Sơ đồ kế toán tiền lương là hệ thống các tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tính toán, chi trả tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản khác liên quan đến tiền lương của doanh nghiệp.
1. Sơ đồ kế toán tiền lương là gì?
Sơ đồ kế toán tiền lương là sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa các sổ kế toán liên quan đến tiền lương trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Sơ đồ này giúp cho người làm kế toán dễ dàng nắm bắt được quy trình ghi chép kế toán tiền lương.
Sơ đồ kế toán tiền lương bao gồm các sổ sau:
- Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
- Sổ cái các tài khoản có liên quan: Sổ cái các tài khoản có liên quan là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động tiền lương theo từng tài khoản kế toán.
- Sổ chi tiết tiền lương: Sổ chi tiết tiền lương là sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động tiền lương theo từng đối tượng lao động, từng loại khoản lương, thưởng, phụ cấp.
Sơ đồ kế toán tiền lương được thể hiện như sau:
Chứng từ kế toán
(Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh)
Sổ nhật ký chung
(Trình tự thời gian, nội dung kinh tế)
Sổ cái các tài khoản có liên quan
(Tài khoản kế toán)
Sổ chi tiết tiền lương
(Từng đối tượng lao động, từng loại khoản lương, thưởng, phụ cấp)
Trình tự ghi chép kế toán tiền lương:
- Bước 1: Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động tiền lương vào sổ nhật ký chung.
- Bước 2: Căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động tiền lương vào sổ cái theo từng tài khoản kế toán.
- Bước 3: Căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ cái, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động.
Ưu điểm của sơ đồ kế toán tiền lương:
- Tính toàn diện: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động tiền lương đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết.
- Tính hệ thống: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được phản ánh theo trình tự thời gian, theo từng tài khoản kế toán và theo từng đối tượng lao động, từng loại khoản lương, thưởng, phụ cấp.
- Tính kiểm tra: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ giữa sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết tiền lương.
Nhược điểm của sơ đồ kế toán tiền lương:
- Tính phức tạp: Do sử dụng nhiều sổ kế toán nên đòi hỏi người làm kế toán phải có trình độ chuyên môn cao.
- Tính tốn kém: Do sử dụng nhiều sổ kế toán nên chi phí cho việc in ấn, lưu trữ sổ sách kế toán cao.
- Sơ đồ kế toán tiền lương là một trong những sơ đồ kế toán quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Việc nắm vững sơ đồ này sẽ giúp cho người làm kế toán thực hiện tốt công việc kế toán tiền lương.
Dưới đây là một số lưu ý khi lập sơ đồ kế toán tiền lương:
- Các sổ kế toán phải được lập theo đúng quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp.
- Số liệu ghi trên các sổ kế toán phải chính xác, trung thực, phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Các sổ kế toán phải được lưu trữ đúng quy định để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát và báo cáo.
2. Cách vẽ sơ đồ kế toán tiền lương
Sơ đồ kế toán tiền lương là sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các sổ kế toán liên quan đến tiền lương của doanh nghiệp. Sơ đồ này giúp kế toán dễ dàng nắm bắt được quy trình ghi sổ và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Cách vẽ sơ đồ kế toán tiền lương
Để vẽ sơ đồ kế toán tiền lương, ta cần thực hiện các bước sau:
- Vẽ hình chữ nhật lớn để tượng trưng cho hệ thống sổ kế toán tiền lương.
- Vẽ các hình chữ nhật nhỏ để tượng trưng cho các loại sổ kế toán liên quan đến tiền lương.
- Vẽ các mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
- Các loại sổ kế toán liên quan đến tiền lương
Hệ thống sổ kế toán liên quan đến tiền lương gồm các loại sổ kế toán sau:
- Sổ nhật ký lương là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương, theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
- Sổ cái TK 334 – Phải trả lương và các khoản phải trả khác là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương, theo tài khoản, hệ thống tài khoản kế toán.
- Sổ chi tiết lương là sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết từng nội dung kinh tế của tài khoản 334 – Phải trả lương và các khoản phải trả khác.
- Mối quan hệ giữa các sổ kế toán
Mối quan hệ giữa các sổ kế toán liên quan đến tiền lương được thể hiện như sau:
- Sổ nhật ký lương là sổ tổng hợp, do đó các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương đều phải được ghi vào sổ nhật ký lương, theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
- Số liệu trên sổ nhật ký lương được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái TK 334 – Phải trả lương và các khoản phải trả khác.
- Số liệu trên sổ cái TK 334 – Phải trả lương và các khoản phải trả khác được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
3. Cách đọc sơ đồ kế toán tiền lương
Sơ đồ kế toán tiền lương là một công cụ giúp kế toán viên theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tiền lương của doanh nghiệp. Sơ đồ này được thể hiện dưới dạng bảng, bao gồm các nội dung sau:
Cột 1: Ngày, tháng ghi sổ.
Cột 2: Số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
Cột 3: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
Cột 4: Tài khoản Nợ.
Cột 5: Số tiền Nợ.
Cột 6: Tài khoản Có.
Cột 7: Số tiền Có.
Để đọc sơ đồ kế toán tiền lương, kế toán viên cần thực hiện theo các bước sau:
1.Tìm hiểu nội dung kinh tế của nghiệp vụ
Bước đầu tiên, kế toán viên cần tìm hiểu nội dung kinh tế của nghiệp vụ được ghi trong sơ đồ. Nội dung kinh tế của nghiệp vụ sẽ giúp kế toán viên xác định được các tài khoản Nợ và Có cần ghi vào sơ đồ.
Ví dụ: Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có nội dung “Có khoản lương phải trả cho nhân viên”, thì tài khoản Nợ sẽ là “Chi phí nhân viên” và tài khoản Có sẽ là “Phải trả lương”.
2.Xác định tài khoản Nợ và Có
Sau khi đã nắm được nội dung kinh tế của nghiệp vụ, kế toán viên cần xác định tài khoản Nợ và Có cần ghi vào sơ đồ.
Tài khoản Nợ là tài khoản phản ánh nguồn gốc hình thành chi phí nhân viên hoặc nguồn giảm đi của vốn chủ sở hữu. Tài khoản Có là tài khoản phản ánh mục đích sử dụng chi phí nhân viên hoặc nguồn tăng lên của nợ phải trả.
Ví dụ: Trong nghiệp vụ “Có khoản lương phải trả cho nhân viên” thì tài khoản Nợ là “Chi phí nhân viên” vì chi phí nhân viên của doanh nghiệp tăng lên khi có khoản lương phải trả cho nhân viên. Tài khoản Có là “Phải trả lương” vì nợ phải trả của doanh nghiệp tăng lên khi có khoản lương phải trả cho nhân viên.
3.Điền số tiền Nợ và Có
Cuối cùng, kế toán viên cần điền số tiền Nợ và Có vào sơ đồ. Số tiền Nợ và Có phải được ghi bằng chữ và bằng số, đồng thời phải khớp với số liệu trên chứng từ kế toán.
Trên đây là một số thông tin về sơ đồ kế toán tiền gửi ngân hàng. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
