Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung là một công cụ quan trọng giúp kế toán nắm bắt được mối quan hệ giữa các sổ kế toán trong hình thức này
1. Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung là gì?
Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung là sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa các sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung. Sơ đồ này giúp cho người làm kế toán dễ dàng nắm bắt được quy trình ghi chép kế toán theo hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm các sổ sau:
- Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
- Sổ cái: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ cái được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
- Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung được thể hiện như sau:
Chứng từ kế toán
(Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh)
Sổ nhật ký chung
(Trình tự thời gian, nội dung kinh tế)
Sổ cái
(Tài khoản kế toán)
Báo cáo tài chính
Trình tự ghi chép kế toán theo hình thức nhật ký chung:
- Bước 1: Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ nhật ký chung.
- Bước 2: Căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ cái theo từng tài khoản kế toán.
- Bước 3: Căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ cái, kế toán lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm của hình thức kế toán nhật ký chung:
- Tính toàn diện: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào sổ nhật ký chung.
- Tính hệ thống: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được phản ánh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế.
- Tính kiểm tra: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ giữa sổ nhật ký chung và sổ cái.
Nhược điểm của hình thức kế toán nhật ký chung:
- Tính phức tạp: Do ghi chép nhiều nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ nhật ký chung nên đòi hỏi người làm kế toán phải có trình độ chuyên môn cao.
- Tính tốn kém: Do sử dụng nhiều sổ kế toán nên chi phí cho việc in ấn, lưu trữ sổ sách kế toán cao.
2. Cách vẽ sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung
Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung là sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung. Sơ đồ này giúp kế toán dễ dàng nắm bắt được quy trình ghi sổ và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Cách vẽ sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung
Để vẽ sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung, ta cần thực hiện các bước sau:
1.Vẽ hình chữ nhật lớn để tượng trưng cho hệ thống sổ kế toán.
2.Vẽ các hình chữ nhật nhỏ để tượng trưng cho các loại sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung.
3.Vẽ các mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
4.Các loại sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung
Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán sau:
- Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái.
- Sổ nhật ký đặc biệt là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có tính chất lặp đi lặp lại hoặc có khối lượng lớn, nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép trên sổ nhật ký chung.
- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo tài khoản, hệ thống tài khoản kế toán, nhằm phản ánh tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng để ghi chép chi tiết từng nội dung kinh tế của các tài khoản kế toán.
Mối quan hệ giữa các sổ kế toán
Mối quan hệ giữa các sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung được thể hiện như sau:
- Sổ nhật ký chung là sổ tổng hợp, do đó các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.
- Sổ nhật ký đặc biệt là sổ tổng hợp, do đó các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt được tổng hợp lại vào sổ nhật ký chung.
- Số liệu trên sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
- Số liệu trên sổ cái được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
3. Cách đọc sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung
Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung là một công cụ giúp kế toán viên dễ dàng nắm bắt được các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Sơ đồ này được thể hiện dưới dạng bảng, bao gồm các nội dung sau:
- Cột 1: Ngày, tháng ghi sổ.
- Cột 2: Số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột 3: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
- Cột 4: Tài khoản Nợ.
- Cột 5: Số tiền Nợ.
- Cột 6: Tài khoản Có.
- Cột 7: Số tiền Có.
Để đọc sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung, kế toán viên cần thực hiện theo các bước sau:
1.Tìm hiểu nội dung kinh tế của nghiệp vụ
Bước đầu tiên, kế toán viên cần tìm hiểu nội dung kinh tế của nghiệp vụ được ghi trong sơ đồ. Nội dung kinh tế của nghiệp vụ sẽ giúp kế toán viên xác định được các tài khoản Nợ và Có cần ghi vào sơ đồ.
Ví dụ: Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có nội dung “Mua hàng hóa trả tiền ngay”, thì tài khoản Nợ sẽ là “Tài sản” (ví dụ: “Tài khoản hàng hóa”), tài khoản Có sẽ là “Ngân hàng”.
2.Xác định tài khoản Nợ và Có
Sau khi đã nắm được nội dung kinh tế của nghiệp vụ, kế toán viên cần xác định tài khoản Nợ và Có cần ghi vào sơ đồ.
Tài khoản Nợ là tài khoản phản ánh nguồn gốc hình thành tài sản hoặc nguồn giảm đi của vốn chủ sở hữu. Tài khoản Có là tài khoản phản ánh mục đích sử dụng tài sản hoặc nguồn tăng lên của vốn chủ sở hữu.
Ví dụ: Trong nghiệp vụ “Mua hàng hóa trả tiền ngay”, tài khoản Nợ là “Tài sản” (ví dụ: “Tài khoản hàng hóa”) vì tài sản của doanh nghiệp tăng lên khi mua hàng hóa. Tài khoản Có là “Ngân hàng” vì nguồn vốn của doanh nghiệp giảm đi khi thanh toán tiền hàng.
3.Điền số tiền Nợ và Có
Cuối cùng, kế toán viên cần điền số tiền Nợ và Có vào sơ đồ. Số tiền Nợ và Có phải được ghi bằng chữ và bằng số, đồng thời phải khớp với số liệu trên chứng từ kế toánTrên đây là một số thông tin về sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
