Bộ máy kế toán là một tổ chức, bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kế toán của một đơn vị. Vậy bộ máy kế toán là gì?
1. Sơ đồ bộ máy kế toán là gì?
Sơ đồ bộ máy kế toán là một biểu đồ mô tả cấu trúc tổ chức và phân công trách nhiệm của bộ máy kế toán trong một đơn vị. Sơ đồ bộ máy kế toán giúp người sử dụng nắm bắt được cách thức hoạt động của bộ máy kế toán, từ đó đánh giá được hiệu quả của công tác kế toán trong đơn vị.
Cấu trúc của bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của một đơn vị thường được chia thành hai cấp chính:
- Cấp trung ương (cấp tổng công ty, tổng giám đốc,…)
- Cấp phân tán (cấp phòng ban, chi nhánh,…)
Cấp trung ương chịu trách nhiệm tổng quát về công tác kế toán của toàn đơn vị, bao gồm các bộ phận sau:
- Phòng kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình tài chính của đơn vị.
- Phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo tài chính khác.
- Phòng kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát các khoản thu, chi của đơn vị.
- Phòng kế toán vật tư: chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát các khoản vật tư, hàng hóa của đơn vị.
Cấp phân tán chịu trách nhiệm thực hiện công tác kế toán ở từng bộ phận, chi nhánh, bao gồm các bộ phận sau:
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán của bộ phận, chi nhánh.
- Kế toán viên: thực hiện các công việc kế toán cụ thể theo phân công của kế toán trưởng.
Phân công trách nhiệm của bộ máy kế toán
Phân công trách nhiệm của bộ máy kế toán được quy định cụ thể trong quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị. Phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, tránh chồng chéo, nhầm lẫn.
Dưới đây là một số ví dụ về phân công trách nhiệm của bộ máy kế toán:
Phòng kế toán tổng hợp
- Lập kế hoạch tài chính của đơn vị.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính của đơn vị.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình tài chính của đơn vị.
Phòng kế toán tài chính
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo tài chính khác.
- Giải trình các vấn đề về tài chính, thuế của đơn vị.
- Phòng kế toán thanh toán
- Theo dõi, kiểm soát các khoản thu, chi của đơn vị.
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị.
Phòng kế toán vật tư
- Theo dõi, kiểm soát các khoản vật tư, hàng hóa của đơn vị.
- Thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa của đơn vị.
- Cách thức xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán
Để xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán, cần thực hiện các bước sau:
1.Xác định mục đích xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán.
2.Thu thập thông tin về tổ chức, hoạt động của đơn vị.
3.Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được.
4.Lập sơ đồ bộ máy kế toán.
Khi xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán, cần lưu ý các vấn đề sau:
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị.
- Đảm bảo tính hiệu quả, khoa học.
- Thể hiện được rõ ràng, cụ thể các mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán.
- Ý nghĩa của sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động kế toán của một đơn vị, bao gồm các ý nghĩa sau:
- Giúp người sử dụng nắm bắt được cách thức hoạt động của bộ máy kế toán.
- Là cơ sở để phân công trách nhiệm, quyền hạn cho các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán.
- Là căn cứ để đánh giá hiệu quả của công tác kế toán trong đơn vị
2. Cách vẽ sơ đồ bộ máy kế toán
Để vẽ sơ đồ bộ máy kế toán, cần thực hiện các bước sau:
- Xác định các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong bộ máy kế toán.
- Xác định mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc.
- Vẽ sơ đồ bộ máy kế toán theo các mối quan hệ đã xác định.
Khi vẽ sơ đồ bộ máy kế toán, cần lưu ý các vấn đề sau:
- Sơ đồ bộ máy kế toán cần thể hiện đầy đủ các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc.
- Sơ đồ bộ máy kế toán cần được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.
- Sơ đồ bộ máy kế toán cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
3. Cách đọc sơ đồ bộ máy kế toán
Cách đọc sơ đồ bộ máy kế toán là quá trình hiểu và phân tích các thông tin được thể hiện trong sơ đồ bộ máy kế toán. Để đọc sơ đồ bộ máy kế toán một cách hiệu quả, cần nắm vững các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, các công việc kế toán được phân công, phân nhiệm cho các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán.
- Nguyên tắc phối hợp hoạt động: Theo nguyên tắc này, các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán cần phối hợp hoạt động với nhau để thực hiện các công việc kế toán một cách hiệu quả.
Các bước đọc sơ đồ bộ máy kế toán:
Tìm hiểu các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán
Đầu tiên, cần tìm hiểu các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán. Các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán được thể hiện trong sơ đồ bộ máy kế toán theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán
Sau khi tìm hiểu các bộ phận, cá nhân, cần xác định mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán. Mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán được thể hiện thông qua các mũi tên. Các mũi tên có thể đi từ bộ phận này sang bộ phận khác, hoặc từ bộ phận này sang cá nhân khác.
Đọc nội dung của mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân
Cuối cùng, cần đọc nội dung của mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân được thể hiện trong sơ đồ bộ máy kế toán. Nội dung của mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân được ghi ở bên cạnh các mũi tên.
Ví dụ đọc sơ đồ bộ máy kế toán
Dưới đây là ví dụ về sơ đồ bộ máy kế toán của một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ:
Bộ phận
Kế toán tổng hợp
Kế toán kho
Kế toán bán hàng
Kế toán tiền lương
Kế toán thuế
Mối quan hệ
Kế toán tổng hợp nhận chứng từ kế toán từ các bộ phận khác, tổng hợp và lập báo cáo tài chính
Kế toán kho nhận chứng từ kế toán từ kế toán bán hàng, ghi sổ kho
Kế toán bán hàng nhận chứng từ kế toán từ bộ phận bán hàng, ghi sổ bán hàng
Kế toán tiền lương nhận chứng từ kế toán từ bộ phận nhân sự, ghi sổ lương
Kế toán thuế nhận chứng từ kế toán từ các bộ phận khác, lập báo cáo thuế
Đọc sơ đồ bộ máy kế toán trên, ta có thể thấy:
- Kế toán tổng hợp là bộ phận trung tâm của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo tài chính.
- Kế toán kho chịu trách nhiệm ghi sổ kho.
- Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi sổ bán hàng.
- Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm ghi sổ lương.
- Kế toán thuế chịu trách nhiệm lập báo cáo thuế.
Trên đây là một số thông tin về sơ đồ bộ máy kế toán . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
