp doanh nghiệp mua sắm hàng hóa và dịch vụ theo kế hoạch, từ đó đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
• Kiểm soát chi phí mua hàng: Hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mua hàng, từ đó giảm thiểu chi phí hoạt động.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán: Hệ thống giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán về mua hàng.

2. Thành phần của hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng bao gồm:

• Con người: là những người tham gia vào các hoạt động của chu trình mua hàng, bao gồm:

Kế toán viên mua hàng: chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ mua hàng, ghi nhận và theo dõi các chi phí mua hàng.

Người mua: chịu trách nhiệm lập đơn đặt hàng, tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra hàng hóa.

Nhân viên kho: chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản hàng hóa.

Quản lý: chịu trách nhiệm phê duyệt các đơn đặt hàng, thanh toán cho nhà cung cấp.

• Thủ tục và hướng dẫn: là những quy định, quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện các nghiệp vụ mua hàng. Các thủ tục và hướng dẫn cần được thiết kế phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
• Dữ liệu: là thông tin được thu thập, xử lý và lưu trữ trong hệ thống. Các dữ liệu cần thu thập bao gồm:

Thông tin về nhà cung cấp: tên, địa chỉ, số điện thoại,…

Thông tin về hàng hóa: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá,…

Thông tin về đơn đặt hàng: số đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng,…

Thông tin về hóa đơn mua hàng: số hóa đơn, ngày hóa đơn, giá trị hóa đơn,…

• Phần mềm: là các chương trình máy tính được sử dụng để xử lý dữ liệu. Phần mềm kế toán cần được lựa chọn phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và bảo mật thông tin.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: là các thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ hoạt động của hệ thống. Cơ sở hạ tầng cần được trang bị đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ cần thiết.
• Kiểm soát nội bộ: là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán. Kiểm soát nội bộ cần được thiết kế và thực hiện phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
• Mỗi thành phần trong hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho người dùng.

Vai trò của các thành phần:

• Con người: là thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng. Họ là những người thực hiện các nghiệp vụ mua hàng, ghi nhận và theo dõi các chi phí mua hàng. Do đó, việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực kế toán là vô cùng cần thiết.
• Thủ tục và hướng dẫn: là cơ sở để con người thực hiện các nghiệp vụ mua hàng một cách thống nhất và hiệu quả. Các thủ tục và hướng dẫn cần được thiết kế phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
• Dữ liệu: là nguồn lực quan trọng của hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng. Dữ liệu cần được thu thập đầy đủ, chính xác và kịp thời để hệ thống có thể cung cấp thông tin hữu ích.
• Phần mềm: là công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ mua hàng. Phần mềm kế toán cần được lựa chọn phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và bảo mật thông tin.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: là nền tảng vật lý cho hoạt động của hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng. Cơ sở hạ tầng cần được trang bị đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ cần thiết.
• Kiểm soát nội bộ: là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán. Kiểm soát nội bộ cần được thiết kế và thực hiện phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

3. Các yêu cầu đối với hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Chu trình mua hàng là một trong những chu trình kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu thập, ghi nhận và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng (HTTTKT-CHMU) là một hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp.

Các yêu cầu đối với HTTTKT-CHMU bao gồm:

• Đáp ứng yêu cầu của pháp luật

HTTTKT-CHMU cần được thiết kế và vận hành theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, tài chính. Điều này đảm bảo cho thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là chính xác, đầy đủ, trung thực và khách quan.

• Đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp

HTTTKT-CHMU cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, ngành nghề, loại hình của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo cho HTTTKT-CHMU đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính hiệu quả

HTTTKT-CHMU cần được thiết kế đảm bảo tính hiệu quả về mặt chi phí, thời gian và nhân lực. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.

 

• Dễ sử dụng

HTTTKT-CHMU cần được thiết kế dễ sử dụng, phù hợp với trình độ của người sử dụng. Điều này giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận và khai thác thông tin từ HTTTKT-CHMU.

• An toàn, bảo mật

HTTTKT-CHMU cần được thiết kế an toàn, bảo mật thông tin. Điều này giúp bảo vệ thông tin kế toán khỏi các hành vi xâm nhập, đánh cắp, sử dụng trái phép.

Ngoài ra, HTTTKT-CHMU còn cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau:

• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin

HTTTKT-CHMU cần đảm bảo thu thập, ghi nhận và xử lý thông tin một cách chính xác, đầy đủ, không sai sót. Điều này đảm bảo cho thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là đáng tin cậy, phục vụ cho việc ra quyết định, quản lý và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính kịp thời của thông tin

HTTTKT-CHMU cần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng sử dụng. Thông tin cần được cung cấp ngay khi có phát sinh, đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát của doanh nghiệp.

 

• Đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống

HTTTKT-CHMU cần được thiết kế linh hoạt, có thể thích ứng với sự thay đổi của quy trình mua hàng và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính tích hợp của hệ thống

HTTTKT-CHMU cần được tích hợp với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp, tạo thành một hệ thống thông tin thống nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Để đáp ứng các yêu cầu trên, HTTTKT-CHMU cần được thiết kế và vận hành trên cơ sở các nguyên tắc sau:

• Tính hệ thống

HTTTKT-CHMU cần được thiết kế và vận hành như một hệ thống thống nhất, bao gồm các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.

• Tính liên tục

HTTTKT-CHMU cần được vận hành liên tục, đảm bảo thu thập, ghi nhận và xử lý thông tin một cách liên tục, không gián đoạn.

• Tính tự động hóa

HTTTKT-CHMU cần được tự động hóa các quy trình, thủ tục, đảm bảo giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Tính bảo mật

HTTTKT-CHMU cần được bảo vệ an toàn, bảo mật thông tin, đảm bảo thông tin kế toán không bị xâm nhập, đánh cắp, sử dụng trái phép.

4. Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Chu trình mua hàng là một trong những chu trình quan trọng nhất trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Chu trình này liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp và thanh toán cho các khoản mua hàng đó.

Trong bối cảnh kinh tế số và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng cũng đang có những thay đổi và phát triển mạnh mẽ. Các xu hướng chính của thiết kế hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng trong thời gian tới có thể được tóm tắt như sau:

• Tự động hóa và tự động hóa quy trình: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng hiện đại sẽ được tự động hóa ở mức cao, từ việc thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu đến lập báo cáo. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
• Công nghệ đám mây: Điện toán đám mây đang ngày càng trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng cũng sẽ được chuyển đổi sang đám mây để tận dụng các lợi ích của công nghệ này, như khả năng mở rộng, khả năng truy cập từ xa và chi phí thấp.
• Tính linh hoạt và khả năng tùy biến: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng cần phải linh hoạt và có khả năng tùy biến cao để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Các hệ thống này cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, cũng như với các hệ thống bên ngoài như hệ thống của khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản lý.
• An toàn và bảo mật: An toàn và bảo mật là một vấn đề quan trọng đối với hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng. Các hệ thống này cần được thiết kế và triển khai với các biện pháp bảo mật chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu kế toán khỏi các mối đe dọa như xâm nhập, đánh cắp và mất mát.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu: AI và phân tích dữ liệu đang được ứng dụng ngày càng nhiều trong kế toán. Các công nghệ này có thể giúp nâng cao hiệu quả của việc ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu kế toán chu trình mua hàng.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về các xu hướng này trong thiết kế hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng:

• Tự động hóa và tự động hóa quy trình: Các hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng hiện đại có thể tự động hóa các công việc như tạo yêu cầu mua hàng, đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, kiểm soát chi phí mua hàng. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
• Công nghệ đám mây: Các hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng dựa trên đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Điều này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình mua hàng của mình một cách kịp thời và hiệu quả.
• Tính linh hoạt và khả năng tùy biến: Các hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng cần có khả năng đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các doanh nghiệp, chẳng hạn như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, quy trình mua hàng.
• An toàn và bảo mật: Các hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng cần được thiết kế và triển khai với các biện pháp bảo mật chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu: AI và phân tích dữ liệu có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả của việc ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu kế toán chu trình mua hàng. Ví dụ, AI có thể được sử dụng để tự động hóa việc phân loại hóa đơn, phát hiện gian lận và phân tích dữ liệu kế toán để đưa ra các quyết định mua hàng hiệu quả hơn.

5. Chức năng của chu trình trong hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Chu trình mua hàng là một trong những chu trình quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp. Chu trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chức năng của chu trình trong hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng bao gồm:

• Thu thập thông tin: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng thu thập thông tin về các nghiệp vụ mua hàng từ các nguồn khác nhau, bao gồm:

Các chứng từ kế toán, bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho,…

Các tài liệu liên quan đến mua hàng, bao gồm hợp đồng mua bán,…

Các thông tin từ các hệ thống khác trong doanh nghiệp, bao gồm hệ thống kho hàng, hệ thống sản xuất,…

• Xử lý thông tin: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng xử lý thông tin thu thập được để tạo ra các thông tin kế toán và phi kế toán phục vụ cho các mục đích khác nhau, bao gồm:

Ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng vào các tài khoản kế toán

Tính toán giá vốn hàng bán

Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Báo cáo tình hình mua hàng

• Cung cấp thông tin: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, bao gồm:

Người quản lý: để lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định

Các nhà đầu tư: để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Các cơ quan quản lý nhà nước: để thực hiện chức năng quản lý của mình

Chức năng của chu trình trong hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng có thể được tóm tắt như sau:

• Thu thập thông tin: Thu thập thông tin về các nghiệp vụ mua hàng từ các nguồn khác nhau.
• Xử lý thông tin: Xử lý thông tin thu thập được để tạo ra các thông tin kế toán và phi kế toán phục vụ cho các mục đích khác nhau.
• Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng

Trên đây là một số thông tin về thiết kế hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn