Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính là một mô hình trực quan trình bày quy trình kế toán được thực hiện trên máy vi tính.
1. Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính là gì?
Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính là sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa các sổ kế toán trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Sơ đồ này giúp cho người làm kế toán dễ dàng nắm bắt được quy trình ghi chép kế toán, từ đó thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Hình thức kế toán trên máy vi tính là hình thức kế toán sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép, tổng hợp và xử lý số liệu kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào sổ kế toán điện tử theo trình tự thời gian, theo nội dung kinh tế và theo từng tài khoản kế toán.
Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính bao gồm các sổ kế toán sau:
- Sổ nhật ký chung điện tử: Sổ nhật ký chung điện tử là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung điện tử được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái điện tử.
- Sổ cái các tài khoản có liên quan điện tử: Sổ cái các tài khoản có liên quan điện tử là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán.
- Sổ chi tiết điện tử (nếu cần): Sổ chi tiết điện tử là sổ kế toán dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng đối tượng cụ thể.
Trình tự ghi chép kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Bước 1: Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra, kế toán nhập dữ liệu các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ nhật ký chung điện tử.
- Bước 2: Căn cứ vào số liệu đã nhập vào sổ nhật ký chung điện tử, kế toán tự động phân bổ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các tài khoản kế toán có liên quan trên sổ cái điện tử.
- Bước 3: Căn cứ vào số liệu đã phân bổ trên sổ cái điện tử, kế toán lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm của hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Tính tự động hóa: Hầu hết các nghiệp vụ kế toán được thực hiện tự động trên máy vi tính, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho người làm kế toán.
- Tính chính xác: Số liệu kế toán được lưu trữ trên máy vi tính được bảo mật và an toàn, giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát dữ liệu.
- Tính linh hoạt: Hình thức kế toán trên máy vi tính có thể được tùy chỉnh cho phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp.
Nhược điểm của hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Tính tốn kém: Chi phí đầu tư cho phần mềm kế toán và trang thiết bị máy tính là khá cao.
- Tính phụ thuộc: Việc ghi chép kế toán phụ thuộc vào phần mềm kế toán, đòi hỏi người làm kế toán phải có kiến thức về công nghệ thông tin.
Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính là một trong những sơ đồ kế toán quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Việc nắm vững sơ đồ này sẽ giúp cho người làm kế toán thực hiện tốt công việc kế toán trên máy vi tính.
Dưới đây là một số lưu ý khi lập sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Các sổ kế toán điện tử phải được lập theo đúng quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp.
- Số liệu ghi trên các sổ kế toán điện tử phải chính xác, trung thực, phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
2. Cách vẽ sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính
Cách vẽ sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính
Để vẽ sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính, ta có thể sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ hoặc các phần mềm kế toán.
Với phần mềm vẽ sơ đồ
Các phần mềm vẽ sơ đồ như Microsoft Visio, Edraw Max,… cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ vẽ sơ đồ chuyên nghiệp. Để vẽ sơ đồ hình thức kế toán trên các phần mềm này, ta có thể thực hiện các bước sau:
1.Mở phần mềm vẽ sơ đồ.
2.Tạo một trang mới.
3.Sử dụng các công cụ vẽ sơ đồ để vẽ các hình ảnh và ký hiệu cần thiết.
4.Thêm văn bản để mô tả các hình ảnh và ký hiệu.
5.Lưu sơ đồ dưới dạng file hình ảnh hoặc file PDF.
Ví dụ
Ví dụ, để vẽ sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên phần mềm Microsoft Visio, ta có thể thực hiện các bước sau:
1.Mở phần mềm Microsoft Visio.
2.Tạo một trang mới.
3.Sử dụng các công cụ vẽ sơ đồ để vẽ các hình ảnh và ký hiệu sau:
- Hình chữ nhật để biểu thị các loại chứng từ kế toán.
- Hình mũi tên để biểu thị mối quan hệ giữa các loại chứng từ kế toán.
4.Thêm văn bản để mô tả các hình ảnh và ký hiệu.
5.Lưu sơ đồ dưới dạng file hình ảnh hoặc file PDF.
Với phần mềm kế toán
Một số phần mềm kế toán như MISA, Fast,… cung cấp tính năng vẽ sơ đồ hình thức kế toán. Để vẽ sơ đồ hình thức kế toán trên các phần mềm này, ta có thể thực hiện các bước sau:
- Mở phần mềm kế toán.
- Vào menu Hệ thống > Sơ đồ kế toán.
- Chọn loại sơ đồ cần vẽ.
- Thiết lập các thông số cho sơ đồ.
- Nhấn nút Vẽ sơ đồ.
3. Cách đọc sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính
Cách đọc sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính cũng tương tự như cách đọc sơ đồ hình thức kế toán thủ công. Tuy nhiên, sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện dưới dạng bảng điện tử, được phân chia thành các cột và hàng, bao gồm các nội dung sau:
Cột 1: Ngày, tháng ghi sổ.
- Cột 2: Số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột 3: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
- Cột 4: Tài khoản Nợ.
- Cột 5: Số tiền Nợ.
- Cột 6: Tài khoản Có.
- Cột 7: Số tiền Có.
Để đọc sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính, kế toán viên cần thực hiện theo các bước sau:
1.Tìm hiểu nội dung của sơ đồ
Bước đầu tiên, kế toán viên cần tìm hiểu nội dung của sơ đồ. Nội dung của sơ đồ sẽ giúp kế toán viên xác định được các tài khoản cần sử dụng trong quá trình ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
2.Xác định tài khoản
Sau khi đã nắm được nội dung của sơ đồ, kế toán viên cần xác định được các tài khoản cần sử dụng trong quá trình ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Tài khoản kế toán là công cụ để phân loại, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản kế toán có một nội dung kinh tế nhất định và được thể hiện bằng một mã số.
3.Đọc số liệu
Cuối cùng, kế toán viên cần đọc số liệu trong sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính. Số liệu trong sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính thể hiện số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán.
Trên đây là một số thông tin về sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
