Việc quản lý định khoản các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Không chỉ đảm bảo rằng nhân viên được thanh toán đúng lương mà hạch toán còn phải tuân theo các quy định về thuế và bảo hiểm xã hội. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách hạch toán định khoản các khoản trích theo lương một cách hiệu quả.

1. Ghi sổ khi tính tiền lương và các khoản phải trả:
Chú ý: Cần xác định chi tiết về số tiền lương, thưởng, phụ cấp… trả cho từng bộ phận và áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 hoặc 133 để ghi nhận chính xác.
Ví dụ: Chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng thuộc bộ phận bán hàng và doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133, thì ghi nhận vào: Nợ 6421.
Xác định loại hình doanh nghiệp và căn cứ để áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 hoặc 200. Các chi tiết xem tại đây: Cách xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ.Sau khi đã xác định được doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán nào và tiền lương trả cho bộ phận nào, ghi nhận cụ thể như sau (dựa vào Bảng tính lương):
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Nếu theo TT 133)
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (Theo TT 200)
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231) (Theo TT 200)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271) (Theo TT 200)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411) (Theo TT 200)
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (Nếu theo TT 133)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) (Theo TT 200)
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu theo TT 133)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).
2. Ghi sổ các khoản Bảo hiểm trích theo lương:
Chú ý: Từ năm 2021 đến 2022, tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm phần trích vào chi phí của doanh nghiệp chia làm 4 giai đoạn khác nhau (tuyển từ năm 2021 – 2022). Chi tiết có thể xem tại đây: Tỷ lệ trích các khoản theo lương.
- Từ ngày 1/7/2021 – 30/9/2021:
Tỷ lệ trích là BHXH 17%, BHYT 3%, BHTN 1% (Tổng 21%) - Từ ngày 1/10/2021 – 30/6/2022:
Tỷ lệ trích là BHXH 17%, BHYT 3%, BHTN 0% (Tổng 20%) - Từ ngày 1/7/2022 – 30/9/2022:
Tỷ lệ trích là BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 0% (Tổng 20,5%) - Từ ngày 1/10/2022 trở đi:
Tỷ lệ trích là BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1% (Tổng 21,5%)
Khi tính trích các khoản Bảo hiểm, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp:
Cần chi tiết theo từng bộ phận, ví dụ: Bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý… (Dựa vào Bảng tính lương để ghi nhận).
Lưu ý: Dưới đây mình ví dụ với tỷ lệ trích các khoản Bảo hiểm từ ngày 1/10/2022 trở đi (Vì mình đang giả định viết về thời điểm này).
Cụ thể: Khi ghi nhận trích từ tháng 1/10/2022 trở đi thì như sau (Các tháng đầu năm 2022 phải căn cứ vào giai đoạn trên):
Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642…: Tiền lương tham gia BHXH x 23,5% (Từ ngày 1/10/2022 là 23,5% vì cộng cả KPCĐ nữa)
Có TK 3383 (BHXH) : Tiền lương tham gia BHXH x 17,5%
Có TK 3384 (BHYT) : Tiền lương tham gia BHXH x 3%
Có TK 3386 (hoặc 3385) (BHTN) : Tiền lương tham gia BHXH x 1%
Có TK 3382 ( KPCĐ) : Tiền lương tham gia BHXH x 2%
Chú ý: Riêng khoản Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 200 là TK: 3386
- Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 133 là TK: 3385
Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334 : Tiền lương tham gia BHXH x 10,5% Có TK 3383 : Tiền lương tham gia BHXH x 8% Có TK 3384 : Tiền lương tham gia BHXH x 1,5% Có TK 3386 (hoặc 3385) : Tiền lương tham gia BHXH x 1%
Ghi sổ khi nộp tiền Bảo hiểm:
Dựa vào Giấy nộp tiền cho Cơ quan BHXH, Liên đoàn lao động Quận (huyện):
Nợ TK 3383 : Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25,5%)
Nợ TK 3384 : Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%)
Nợ TK 3386 (hoặc 3385) : Số tiền đã trích BHTN (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Nợ TK 3382 : Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Có TK 1111, 1121 : Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BHXH x 34%)
Cụ thể:
- Nộp cho bên Cơ quan BHXH là 32%
- Nộp cho bên Liên đoàn lao động Quận, huyện: 2%
3. Ghi sổ thuế TNCN phải nộp (nếu có)
Khi khấu trừ số thuế TNCN vào lương của nhân viên:Nợ TK 334 : Tổng số thuế TNCN khấu trừ Có TK 3335 : Thuế TNCN
Khi nộp tiền thuế TNCN vào ngân sách:Nợ TK 3335 : số Thuế TNCN phải nộp Có TK 1111, 1121
4. Ghi sổ khi trả lương (hoặc nhân viên ứng trước tiền lương)
Khi thanh toán tiền lương hoặc nhân viên ứng trước tiền lương: Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 111, 112 : Số tiền trả
Lưu ý: Các bạn phải dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương để ghi nhận khi trả lương.
5. Ghi sổ khi trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá (nếu có)
Nếu sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
- Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).
Nếu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
- Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá thanh toán).
6. Ghi sổ khi tính tiền thưởng phải trả bằng quỹ khen thưởng
Khi xác định số tiền thưởng trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng: Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334 – Phải trả người lao động.
Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
- Có các TK 111, 112,. . .
7. Ghi sổ tiền chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn… phải trả cho nhân viên
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383) Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341).
Khi nhận được tiền từ Cơ quan BHXH trả cho doanh nghiệp:
- Nợ TK 111, 112:
- Có TK 3383
Khi trả tiền chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn… cho nhân viên
- Nợ TK: 334
- Có TK 111, 112
Hạch toán tiền lương và các khoản trích lương theo lương là một quá trình quan trọng trong quản lý tài chính nhân sự. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện các bước hạch toán đúng và có kiểm tra sau để đảm bảo sự minh bạch và đúng hẹn trong việc thanh toán tiền lương cho nhân viên. Việc thực hiện đúng các quy trình này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro liên quan đến việc thanh toán tiền lương và giữ được sự hài lòng của nhân viên.