Hạch toán bảo hiểm xã hội là một quy trình không thể thiếu trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định, mỗi doanh nghiệp cần nắm vững cách thức hạch toán bảo hiểm xã hội. Bài viết này sẽ đồng thời giới thiệu và mổ xẻ thông tin quan trọng liên quan đến quy trình này. Mời các bạn cùng tìm hiểu chi tiết!
1. Hạch toán khoản Bảo hiểm xã hội trích theo lương
1.1. Tính toán chi phí và trích theo lương
Doanh nghiệp cần tính toán chi phí theo từng bộ phận, ví dụ như bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý, và nhiều nhóm tài khoản khác. Cụ thể, việc hạch toán chi phí theo lương và các khoản Bảo hiểm xã hội gồm:
- Tài khoản 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642: Trích tiền lương của nhân viên tham gia Bảo hiểm xã hội với tỷ lệ 23,5%.
- Tài khoản 3383 (bảo hiểm xã hội): Trích 17,5% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản 3384 (bảo hiểm y tế): Trích 3% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản 3386 (bảo hiểm thất nghiệp): Trích 1% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản 3382 (KPCĐ): Trích 2% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
1.2. Trích tiền bảo hiểm từ lương của nhân viên
Đồng thời, cần quan tâm đến việc trích khoản Bảo hiểm từ lương của người lao động:
- Nợ tài khoản 334: Trích 10,5% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
- Có tài khoản 3383: Trích 8% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
- Có tài khoản 3384: Trích 1,5% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
- Có tài khoản 3386 (hoặc 3385): Trích 1% tiền lương cho Bảo hiểm xã hội.
1.3. Hạch toán khi cần nộp tiền bảo hiểm xã hội
Hơn nữa, cần tập trung vào việc hạch toán khoản Bảo hiểm xã hội trích từ lương của nhân viên. Điều này là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
- Nợ tài khoản 3383: Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25,5%).
- Nợ tài khoản 3384: Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%).
- Số tiền đã trích bảo hiểm thất nghiệp (Tiền lương tham gia BHXH x 2%): Nợ tài khoản 3386 (hoặc 3385).
- Nợ tài khoản 3382: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%).
- Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp gồm tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội x 34%.
Cụ thể:
- Nộp cho Cơ quan bảo hiểm là 32%.
- Nộp cho Liên đoàn lao động tại Quận, huyện: 2%.
- Hạch toán khoản bảo hiểm xã hội trích theo lương người lao động
1.4. Hạch toán thuế TNCN
Cuối cùng, khi trừ số thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào lương của nhân viên, cần thực hiện hạch toán chi tiết:
- Có số tài khoản 3335: Thuế thu nhập cá nhân.
- Nợ tài khoản 334: Tính tổng số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ.
Hạch toán khi nộp tiền thuế thu nhập cá nhân:
- Có TK 1111, 1121.
- Nợ TK 3335 : số Thuế thu nhập cá nhân phải nộp.
2. Hạch toán tiền lương và phụ cấp khác
Doanh nghiệp cần xác định rõ các chi phí và bộ phận liên quan để thực hiện việc hạch toán tiền lương một cách chính xác và chi tiết cho từng phòng ban. Đồng thời, cần phân biệt chế độ hạch toán bảo hiểm xã hội theo Thông tư 133 và Thông tư 200. Sự khác biệt giữa hai thông tư này nằm ở các tài khoản chi tiết.
Hạch toán tiền lương và phụ cấp theo Thông tư 133:
- Nợ tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản còn dở dang
- Nợ tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng
- Nợ tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Hạch toán tiền lương và phụ cấp theo Thông tư 200:
- Nợ tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản còn dở dang
- Nợ tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
- Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
- Nợ tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung
- Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2022 được xác định dựa trên các quy định trong Thông tư tương ứng. Điều này đảm bảo tính chính xác và tuân thủ theo pháp luật.
1. Hạch toán tiền lương:
- Ghi nhận số tiền đã trả cho nhân viên theo đúng các quy định về lương và các khoản trợ cấp khác như thưởng, khen ngợi, và các khoản phụ cấp khác.
- Xác định các khoản thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm xã hội phải trả và hạch toán chúng đúng cách.
- Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các thông tin liên quan đến tiền lương trước khi thực hiện hạch toán.
2. Hạch toán phụ cấp khác:
- Bao gồm các khoản phụ cấp như phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe, và các khoản khác tùy thuộc vào chính sách của doanh nghiệp.
- Xác định và ghi nhận đúng số tiền cần chi trả cho các khoản phụ cấp này theo quy định của công ty.
- Theo dõi và cập nhật các thay đổi trong chính sách phụ cấp để đảm bảo hạch toán luôn phản ánh đúng hiện trạng của doanh nghiệp.
3. Bảo dưỡng hồ sơ nhân viên:
- Duy trì hồ sơ nhân viên với các thông tin liên quan đến tiền lương và phụ cấp, đồng thời giữ cho hồ sơ này được bảo mật và tuân thủ quy định về bảo mật thông tin cá nhân.
- Cập nhật thông tin nhân viên, bao gồm các thay đổi về lương, chức vụ, và các thông tin khác liên quan đến hạch toán tiền lương và phụ cấp.
4. Báo cáo và kiểm tra:
- Chuẩn bị báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và phụ cấp để theo dõi chi phí nhân sự và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.
- Thực hiện kiểm tra nội bộ để đảm bảo rằng hạch toán được thực hiện chính xác và tuân thủ các quy định.
3. Một số trường hợp hạch toán khác
Khi phải trả tiền bảo hiểm xã hội cho nhân viên:
- Nợ tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
- Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Khi nhận tiền từ Cơ quan BHXH trả cho doanh nghiệp:
- Nợ tài khoản 111, 112
- Có tài khoản 3383
Khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (ốm đau, thai sản, tai nạn):
- Nợ tài khoản: 334
- Có tài khoản 111, 112
4. Các chứng từ quan trọng trong quy trình hạch toán tiền lương:
Việc hạch toán tiền lương đòi hỏi sự chính xác cao. Dưới đây là một số chứng từ quan trọng cần kế toán lưu ý:
- Bảng chấm công chi tiết
- Bảng thống kê sản phẩm
- Đơn giá tiền lương theo sản phẩm
- Biên bản nghiệm thu công việc
- Hợp đồng giao khoán có đóng dấu xác nhận
- Danh sách thông tin người lao động theo nhóm lao động thời vụ
- Bảng lương đã được phê duyệt
- Phiếu chi/UNC trả lương
- Phiếu lương cho từng cá nhân
- Bảng tính thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp
- Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN
- Các quyết định liên quan đến lương, tăng lương, chấm dứt hợp đồng, thanh lý hợp đồng lao động
- Một số hồ sơ giấy tờ khác có liên quan.
Qua bài viết trên của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hạch toán bảo hiểm xã hội là một trong những quy trình quan trọng cần được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hạch toán bảo hiểm xã hội và thông tin liên quan. Hãy áp dụng và tuân thủ quy trình này để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp!
